Liiketoiminnan automatisointi toiminnanohjausjärjestelmän avulla: hyödyt ja haasteet

Abstract

Liiketoiminnan automatisointi on prosessi, jossa automaation avulla pyritään vähentämään turhia työvaiheita, ja siirtämään helppoja tehtäviä pois ihmisten käsistä koneiden hoidettavaksi. 2000-luvun suurin ja yrityksen koosta, toimenkuvasta tai alasta riippumatta yleisin automaation ja datankäsittelyn työkalu on toiminnanohjausjärjestelmä, jonka nopea yleistyminen yritysten IT-osastojen tärkeimpänä työkaluna kertoo automaation lisääntyneestä tarpeesta moderneissa yrityksissä. Tämän työn tavoitteena on tarkastella millaisia hyötyjä ja haasteita yritykset voivat kokea toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta, ja miten se vaikuttaa näiden yritysten liiketoiminnan kehitykseen. Työssä esitellään mikä toiminnanohjausjärjestelmä on, mistä se on lähtöisin ja mitä ongelmia se on luotu ratkaisemaan. Järjestelmän hankinnan kannattavuutta ja vaikutuksia yritysten liiketoimintaan tarkastellaan B2B ympäristössä toimivien yritysten kannalta. Työ koostuu toiminnanohjausjärjestelmien teoriasta, niiden avulla saavutettavista hyödyistä- ja mahdollisista haasteista sekä koko asiasisällön yhteen kokoavasta case-esimerkistä, jossa tarkastellaan toiminnanohjausjärjestelmää hankkivaa myyntiyritystä, ja sen suunnitteleman hankinnan kannattavuutta. Työn lähteinä on käytetty erilaisia verkkomateriaaleja, jotka koostuvat artikkeleista, tilastoista sekä oppikirjoista. Koska toiminnanohjausjärjestelmä on helposti muokattavissa oleva yrityksen eri osien dataa keskitettyyn säiliöön keräävä ja sitä analysoiva ohjelma, on sen vaikutuksia tarkasteltava mahdollisimman yleiseltä tasolta. Tätä ajatusta noudattaen sekä hyötyjä että haasteita on tarkasteltu liiketoimintaprosessien, kuten myynnin sekä kirjanpidon kautta, jotta tuloksia voidaan soveltaa mahdollisimman moniin eri yrityksiin. Pelkästään toiminnanohjausjärjestelmien nopea yleistyminen kertoo, että sen avulla saavutettavat hyödyt ovat merkittäviä, mutta on nopeasti huomattavissa, että järjestelmän käyttöönotto onnistuu harvoin ilman haasteita. Kuten mikä tahansa yrityksen toimintatapoja muuttava investointi, myös toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on pitkä ja resursseja vaativa prosessi. Tarkastelun tuloksena voidaan todeta, että toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen on koko yrityksen toimintaan vaikuttava päätös, jonka peruminen ei yleensä ole vaihtoehto. Siksi on erityisen tärkeää, että hankintapäätös on suunniteltu tarkasti, ja kaikki yrityksen tarpeet huomioiden.