Sahojen sisäisten auditointi- ja tarkastustoimintojen kehittäminen

Abstract

Erilaiset auditoinnit ja tarkastukset ovat tärkeässä roolissa organisaatioiden eri osa-alueiden vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa. Tässä tutkimuksessa kehitettiin digitaalinen ja mobiilikäyttöinen auditointiprotokolla työn toimeksiantajana toimivalle UPM Timberille. Toimeksiantajan tietyn tyyppisten sisäisten turvallisuusauditointien ja -tarkastuksien toteuttamisessa oli havaittu kehityskohteita, joihin tässä tutkimuksessa pyrittiin löytämään toimivia ratkaisuja. Nykytilan selvityksessä saatiin selville, että käytössä olleeseen paperipohjaiseen järjestelmään liittyi monia heikkouksia, jotka olisivat poistettavissa digitaalisen järjestelmän käyttöönotolla. Tiettyjä toimeksiantajan sisäisessä standardissa vaadittuja auditointeja ja tarkastuksia ei ollut toteutettu kaikilla toimipisteillä vaatimustenmukaisesti ja systemaattisesti. Uuden protokollan käyttöönotolla haluttiin myös pyrkiä aktivoimaan kaikki toimipisteet kyseisten auditointien ja tarkastuksien suorittamiseen. Työn teoriaosuudessa käsitellään kirjallisuuskatsauksessa löytyneitä aiheeseen liittyviä aiempia tutkimuksia ja muuta lähdemateriaalia, joita myöhemmässä vaiheessa hyödynnettiin työn lopputuloksen saavuttamisessa. Teoriaosuus koostuu sahalaitosten turvallisuudesta, turvallisuuskulttuurista ja -johtamisesta, työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmistä sekä auditointien ja tarkastuksien eri aihealueista. Näistä lähdemateriaaleista kerättyä taustatietoa hyödyntäen tutkimuksessa selvitettiin sahalaitosten turvallisuuden tärkeät osa-alueet ja mitä niiden sisällyttämisessä auditointiprotokollaan tulee huomioida. Lisäksi kerättyä tietoa hyödynnettiin toimeksiantajan tarpeita vastaavan digitaalisen auditointityökalun kehittämisessä. Työn tuloksena toimeksiantajan käyttöön saatiin kehitettyä sahalaitosten tärkeät turvallisuusosa-alueet sisältävä auditointikysymyspaketti sekä digitaalinen auditointityökalu ja -ympäristö. Digitaalinen työkalu mahdollistaa muun muassa auditointihavaintojen suoran tallentumisen tietokantaan ilman ylimääräisiä välivaiheita, mitkä koettiin yhdeksi selväksi ongelmaksi aiemman järjestelmän kohdalla. Erilaisten tutkimusmenetelmien avulla tärkeät osa-alueet saatiin selville ja ne osattiin sisällyttää auditointiprotokollaan oikein tavoin. Digitaalisen työkalun kehittämisessä suuressa roolissa oli esimerkiksi prototypointi, jonka avulla toimeksiantajan vaatimia ominaisuuksia saatiin testattua todellisissa tilanteissa. Auditointityökaluun lisättiin myös TR-mittaukseen liittyvä kysymyspaketti, joka toimi eräänlaisena testinä useamman kysymyspaketin käytölle. Tutkimuksessa selvisi, että sahojen turvallisuudessa on kaikilla toimialoilla huomioitavien tekijöiden lisäksi monia erityispiirteitä. Erityispiirteiksi todettiin esimerkiksi palo- ja poistumisturvallisuus, pöly ja tärinä, liikkuva kalusto, erilaisia riskitekijöitä sisältävät tuotantolaitteet sekä työergonomiatekijät. Kysymyspaketin sisällyttämisessä protokollaan tuli ottaa huomioon muun muassa kysymysten ja kriteerien määrään sekä asetteluun liittyvät näkökulmat. Myös sallittujen vastausvaihtoehtojen todettiin olevan merkittävässä roolissa. Tarpeiden mukaisen auditointityökalun kehittämisessä tärkeäksi koettiin esimerkiksi prototyyppien pilotointi, henkilöstön näkemyksien huomiointi, oikean alustan valinta sekä hyviksi todettujen käytäntöjen soveltaminen.

Various audits and inspections play a crucial role in ensuring compliance with the requirements of different areas within organizations. This thesis focused on developing a digital mobile audit protocol for UPM Timber. The implementation of specific types of internal safety audits and inspections revealed areas for improvement, which this research aimed to address by finding effective solutions. The current state analysis revealed numerous weaknesses associated with the paper-based system in use. These kinds of weaknesses could be mitigated by transitioning to a digital system. It was found that certain audits and inspections required by the client’s internal standard were not consistently and systematically carried out at all locations. The adoption of the new protocol also aimed to encourage all locations to actively engage in performing these audits and inspections. In the theoretical framework of the thesis, relevant previous studies and other source materials related to the topic are reviewed, which were later utilized in achieving the outcome of the thesis. The theoretical framework of the thesis comprises safety in sawmills, safety culture and management, occupational health and safety systems, as well as various topics related to audits and inspections. Drawing on the background information gathered from these source materials, the thesis investigates the crucial aspects of safety in sawmills and what needs to be considered when adding them into the audit protocol. Additionally, the collected information is utilized in developing a digital audit tool tailored to the needs of the client. As a result of the thesis, a comprehensive audit questionnaire package including crucial safety areas in sawmills, along with a digital audit tool and system, was developed for the client’s use. The digital tool enables, among other features, direct storage of audit observations into a database, addressing a clear deficiency identified in the previous paper-based system. Through various research methodologies, the critical areas were identified and appropriately included into the audit protocol. Prototyping played a significant role in the development of the digital audit tool, allowing the testing of client-required features in real-world scenarios. Additionally, a questionnaire package related to construction site safety was added to the audit tool, serving as a test for the use of multiple questionnaire packages. The research revealed that the safety of sawmills has many special characteristics in addition to the factors to be considered in all industries. These include, for example, fire and evacuation safety, dust and vibration, various vehicles, production machinery containing various risk factors, and ergonomic factors. When incorporating the questionnaire package into the protocol, factors such as the number and layout of questions and criteria needed to be considered. It was also noted that the permitted answer options play a significant role. In the development of the audit tool tailored to the needs, important aspects included, for example, prototyping, consideration of staff perspectives, platform selection, and the application of proven practices.