Advancing DesignOps Practices of a UX Design Community: Case Study of a Digital Business Agency

Abstract

User experience (UX) design teams have gained more relevance and grown larger in the field of software development; however, the management practices around these teams have had little attention. This has caused issues in scaling, optimization, personnel satisfaction, and design quality. A trending approach to the issue, titled DesignOps, has gained popularity among practitioners, but little in academia.

This thesis researches the topic with a qualitative case study method conducted in a digital business agency with a matrix design team model that seeks to advance its design operation practices. Developing DesignOps practices is a large undertaking, covering multiple different themes, thus it is important to investigate the current state and the most prominent issues around it to narrow the scope to a palatable set of tasks. The themes used in this study are based on the DesignOps Menu framework and are further narrowed to include only the aspects that affect the overall design process. This study interviews UX/UI designers to discover pain points in the design community, gathers tactical solutions to resolve the pain points, and prioritizes the solutions into a roadmap. Furthermore, the overall DesignOps maturity of the case company is measured with a survey to gain a wider understanding of the current state and to monitor the achieved progress in the future.

Overall, ten pain point statements were gathered from the interviews consisting of the following topics: collaboration, knowledge sharing, failed attempts, design community development, cooperation, duplicability, shared materials, vision, measuring the design quality and accessibility. Having the lowest maturity score and the highest urgency score, the most prominent improvement area was discovered to be measuring the design quality. Collaboration practices and knowledge sharing were deemed important and even though some practices were established, more efforts are needed to ensure consistent experience throughout the community. However, the found pain points concerning design community development such as lack of resources, failed attempts, and unclear practices have created an environment that prevents DesignOps development efforts from progressing, thus making it essential to resolve these problems urgently.

Käyttökokemusmuotoilun (UX) tiimit ovat kasvattaneet sekä kokoaan, että relevanssiaan ohjelmistosuunnittelun alalla. Näiden tiimien johtamisen käytännöt ovat kuitenkin jääneet vähälle huomiolle, ja se on aiheuttanut ongelmia skaalautumisessa, optimoinnissa, työntekijöiden tyytyväisyydessä sekä muotoilun laadussa. Näistä haasteista on syntynyt DesignOps -lähestymistapa, joka on kasvattanut suosiotaan ammatinharjoittajien keskuudessa. Kuitenkin akateemisessa kirjallisuudessa kyseinen lähestymistapa on jäänyt vähälle huomiolle.

Tämä pro gradu on laadullinen tapaustutkimus digitaalisen konsultoinnin yrityksestä, jonka tavoitteena on edistää matriisitiimi -rakenteisen muotoiluyhteisön sisäisiä käytäntöjä DesignOps -lähestymistavan avulla. DesignOps:in mukainen toiminnan kehittäminen on mittava ja laaja kokonaisuus, jonka vuoksi on suositeltavaa, että kokonaisuutta rajataan tutkimalla nykytilannetta ja valitsemalla ne aiheet, jotka tuottavat suurimpia haasteita muotoiluyhteisölle. Tämän tutkimuksen teemat perustuvat DesignOps Menu -nimiseen viitekehykseen keskittyen aihealueisiin, jotka tukevat muotoiluprosessia kokonaisuudessaan. Tutkimuksessa haastatellaan käyttökokemus- ja käyttöliittymäsuunnittelijoita yhteisön toimintaan liittyvistä kipupisteistä ja kerätään käytännön ratkaisuja niiden helpottamiseksi kysely-menetelmällä, jonka lopputuloksena syntyy priorisoitu etenemissuunnitelma. Tämän lisäksi kohdeyrityksen DesignOps -maturiteetti mitataan kyselyllä, jonka tavoitteena on taata laajempi ymmärrys nykytilasta sekä mahdollistaa tehtyjen muutoksien seuranta.

Tutkimuksen tuloksena syntyi seuraava kymmenen kipupisteen lista: yhteistyö, tiedon jakaminen, epäonnistuneet kokeilut, muotoiluyhteisön kehittäminen, yhteishenki, monistettavuus, yhteiset materiaalit, visio, muotoilun laadun mittaaminen, sekä saavutettavuus. Merkittävimmäksi kehityskohteeksi nousi muotoilun laadun mittaaminen, saaden sekä korkeimmat prioriteettipisteet että matalimmat maturiteettipisteet. Vaikka muotoiluyhteisöllä on osittain käytäntöjä yhteistyöhön ja tiedon jakamiseen liittyen, tulisi niitä jatkokehittää, taatakseen yhdenmukaisen kokemuksen yhteisön välillä. Ensimmäisenä kohdeyrityksen tulisi ratkaista muotoiluyhteisön kehittämiseen liittyvät haasteet kuten resurssien puute, epäonnistuneet kokeilut ja epäselvät käytännöt sillä ne ovat luoneet ilmapiirin, jossa DesignOps käytäntöjen edistäminen on estynyttä