Valtiokonttori ketteränä ja käyttäjäkeskeisenä vaatimusmäärittelijänä IT-projekteissa

Abstract

Tämä tutkielma käsittelee ihmislähtöistä vaatimusmäärittelyä ketterissä projekteissa Valtiokonttorin organisaatiossa. Valtiokonttorin Rahoitus-toimialalla on käynnissä useita järjestelmäprojekteja, joissa toimittajat ovat alkaneet enenevissä määrin hyödyntämään ketteriä projektimenetemiä, kuten Scrumia. Luonnollisesti Valtiokonttorilta odotetaan osallistumista projekteihin ketterien menetelmien mukaisesti asiakkaan roolissa. Tavanomaisesti Valtiokonttorissa on toteutettu vaatimusmäärittelyä esiselvitysvaiheessa yhdessä osaavien konsulttien kanssa. Nyt vaatimusmäärittelyjä tulisi tarkentaa projektien aikana, mutta organisaatiolla ei ole tarvittavaa osaamista sen toteuttamiseen tehokkaasti. Tätä ongelmaa lähestytään konstruktiivisen tutkimuksen kautta. Tutkielmassa selvitetään, voisiko ongelman ratkaista tarkoitukseen luodun työohjeistuksen avulla.

Tutkimus alkaa kirjallisuuskatsauksella, jossa selvitetään Valtiokonttorin, vaatimusmäärittelyn, ihmiskeskeisen suunnittelun ja ketterien projektimenetelmien nykytilaa, tunnettuja haasteita sekä mahdollisia ratkaisuja niihin. Katsauksen perusteella suunnitellaan ratkaisu eli pelikirja, joka pyrkii kevyesti ja yksinkertaisesti selittämään lukijoille ketterän vaatimusmäärittelyn perusteet ja innostamaan henkilöstöä toimimaan luovina vaatimusmäärittelijöinä ketterissä projekteissa. Pelikirjaan sisältyy myös työpajaosuus, joka kannustaa yhteistyöhön ja yhdessä tekemisen kautta löytämään oikeita vastauksia vaatimusmäärittelyn haastaviin kysymyksiin. Pelikirjan luonnissa on hyödynnetty ihmiskeskeisen suunnittelun ja Design Thinking -metodin työkaluja yhdessä perinteisen ja ketterän vaatimusmäärittelyn tekniikoita.

Luotua ratkaisua testataan heikon markkinatestin avulla, jonka tavoitteena on selvittää henkilöstön halukkuus ottaa ratkaisu käyttöönsä. Markkinatestin tuloksista käy ilmi, että henkilöstön mielestä luotu ratkaisu onnistuu kuvaamaan ketterän vaatimusmäärittelyn periaatteet yksinkertaisesti ja ymmärrettävästi. Henkilöstö koki myös, että ketterälle vaatimusmäärittelylle luotu uusi prosessi olisi tarpeellinen lisä projektityöskentelylle, ja että pelikirjan ohjeita noudattamalla he pystyisivät työskentelemään vaatimusmäärittelytehtävien parissa. Tulokset osoittavat myös, että teorialähtöinen lähestymistapa organisaation ongelmien ratkaisemiseksi on toimiva. Myös Design Thinkingin ja muiden ihmislähtöisten metodien yhdistäminen vaatimusmäärittelyn tehtäviin voi olla hedelmällinen keino saada vähemmän tekninen henkilöstö mukaan innovoimaan vaatimuksia, mutta lisätutkimukset tämän alueen osalta ovat vielä tarpeen.