Tiedon hyödyntämisen kehittäminen strategisessa johtamisessa

Abstract

Tiedon hyödyntäminen on tietojohtamisen prosessin tärkeimpiä vaiheita, sillä vasta hyödynnettäessä tieto tuottaa arvoa toiminnalle. Tiedon hyödyntämiseen keskittyvää tutkimusta – varsinkin ylimmän johdon tasolla – on kuitenkin vähänlaisesti tieteellisen tutkimuksen keskittyessä enemmän tiedon tuottamiseen ja jakamiseen. Tässä tutkimuksessa syvennytäänkin tiedon hyödyntämiseen strategisen johtamisen tasolla. Työssä tavoitteena on selvittää, mitä on tiedon hyödyntäminen strategisen johtamisen tasolla, miten tietoa hyödynnetään osana strategista johtamista sekä mitkä tekijät vaikuttavat mitenkin tiedon hyödyntämiseen strategisen johtamisen tasolla. Lopulta tavoitteena on tutkia, miten tiedon hyödyntämistä voisi kehittää strategisen johtamisen tasolla.

Tutkimuksen tavoitteisiin pääsemiseksi hyödynnettiin abduktiivista lähestymistapaa, ja ammennettiin yhdessä kirjallisuudesta ja empiriasta vastauksia täydentääkseen olemassa olevaa kirjallisuutta aiheesta. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin yksittäisenä tapaustutkimuksena erään koulutuksen järjestäjä -organisaation johdossa. Aineiston keruu jakautui kahteen vaiheeseen: ensin haastateltiin johtoa syventyen tiedon hyödyntämiseen, siihen vaikuttaviin tekijöihin ja niiden tilaan tapausorganisaation johdossa. Näiden löydösten perusteella suunnattiin tiedon hyödyntämisen kehittäminen sen toimintatapojen kehittämiseen. Organisaatiolle rakennettiin kirjallisuuden pohjalta tiedon hyödyntämisen toimintamalli, jota sovellettiin organisaation kontekstiin sopivalla tavalla. Toimintamallin toimivuutta testattiin yksittäisen raportin käsittelytilaisuuden yhteydessä, ja kokeilusta kerättiin kokemuspalautetta lyhyellä kyselyllä tilaisuuden jälkeen.

Tutkimuksen mukaan strategisen johtamisen tasolla tiedon hyödyntämisessä korostuu kokonaiskuvaa antavan, ennakoivan tiedon hyödyntäminen osana päätöksentekoa, strategista suunnittelua ja strategian jalkauttamista sekä toiminnan ohjausta ja kehittämistä. Tiedon hyödyntämiseen vaikuttaa erilaiset inhimilliset, organisatoriset ja tekniset tekijät, organisatoristen tekijöiden toimiessa hyödyntämisen kontekstina ja taustavaikuttajana inhimilliselle tietokäyttäytymiselle, ja inhimillisten ja teknisten tekijöiden yhteisvaikuttaessa tiedon hyödyntämiseen. Tiedon hyödyntämistä voidaan kehittää kehittämällä näitä tekijöitä. Ideana on, että mikäli organisaatiot tunnistavat organisaatiostaan tiedon hyödyntämisen mahdollistajia ja haasteita, voidaan tiedon hyödyntämistä pyrkiä kehittämään kääntämällä vaikuttavien tekijöiden haasteita kohti mahdollistajia. Tapausorganisaation tapauksessa tiedon hyödyntämistä kehitettiin systematisoimalla tiedon hyödyntämisen toimintatapoja soveltaen tutkimuksessa luotua tiedon hyödyntämisen toimintamallia kontekstiin sopivalla tavalla. Tutkimuksen tulosten mukaan toimintamalli vaikuttaa lupaavalta tavalta selkeyttää tiedon hyödyntämistä sekä parantaa tiedon johtamista toimintaan.

Knowledge application is one of the most important phases of the knowledge management process since only through application does the knowledge create value for the operation of an organisation. However, there are few studies focusing on knowledge application – especially on the top management level – since research is more focused on knowledge production and sharing. Therefore, this study concentrates on knowledge application at the strategic management level. The goal of this study is to find out what knowledge application is on the strategic management level, how knowledge can be applied as a part of strategic management and what factors impact knowledge application on the strategic management level and how. In the end, the goal is to study how knowledge application can be improved on the strategic management level.

To achieve these goals of this research, the study applied an abductive approach and utilized findings from both literature and empiric results to complement the existing literature of the topic. The empiric part of the study was performed as a single case study of the management of an education provider organisation. The data collection was divided into two phases: first the management was interviewed, diving deep into knowledge application, the factors that impact it and their state at the management of the case organisation. Based on these findings the improvement of knowledge application was directed into improving its practices. A framework for knowledge application practice was built for the organisation based on literature, and it was applied in a way appropriate in the context of the organisation. The practice framework was tested alongside one meeting where a single report was processed, and a short questionnaire about the experiences of the experiment was collected afterwards.

According to this study, knowledge that presents the whole picture and is predictive is emphasized in knowledge application at the strategic management level as a part of decision-making, strategic planning and implementation of the strategy and also controlling and improving operations. Different kinds of personal, organisational and technical factors impact knowledge application, where organisational factors work as a context for application and background impactor for personal knowledge management behaviour, and personal and technical factors co-affect knowledge application. Knowledge application can be improved through improving these factors. The idea is that if organisations identify enablers and challenges of knowledge application, it can be attempted to be improved by turning factors from challenges to enablers. In the case of the case organisation the knowledge application was improved by making knowledge application practices systematic by applying the framework of knowledge application practice developed in this study to the context in an appropriate way. According to the results of this study, the practice framework seems a promising way to clarify knowledge application and improving how knowledge is lead into action.