Projektihallinnon ja projektiohjauksen kehitys kasvuyrityksessä

Abstract

Projektihallinto toimii yleensä osana projektiliiketoimintaa harjoittavan yrityksen johtamisjärjestelmää ja sen tehtävänä on luoda yrityksen projektiliiketoiminnalle periaatteet ja prosessit, joiden mukaisesti projekteja hallitaan ja johdetaan monimutkaisessa moniprojektiympäristössä. Projektihallinnon asettamia periaatteita ja tavoitteita voidaan puolestaan ohjata toteutumaan käytännössä esimerkiksi erilaisten ohjauskeinojen avulla. Erilaisten ohjauskeinojen luominen, kehittäminen ja ohjauksen toteuttaminen vaativat organisaatiolta muun muassa avointa vuoro-vaikutusta, joustavuutta ja mukautuvuutta. Nämä vaatimukset korostuvat erityisesti kun kyseessä on nopeasti kasvava yritys, jolloin kasvun myötä toimintaympäristö ja toimintatavat muuttuvat vielä entistäkin nopeammin ja useammin.

Tässä diplomityössä tarkasteltiin projektihallinnon ja erityisesti sen ohjauskeinojen kehittämistä kasvuyrityksessä. Tutkimus toteutettiin induktiivisella tutkimusotteella, jonka mukaisesti tutkimus ja sen motivointi on syntynyt kohdeyrityksessä suoritettujen haastattelujen, eli kerätyn tutkimusaineiston pohjalta. Kasvuyrityksen ja kasvun tuomien vaatimusten näkökulman liittäminen ohjauskeinojen kehittämiseen nousi esiin, kun näiden haastattelujen perusteella ymmärrettiin kasvun vaikutusten aiheuttama epävarmuus kohdeyrityksen nykytoiminnoissa. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää millaisilla ohjauskeinoilla projektikokonaisuuksia ja projekteja on mahdollista hallita ja seurata sekä miten kasvuympäristö toimintaympäristönä kannattaisi huomioida näiden keinojen kehityksen yhteydessä. Tutkimuskysymyksiin vastattiin tarkastelemalla aihetta kasvun vaatimusten ja erilaisten ohjauskeinojen näkökulmasta sekä tutustumalla haastatteluissa ja sisäisissä dokumenteissa esiin nousseisiin kohdeyrityksen nykyisiin ja toivottuihin toimintatapoihin. Tutkimuksen lopputuloksena esiin nostettiin erilaisia projektiohjauksen keinoja, tunnistettiin kasvun vaatimukset ohjauskeinojen kehityksessä ja luotiin toimenpide-ehdotukset kohdeyrityksen ohjauskeinojen kehitykselle.

Diplomityössä tutkittava ilmiö liitettiin hyvin läheisesti tutkittavan kohdeyrityksen toimintoihin, jonka lisäksi tulokset tuotiin yleisempään kontekstiin kohdeyrityksen toiminnan ulkopuolella. Tutkimuksen tuloksena tunnistettiin ohjauskeinojen jaottelun ja tunnistamisen apuna käytettävä viitekehys sekä sen pohjalta kohdeyrityksen konkreettiset ohjauskeinot ja niiden jakautuminen viitekehyksen eri osa-alueille. Lisäksi ohjauskeinojen kehitystä tarkasteltiin mahdollistavan ohjauksen tekijöiden näkökulmasta, joiden todettiin lisäävän yrityksen joustavuutta ja dynaamisuutta sekä mahdollistavan tehokkaamman ohjauskeinojen kehityksen ja käyttöön-oton. Kasvun vaatimukset liitettiin erityisesti projektitoimintojen, kuten hallinnan ja seurannan monimutkaisuuden lisääntymiseen, johon ratkaisuksi tunnistettiin mahdollistavan ohjauksen hyödyntäminen ja yrityksen kasvun vaiheiden tunnistaminen kasvuteorioita hyödyntäen.

Empiirisen tutkimuksen ja kirjallisuuskatsauksen analyysin pohjalta kohdeyrityksen nykyisissä toiminnoissa tunnistettiin monia hyviä ja toimivia kirjallisuuden tukemia käytänteitä projektitoiminnan ohjaamiseksi. Tutkimuksen tarkastelussa ja analyysissa kuitenkin muistutetaan, että yksikään kasvuyritys ei ole ikinä täysin valmis vaan kehityskohteita ja kehitettävää löytyy aina. Tästä syystä tutkimuksen tuloksena muodostetuissa toimenpide-ehdotuksissa tuotiin esille muutamien konkreettisten toimenpiteiden lisäksi muistutus hyvien toimintatapojen ylläpitämisestä ja kehityksen mahdollisuudesta. Toimenpide-ehdotusten muodossa luotiin eräänlainen pohja ja muistilista projektihallinnon ja projektien ohjauksen kehittämisen tueksi, samalla huomioiden kasvun mahdolliset vaikutukset ja kasvun mukanaan tuomat muutokset.