Suorituskyvyn mittaamisen järjestelmä operatiivisen johtamisen tukena

Abstract

Suorituskyvyn mittaamista operatiivisella tasolla on tutkittu vähemmän kuin suorituskyvyn mittaamista koko organisaation kattavalla, strategisella tasolla. Tiedolla johtaminen operatiivisella tasolla on aihe, johon liittyy lisääntyvän saatavilla olevan datan määrän ja kehittyvien tietojärjestelmien seurauksena mahdollisuuksia. Tässä tutkimuksessa tutkittiin sitä, miten suorituskyvyn mittaamisen järjestelmällä voidaan tukea operatiivista johtamista. Operatiivisella johtamisella tarkoitetaan tässä kontekstissa päivittäistä, lähellä tuotantoa tapahtuvaa toiminnan johtamista. Taustana tutkimukselle toimi kohdeorganisaatiossa kehitetty tuotannon tehokkuuden seurannan järjestelmä, joka oli tutkimuksen toteutuksen aikaan testauksen ja jatkokehityksen vaiheessa.

Tutkimus toteutettiin poikittaisena tapaustutkimuksena logistiikan toimialan kohdeorganisaatiossa. Tarkemmin kohdeorganisaation toiminta keskittyy varastointiin. Tutkimus jakautui kahteen osaan. Kirjallisuuskatsauksella syvennettiin ymmärrystä tutkittavasta aiheesta ja muodostettiin teoriapohja empiiristä tutkimusta varten. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin työpajamenetelmällä, jossa yhdistettiin ryhmähaastattelu ja suorituskyvyn mittaamisen järjestelmän käytön havainnollistus. Työpaja-aineisto analysoitiin temaattisella analyysilla. Tuloksena muodostettiin viitekehys suorituskyvyn mittaamisen järjestelmän käytöstä operatiivisessa johtamisessa.

Tutkimuksessa tunnistettiin sekä kirjallisuudesta että empiirisestä aineistosta, että operatiivisessa johtamisessa suorituskyvyn mittaamisen järjestelmän käyttöön liittyy tasapainoilu teknisen ja sosiaalisen näkökulman välillä. Suorituskyvyn mittaamisen järjestelmä voi tukea operatiivista johtamista usein eri tavoin. Tutkimuksessa tunnistettiin neljä mahdollista käyttötapaa suorituskyvyn mittaamisen järjestelmästä saatavalle tiedolle. Nämä ovat vaikutusten seuranta, päätöksenteko, henkilöstön johtaminen ja viestintä. Operatiivisessa johtamisessa toiminnan aikajänne on lyhyehkö, mikä näkyy myös esimerkiksi päätöksentekotilanteissa. Operatiivisessa johtamisessa toistuvia päätöksentekotilanteita ovat resurssisuunnittelu ja priorisointi. Luotettava ja oikea-aikainen suorituskykytieto voinee tukea operatiivisen tason johtoa näiden päätösten tekemisessä. Sosiaalisesta näkökulmasta operatiivisessa johtamisessa on tärkeää huomioida yhdenvertaisuus ja yksilö. Yhtäältä järjestelmän teknisen toteutuksen tulee olla työtehtävien välistä yhdenvertaisuutta tukeva, ja toisaalta johtajien tulee huolehtia siitä, että yksilöön liittyvät tekijät, joita järjestelmässä ei ole mahdollista ottaa huomioon, tulevat huomioiduiksi johtamisessa. Suorituskyvyn mittaamisen järjestelmä voi tukea myös viestintää tarjoamalla tietoa esimerkiksi palautekeskusteluiden tueksi.

Tutkimuksessa voitiin myös tunnistaa, että operatiiviset johtajat yhdistelevät tietoa useista eri lähteistä. Suorituskykytietoon yhdistetään operatiivisessa johtamisessa hiljaista tietoa ja asiakastietoa. Hiljaisella tiedolla voidaan selittää mittaustietoa ja rikastaa sitä päätöksenteon tueksi. Hiljaista tietoa käytetään monipuolisesti ja siihen luotetaan. Asiakastietoon taas liittyy epävarmuus, joka voi tehdä ennakoinnista haasteellista. Ennakointi taas on yksi resurssisuunnitteluun liittyvistä näkökulmista. Kuten todettua, resurssisuunnittelussa voidaan hyödyntää suorituskykytietoa. Hiljaista tietoa voidaan käyttää asiakastietoon liittyvän epävarmuuden sietämisessä. Operatiivisessa johtamisessa suorituskykytieto, hiljainen tieto ja asiakastieto siis muodostavat kokonaisuuden. Kun tämä kokonaisuus tunnistetaan ja keskitytään yhteistyöhön ja tiedon jakamiseen, voitaneen parantaa myös suorituskyvyn mittaamisen järjestelmän tukea operatiivisen tason johtamisessa.