Talousjohtaminen toimistotilaa vaihdettaessa: Etä- ja hybridityön uusi normaali - Case Mylab Oy
Koivisto, Elias (2023)
Koivisto, Elias
2023
Kauppatieteiden kandidaattiohjelma - Bachelor's Programme in Business Studies
Johtamisen ja talouden tiedekunta - Faculty of Management and Business
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2023-05-26
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202305095521
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202305095521
Tiivistelmä
Maailmanlaajuinen covid-19-koronaviruspandemia pakotti valtiot kautta maailman rajoittamaan yrityksien toimintaa toimistotiloissaan viruksen leviämisen estämiseksi, joten organisaatioiden tuli muuttaa työkulttuuriaan etätyölle suotuisaksi. Rajoitusten poistuttua kaikki työntekijät eivät kuitenkaan palanneet toimistolle, minkä vuoksi tilojen kapasiteettia ei enää hyödynnetty ja toimistotilan vaihtaminen nousee puheenaiheeksi. Tässä tutkielmassa käsitellään toimistotilojen vaihtamisprosessia talousjohtamisen sekä etä- ja hybridityön näkökulmasta.
Tutkielma toteutettiin laadullisena case-tutkimuksena. Tutkielman aineisto kerättiin haastattelemalla kolmea case-yrityksen toimistotilaprojektissa työskentelevää työntekijää ja ne toteutettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina. Empiirisen aineiston analyysissä käytettiin teemoittelua hyödyntäen jo haastattelukysymysten muodostamisessa käytettyjä teema-alueita, jolloin haastateltavien vastauksia pystyttiin vertailemaan keskenään eri aihealueiden osalta.
Tutkielman analyysin perusteella talousjohtamisen rooli toimistotilavaihdoksessa on pääosin taloudellisten raamien asettajana ja niiden noudattamisen valvojana. Huomioiduista kuluista tärkeimpinä olivat muun muassa vuokra, remontti ja kalusteet. Lisäksi muuttoon liittyy paljon laskennallisia kustannuksia, kuten suunnitteluun ja toteutukseen käytetty työaika sekä muutosta aiheutunut normaalin työajan menetys. Merkittävimpinä riskeinä tunnistettiin uuden toimistokonseptin epäonnistuminen, pitkittynyt muuttoprosessi ja sopeutumisaika uuteen toimistoon sekä vanhasta tilasta luopuminen ennen uuden saamisen varmistumista. Suurimpina hyötyinä tunnistettiin yhteistyön parantuminen siiloutumista ehkäisemällä sekä toistuvien kulujen pienentyminen.
Analyysin perusteella etä- ja hybridityön määrä on lisääntynyt merkittävästi, jonka vuoksi toimistotilojen tarkoitus on muuttunut hiljaiseen työhön tarkoitetusta tilasta henkilökunnan kohtaamispaikaksi. Valtaosa työntekijöistä tulee toimistolle ainoastaan palavereihin, sillä he tekevät itsenäisen työnsä mieluiten kotitoimistollaan. Tärkeimpinä prioriteetteinä on tehdä toimistosta paikka kohdata kollegoja yli organisaatiorakenteen luomien rajojen sekä mahdollistaa palavereiden pitämisen rauhallisessa ympäristössä. Tyytyväisyyteen ja tehokkuuteen toimistotilat voivat vaikuttaa lähinnä negatiivisesti, jos ne eivät tarjoa työntekoon vaadittavia olosuhteita. Tämän vuoksi on tärkeää huomioida mahdollisimman monta erilaista työntekijäryhmää, jotta henkilöstön tehokkuus ja tyytyväisyys ei muutoksesta kärsisi. Koska suuret investoinnit toimistotilaan eivät suoraan korreloi taloudellisen hyödyn kanssa, toimistotiloihin valtavasti panostaminen ei aina ole kannattavaa.
Tutkielma toteutettiin laadullisena case-tutkimuksena. Tutkielman aineisto kerättiin haastattelemalla kolmea case-yrityksen toimistotilaprojektissa työskentelevää työntekijää ja ne toteutettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina. Empiirisen aineiston analyysissä käytettiin teemoittelua hyödyntäen jo haastattelukysymysten muodostamisessa käytettyjä teema-alueita, jolloin haastateltavien vastauksia pystyttiin vertailemaan keskenään eri aihealueiden osalta.
Tutkielman analyysin perusteella talousjohtamisen rooli toimistotilavaihdoksessa on pääosin taloudellisten raamien asettajana ja niiden noudattamisen valvojana. Huomioiduista kuluista tärkeimpinä olivat muun muassa vuokra, remontti ja kalusteet. Lisäksi muuttoon liittyy paljon laskennallisia kustannuksia, kuten suunnitteluun ja toteutukseen käytetty työaika sekä muutosta aiheutunut normaalin työajan menetys. Merkittävimpinä riskeinä tunnistettiin uuden toimistokonseptin epäonnistuminen, pitkittynyt muuttoprosessi ja sopeutumisaika uuteen toimistoon sekä vanhasta tilasta luopuminen ennen uuden saamisen varmistumista. Suurimpina hyötyinä tunnistettiin yhteistyön parantuminen siiloutumista ehkäisemällä sekä toistuvien kulujen pienentyminen.
Analyysin perusteella etä- ja hybridityön määrä on lisääntynyt merkittävästi, jonka vuoksi toimistotilojen tarkoitus on muuttunut hiljaiseen työhön tarkoitetusta tilasta henkilökunnan kohtaamispaikaksi. Valtaosa työntekijöistä tulee toimistolle ainoastaan palavereihin, sillä he tekevät itsenäisen työnsä mieluiten kotitoimistollaan. Tärkeimpinä prioriteetteinä on tehdä toimistosta paikka kohdata kollegoja yli organisaatiorakenteen luomien rajojen sekä mahdollistaa palavereiden pitämisen rauhallisessa ympäristössä. Tyytyväisyyteen ja tehokkuuteen toimistotilat voivat vaikuttaa lähinnä negatiivisesti, jos ne eivät tarjoa työntekoon vaadittavia olosuhteita. Tämän vuoksi on tärkeää huomioida mahdollisimman monta erilaista työntekijäryhmää, jotta henkilöstön tehokkuus ja tyytyväisyys ei muutoksesta kärsisi. Koska suuret investoinnit toimistotilaan eivät suoraan korreloi taloudellisen hyödyn kanssa, toimistotiloihin valtavasti panostaminen ei aina ole kannattavaa.
Kokoelmat
- Kandidaatintutkielmat [8354]