Tilaus-toimitusprosessin kehittäminen sisäisin hankinnan ja toimitusten hallinnan käytäntöjen keinoin

Abstract

Hankinnan ja toimitusten hallinnan (PSM) käytännöt ovat tärkeässä osassa organisaatioiden suorituskykyä. Kohdeyritys oli tunnistanut ongelmakseen materiaaliosapuutteiden liian suuren määrän kokoonpanotuotannossaan. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa, millaisia haasteita kohdeyrityksen tilaus-toimitusprosessissa esiintyy ja millä keinoin tunnistettuja haasteita voidaan ehkäistä. Materiaaliosapuutteiden esiintyminen voi aiheuttaa muun muassa tuotannon uudelleenorganisoinnin tarvetta tai pahimmillaan tuotannon pysähtymisen, minkä takia niiden ehkäisy on tärkeää. Tutkimuksen tavoitteet on rajattu käsittelemään vain materiaalinohjaukseen liittyviä kohdeyrityksen sisäisiä haasteita.

Tutkimus suoritettiin tapaustutkimuksena ja aineistonkeruussa hyödynnettiin sekä laadullisia että määrällisiä menetelmiä. Laadullisena menetelmänä pidettiin teemahaastatteluita ja määrällisenä aineistona käytettiin ERP-järjestelmän raportteja sekä taulukkolaskentatiedostoa osapuutteiden esiintymisestä. Osana määrällisen aineiston keruuta seurattiin kuuden viikon ajan kohdeyrityksen omaa listausta osapuutteista.

Teemahaastetteluiden litteraatteja analysoitiin teemoittelemalla ja kirjallisuuden perusteella havaitut haasteet luokiteltiin ERP-järjestelmän tietojen oikeellisuuteen ja luotettavuuteen sekä materiaalinohjauksen ja tuotannonohjauksen kommunikointiin ongelmatilanteissa. Ongelmatilanteet määritettiin materiaaliosapuutteiksi ja niiden ominaispiirteitä tutkittiin analysoimalla kohdeyrityksen ylläpitämää osapuutelistaa. Listaa tutkimalla havaittiin, että kaikki listan nimikkeet eivät ole välittömiä materiaaliosapuutteita, vaan niiden luonteet vaihtelevat. Osapuutteet luokiteltiin kommenttikenttien perusteella kuuteen kategoriaan: tilaamatta, osapuute, myöhässä, aikaistus, vahvistus ja seuranta. Haastatteluissa esiintyneiden haasteiden, osapuutelistauksen ja ERP-raporttien perusteella havaittiin, että nimikeparametrit vaativat päivittämistä, mutta nimikekannan suuren koon vuoksi on tunnistettava tärkeimmät päivitettävät nimikkeet. Lisäksi haastatteluiden perusteella havaittiin, että osapuutelistan käyttöä ja kommunikaatiota sen ympärillä tulee selkeyttää.

Tämän tutkimuksen tulokset antavat kohdeyritykselle kuvan materiaalinhallintaan liittyvistä haasteista. Tutkimuksessa esitetään toteutuneisiin, suunniteltuihin ja pyydettyihin toimitusaikoihin perustuva viitekehys, jonka avulla voidaan tunnistaa nimikemassasta ne nimikkeet, joiden toimitusaikaparametri vaatii eniten tarkastelua. Nimikeparametrien päivittämisen katsottiin olevan tärkeimpiä ja lyhyellä aikavälillä tehokas tapa ehkäistä osapuutteiden syntymistä. Lisäksi osana tutkimuksen toimenpiteitä pidettiin workshop, jonka avulla määritettiin tiimien välisiä odotuksia toisilleen ja kommunikointiin sekä luotiin ohjeistus ja muutoksia osapuutelistaan. Tehdyt toimenpiteet auttavat jatkossa käsittelemään osapuutteiden seurantaa järjestelmällisemmin ja mahdollistavat sekä luovat pohjaa myös tulevalle kehittämiselle. Kirjallisuuskatsauksessa huomattiin, että PSM käytäntöjä ei ole tutkittu operatiivisen hankinnan näkökulmasta ja siksi niiden tutkiminen esimerkiksi eri toimialalla tai tuotantoympäristössä sopisi jatkotutkimusaiheeksi.

Purchasing and supply management practices are an important part of an organization's overall performance. The case company had identified an excessive number of missing materi-als as an issue in their assembly-to-order production. This research aimed to identify what kind of challenges exist in the case company's order-to-delivery process and by what means the identified challenges can be prevented. The occurrence of material shortages can cause, for example, the need to reorganize production or, at worst, stop production, which is why their prevention is important. The research focuses on internal challenges in the case company’s material management.

The research was conducted as a case study and both qualitative and quantitative methods were used in data collection. Theme interviews were used as a qualitative method, and ERP system reports and other spreadsheet files on the occurrence of material shortages were used as quantitative data. As part of the collection of quantitative data, the case company's own list-ing of material shortages was monitored for six weeks.

The theme interviews were analyzed, and the challenges found were classified based on the literature into the correctness and reliability of the ERP system data and the communication of material planning and production planning in materials availability related situations. These situ-ations are defined as material shortages and their characteristics were studied by analyzing the material shortage list maintained by the case company. By examining the list, it was found that not all items on the list have immediate material shortages, but their nature varies. Based on the comment fields, it was decided to classify the missing parts into six categories: not ordered, shortage, late, need to advance, confirmation and follow-up. Based on the challenges that ap-peared in the interviews, the list of missing parts and the ERP reports, it was found that the item parameters need to be updated, but due to the large size of the item base, the most im-portant items to be updated must be identified. Additionally, based on the interviews, it was found that the use of the list of material shortages and the communication around it should be clarified.

The results of this research give the case company a picture of the challenges in their mate-rial management. The research presents a reference framework based on realized, planned and requested delivery times, which can be used to identify the items whose delivery time pa-rameter requires the most consideration from the mass of items. In addition, as part of the re-search’s actions, a workshop was held, with the help of which the expectations between the teams for each other and for communication were determined, as well as guidelines and changes were created for the usage of the material shortage list. The actions taken will help in the future to deal with the monitoring of material shortages in a more systematic way and ena-ble and create a basis for future development as well. In the literature review, it was noticed that PSM practices have not been studied from the point of view of operational procurement, and therefore future research in a different industry or production environment is needed.