Toimitilan käyttäjälähtöisen rakennusprojektin hallinta

Abstract

Rakennusalalla on jo pitkään pohdittu, miten asiakkaalle voitaisiin tuottaa lisäarvoa ja vähentää projekteissa syntyvää hukkaa. Rakennusalan toimijat ovat etsineet keinoja, joilla hankkeen tilaajan asettamat tavoitteet voitaisiin täyttää mahdollisimman tehokkaasti, ja näin laskea kustannuksia. Yleensä lisäarvoa onkin etsitty juuri tuotannon tehostamisesta. Melko vähän on kuitenkaan pohdittu sitä, kuka rakennushankkeissa tuotetun arvon viime kädessä määrittää. Yleensä rakennushankkeen palveluntuottajat ovat suorassa asiakassuhteessa vain hankkeen tilaajan kanssa, joka ei useimmiten ole rakennettavien tilojen käyttäjä. Kuitenkin rakennukset suunnitellaan ja rakennetaan aina palvelemaan niiden käyttäjien tarpeita. Tilaaja ei pysty yksin arvioimaan hankkeessa tuotettua arvoa, koska käyttäjät määrittävät tilojen todellisen käyttöarvon vasta niitä käyttäessään. Varsinkin monissa erikoiskohteissa tilaajalla ja suunnittelijoilla ei ole riittävästi tietoa käyttäjien toiminnan tarpeista, ja siksi on välttämätöntä, että käyttäjät osallistuvat aktiivisesti hankkeen suunnitteluun. Käyttöarvo muodostaa myös perustan tilojen markkina-arvolle: jos käyttöarvo on alhainen, käyttäjät eivät halua maksaa korkeaa vuokraa. Monella toimialalla ollaan siirtymässä yrityskeskeisestä ajattelusta asiakaskeskeiseen ajatteluun. Yhteiskehittämisen (eng. co-creation) ajattelumallin mukaan yritys voi tuottaa todellista arvoa asiakkailleen vain hankkimalla heiltä vuorovaikutuksen kautta tietoa tuotteiden tai palvelujen käyttöön liittyen. Rakennusalalla yhteiskehittäminen käyttäjien kanssa on vielä harvinaista. Kasvavana trendinä ovat yhteistoiminnalliset toteutusmuodot, joissa hankkeen osapuolten yhteistyötä tiivistämällä tavoitellaan lisäarvoa. Käyttäjiä ei kuitenkaan ole haluttu integroida yhtä tiiviisti hankkeiden suunnitteluun. Yksi syy tähän on se, että käyttäjien ajatellaan tuovan tehottomuutta ja lisää haasteita suunnitteluprosessiin, ja potentiaaliset hyödyt ovat jääneet tunnistettujen haasteiden varjoon. Käyttäjälähtöinen suunnittelu on kuitenkin jo pitkään herättänyt kiinnostusta toimialalla. Yksi tiedejulkaisuissa tunnistettu käyttäjälähtöisen suunnittelun muoto on osallistava suunnittelu (eng. participatory design), jossa käyttäjät nähdään tasavertaisina suunnittelutiimin jäseninä, tilojen käytön ekspertteinä. Käytännössä osallistava suunnittelu tarkoittaa kuitenkin useimmiten vain arkkitehtien ja käyttäjien tavallista tiiviimpää yhteistyötä hankkeen suunnittelussa. Talotekniikan merkitys ja mahdollisuudet käyttäjille kasvavat koko ajan, mikä on yksi syy siihen, että käyttäjät tulisi pystyä osallistamaan suunnitteluun kokonaisvaltaisemmin. Alalta puuttuu kuitenkin ohjeistus ja vakiintuneet toimintatavat käyttäjien kokonaisvaltaisesta osallistamisesta rakennushankkeen suunnitteluun. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli lisätä tietoa käyttäjälähtöisen rakennusprojektin hallintaan liittyvistä haasteista. Tutkimus koostui kirjallisuustutkimuksesta ja case-tutkimuksesta. Case-tutkimus tehtiin Suomen toistaiseksi suurimmasta eläinsairaalahankkeesta, jossa tulevat käyttäjät osallistuivat aktiivisesti tilojen suunnitteluun. Aineistona käytettiin projektin osapuolten haastatteluja, projektin dokumentaatiota sekä projektin aikaisia havaintoja. Tutkimustuloksena saatiin eri osapuolten näkemyksiä projektin organisoitumiseen, vuorovaikutukseen ja projektin hallintaan liittyvistä haasteista ja onnistumisista. Tulosten avulla tehtiin johtopäätöksiä siitä, millainen on onnistunut käyttäjälähtöisen hankkeen suunnitteluprosessi, ja mitä riskejä siihen tyypillisesti liittyy. Tutkimuksen tuloksia ja johtopäätöksiä kannattaa hyödyntää kaikkien sellaisten rakennusprojektien suunnittelussa ja hallinnassa, joissa käyttäjien halutaan osallistuvan aktiivisesti hankkeen suunnitteluun.