Projektin tehokkuus ja kannattavuus hyvinvointialueen palveluiden rakentamisessa : Case: Taloushallinnon osaprojekti

Abstract

Projektin onnistumisen määrittely on monitahoista ja siihen vaikuttavat lukuisat eri tekijät. Eri tahojen tavoitteet ja näkökulmat asettavat projektin onnistumiselle raamit, joihin saatuja tuloksia verrataan. Projektin kannalta keskeisten käsitteiden yksiselitteinen määrittely ja rajaaminen on suoraa sidoksissa projektin onnistumisen mittaamisen validiteettiin. Onnistumisen täsmällisen määrittelyn avulla on mahdollista yhdenmukaistaa tavoitteita ja sitä kautta sujuvoittaa projektien etenemistä. Tämän tutkimuksen tavoitteena on tutkia tietointensiivisiä asiantuntijapalveluita tarjoavan in-house yhtiön projektia, jossa rakennetaan taloushallinnon palvelut täysin uudelle organisaatiolle. Asiakasorganisaatio on hyvinvointialue Suomessa. Asiakkaalle rakennettavat palvelut sisälsivät kaksi eri osaprojektia, joista tämän tutkimuksen kohteeksi valittiin taloushallinnon osaprojekti. Tutkielmassa selvitetään, miten tehokkaasti ja kannattavasti taloushallinnon osaprojekti toteutettiin ja, mitkä tekijät erityisesti vaikuttivat projektin onnistumiseen. Tutkimuksen tavoitteena on lisätä tietoa tutkittavasta aiheesta ja löytää kohdeorganisaation projektijohtamisesta kehitettäviä kohteita. Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus, ja tutkimusaineistoa on kerätty kohdeorganisaation järjestelmistä sekä teemahaastattelujen avulla haastattelemalla seitsemää kohdeorganisaation työntekijää. Haastateltavista kuusi työskenteli projektin parissa asiantuntijoina ja yksi haastateltava toimi organisaatiossa palvelupäällikkönä. Asiakkaan rooli on otettava huomioon erityisesti projekteissa, joissa asiakasorganisaation osuus on merkittävä, sillä asiakkaan toiminnalla voi olla suuria vaikutuksia projektin toteutukseen. Asiakasorganisaation keskeneräisyys vaikuttaa projekteihin aiheuttamalla viiveitä tiedonvälitykseen, mikä johtaa aikataulujen muuttumiseen. Lisäksi asiakkaan organisoitumattomuus aiheuttaa työn uudelleen tekemisestä ja huomatuista muutostarpeista aiheutuvaa projektin laajuuden muuttumista. Nämä vaikutukset ulottuvat projektia tuottavan organisaation mittaamaan projektin tehokkuuteen ja kannattavuuteen. Tulosten perusteella projektin parissa työskentelevät määrittelivät onnistumisen kriteerit useilla eri tavoilla. Keskeisinä onnistumisen tekijöinä nousivat esiin lyhyen tähtäimen tavoitteet, kuten aikataulussa ja budjetissa pysyminen sekä projektin lopputuloksen vastaaminen alkuperäisiä tavoitteita. Lyhyen tähtäimen tavoitteet ovat projektissa merkittäviä, mutta niiden lisäksi organisaation on mitattava projektejaan myös muilla mittareilla, jotka huomioivat pitkän tähtäimen tavoitteet. Tehokkuuden ja kannattavuuden mittaamisessa käytetyt numeeriset mittarit mahdollistavat erilaisten projektien keskinäisen vertailun. Niiden avulla ei kuitenkaan pystytä arvioimaan projektin onnistumista kokonaisvaltaisesti. Numeerisilla mittareilla mitattuna projekti saatetaan suorittaa tehokkaasti ja kannattavasti, mutta pidemmän aikavälin vaikutukset jäävät huomioimatta. Tehokkaan ja kannattavan projektin taustalla voi olla merkittäviä haasteita, kuten epätasaisesti jakautunut työmäärä projektin työntekijöiden keskuudessa. Tutkielmassa nousee esiin työmäärän jakautumisen haasteiden yhteys aikataulujen muuttumiseen ja epätarkkaan resurssisuunnitteluun. Aikataulujen muuttuminen aiheuttaa työkuorman keskittymisen projektin loppuvaiheeseen etenkin hankkeissa, joissa luovutusaikataulu ei ole joustava. Epätarkka resurssisuunnittelu johtaa siihen, että projektissa käytettäviksi suunnitellut resurssit eivät ole käytettävissä ajallaan. Edellä mainitut tekijät johtavat työntekijöiden kuormittumisen lisäksi kohdeorganisaatiossa tehtävän kehitystyön vähenemiseen. Resurssikilpailu projektin vaatiman työn ja päivittäisen palvelutuotannon linjatyön välillä luo ongelmia, joilla on projektin kestoa pidempiaikaisia vaikutuksia. Projektien tutkimus tulee ulottaa projektin lyhyen aikavälin tavoitteita laajemmaksi, ja menestyksen mittareissa on keskeistä ottaa laajemmin huomioon myös projektin parissa työskentelevä henkilöstö. Erityisesti tutkimuskohteena olevan tietointensiivisen organisaation kaltaisessa yrityksessä projektien onnistumisen keskiössä ovat kestävien henkilöstöresurssien ja jatkuvan kehitystyön lisäksi myös asiakkaan erityispiirteiden tunnistaminen ja huomioiminen.