Projektinsiirron ongelmien ehkäiseminen organisaation sisäisillä käytännöillä

Abstract

Tutkimuksessa tarkasteltiin projektinsiirron ongelmien ehkäisyä organisaation sisäisillä käytännöillä. Tutkimusongelmana oli ymmärtää, mitä haasteita projektinsiirtoon liittyy ja mitä ongelmia niistä voi seurata. Toisena ongelmana oli, miten varmistaa organisaation kyky kohdata projektinsiirron kaltaisia muutoksia, jotta organisaatio on proaktiivinen siirtojen suhteen, eikä ala selvittämään parhaita käytäntöjä vasta siirtoja kohdatessa.

Tutkimus suoritettiin laadullisen tutkimuksen menetelmin, käyttäen aineistonkeruussa haastatteluja suomalaisessa IT-alan yrityksessä, joka kävi parhaillaan läpi erään asiakkaansa ylläpi totehtävien vastuunsiirtoa tiimiltä toiselle. Haastatteluilla selvitettiin siirtoon valmistautumista, sen aikataulua, kommunikointia eri sidosryhmien välillä, tiedonsiirtoa, asiakastyytyväisyyttä siirron aikana ja seurauksena ja odotuksia sekä niiden toteumaa siirron kannalta. Tutkimusaineistoa pohjustettiin tieteellisiin lähteisiin pohjautuvalla teoriakatsauksella asiakassuhteeseen sen eri vaiheissa ja asiakkuuksienhallintaan, sekä kommunikointiin, johtamiseen ja tiedonvälitykseen muutoksia kohdatessa.

Tuloksena saatiin ymmärrys siitä, miten organisaation sisäiset käytännöt, kuten tehokas kommunikaatio, soveltuva johtaminen ja systemaattinen tiedonvälitys, voivat ehkäistä projektinsiirron yhteydessä esiintyviä ongelmia, edistäen näin organisaation muutosvalmiutta ja parantaen asiakastyytyväisyyttä. Kun organisaatio tunnistaa haasteet ja ongelmat, joita se voi projektinsiirrossa kohdata, sekä organisaation sisäiset tavat ja käytännöt näiden ongelmien minimoimiseksi, voi se luoda suunnitelmallisuuteen, viestintään, huolelliseen vastuunjakoon ja jatkuvaan oppimiseen perustuvan strategian projektinsiirtojen helpottamiseksi varmistaen samalla asiakkaan tyytyväisyyden ja luottamuksen säilymisen siirron aikana ja sen jälkeen.

The study examined the prevention of project handover problems with the organization's internal practices. The research problem was to understand what challenges are associated with project handover and what problems can result from them. Another problem was how to ensure the organization's ability to face changes such as project handover, so that the organization is proactive about handovers, and does not start to find out best practices only when facing them.

The study was conducted using qualitative research methods, using interviews in research data collection in a Finnish IT company, which was currently going through the transfer of responsibility for the maintenance tasks of one of its customers from one team to another. The interviews explored preparation for the transfer, its schedule, communication between different stakeholders, information transfer, customer satisfaction during and as a result of the transfer, and expectations and their realization in terms of the transfer. The research material was based on scientific sources based on a theoretical overview of the customer relationship in its various stages and customer relationship management, as well as communication, management and information exchange when facing organizational changes.

The result was an understanding of how the organization's internal practices, such as effective communication, proper leadership and systematic information sharing, can prevent problems occurring with project handover, thus promoting the organization's readiness for change and improving customer satisfaction. When the organization recognizes the challenges and problems it may face in the project transfer, as well as the internal habits and practices of the organization to minimize these problems, it can create a strategy based on planning, communication, careful considering of responsibilities and continuous learning to facilitate project transfers, while ensuring customer satisfaction and ensuring their trust during and after the transfer.