Sähköisen tiedon autenttisuus : Arvioinnin tekijät
Junnila, Riina (2023)
2023
Informaatiotutkimuksen maisteriohjelma - Master's Programme in Information Studies
Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta - Faculty of Information Technology and Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2023-10-24
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202309278488
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202309278488
Tiivistelmä
Sähköisen asiakirjatiedon autenttisuus on käsitteenä vaikeasti hahmotettava ja käytännön työssä koetaan usein epävarmuutta siitä, miten sitä tulisi arvioida. Arviointi perustuu monesti oletuksiin siitä, mitä autenttisuus tarkoittaa analogisen asiakirjatiedon kohdalla.
Tutkielman tavoitteena oli selkeyttää autenttisen sähköisen asiakirjatiedon käsitettä tunnistamalla sen ominaispiirteet, ennakkoehdot, seuraukset ja lähikäsitteet. Lisäksi tavoitteena oli tunnistaa kirjallisuudessa esiintyneet tekijät, joilla sähköisen tiedon autenttisuutta voidaan arvioida. Tutkimusaineisto koostui kirjallisuudesta (n=60).
Systemaattisen tiedonhaun ja käsiteanalyyttisen tarkastelun avulla otoksesta tunnistettiin autenttisen sähköisen asiakirjatiedon abstraktius, jolle ei löydetty yhteistä empiiristä tarkoitetta. Autenttinen sähköinen asiakirjatieto on väitteensä mukainen, jolla on alkuperäisen voima. Se on tietyssä määrin olettamaa, joka perustuu luottamukseen. Myös kriteerisidonnaisuus tunnistettiin ominaispiirteeksi. Ennakkoehdoiksi tunnistettiin todistettavissa olevat autenttisuuden kriteerit sekä sähköisen asiakirjatiedon pysyvyys. Autenttisen sähköisen tiedon seuraukset olivat tiedon käytettävyys, aktiivisen hallinnoinnin vaatimus sekä luottamus.
Autenttisuuden arviointia tarvitaan sen tason määrittämiseen, jolla voimme luottaa sähköiseen tietoon. Autenttisuuden todentaminen luo luottamusta ja on juuri siksi merkityksellinen ilmiö. Sähköisen asiakirjatiedon autenttisuuden arvioinnissa voidaan hyödyntää diplomatiikan menetelmässä tunnistettuja tekijöitä. Keskeistä arvioinnissa on tunnistaa asiakirjatiedon muodon elementit sekä kontekstiin liittyvät tekijät, joista yhtenä tärkeimpänä on sähköisen järjestelmän luotettavuus. Autenttisuuden arvioinnissa etsitään mahdollisia epäjohdonmukaisuuksia asiakirjatietoa koskevien väitteiden, asiakirjatiedon muodon ja kontekstin väliltä.
Työn perusteella esitän, että autenttisuuden arviointiin tulisi valita konkreettisesti mitattavia suureita, kuten asiakirjatiedon muodon tekijöitä. Lisäksi autenttisuuden kriteerit tulisi laatia jo asiakirjatiedon laatimisen vaiheessa sekä lisätä asianhallinnan ammattilaisten tieto- ja ohjelmistoteknistä osaamista, jotta sähköisen tiedon autenttisuuden arviointi mahdollistuu.
Tutkielman tavoitteena oli selkeyttää autenttisen sähköisen asiakirjatiedon käsitettä tunnistamalla sen ominaispiirteet, ennakkoehdot, seuraukset ja lähikäsitteet. Lisäksi tavoitteena oli tunnistaa kirjallisuudessa esiintyneet tekijät, joilla sähköisen tiedon autenttisuutta voidaan arvioida. Tutkimusaineisto koostui kirjallisuudesta (n=60).
Systemaattisen tiedonhaun ja käsiteanalyyttisen tarkastelun avulla otoksesta tunnistettiin autenttisen sähköisen asiakirjatiedon abstraktius, jolle ei löydetty yhteistä empiiristä tarkoitetta. Autenttinen sähköinen asiakirjatieto on väitteensä mukainen, jolla on alkuperäisen voima. Se on tietyssä määrin olettamaa, joka perustuu luottamukseen. Myös kriteerisidonnaisuus tunnistettiin ominaispiirteeksi. Ennakkoehdoiksi tunnistettiin todistettavissa olevat autenttisuuden kriteerit sekä sähköisen asiakirjatiedon pysyvyys. Autenttisen sähköisen tiedon seuraukset olivat tiedon käytettävyys, aktiivisen hallinnoinnin vaatimus sekä luottamus.
Autenttisuuden arviointia tarvitaan sen tason määrittämiseen, jolla voimme luottaa sähköiseen tietoon. Autenttisuuden todentaminen luo luottamusta ja on juuri siksi merkityksellinen ilmiö. Sähköisen asiakirjatiedon autenttisuuden arvioinnissa voidaan hyödyntää diplomatiikan menetelmässä tunnistettuja tekijöitä. Keskeistä arvioinnissa on tunnistaa asiakirjatiedon muodon elementit sekä kontekstiin liittyvät tekijät, joista yhtenä tärkeimpänä on sähköisen järjestelmän luotettavuus. Autenttisuuden arvioinnissa etsitään mahdollisia epäjohdonmukaisuuksia asiakirjatietoa koskevien väitteiden, asiakirjatiedon muodon ja kontekstin väliltä.
Työn perusteella esitän, että autenttisuuden arviointiin tulisi valita konkreettisesti mitattavia suureita, kuten asiakirjatiedon muodon tekijöitä. Lisäksi autenttisuuden kriteerit tulisi laatia jo asiakirjatiedon laatimisen vaiheessa sekä lisätä asianhallinnan ammattilaisten tieto- ja ohjelmistoteknistä osaamista, jotta sähköisen tiedon autenttisuuden arviointi mahdollistuu.