Prosessilouhintamallin luominen normaalimuutosprosessin tueksi

Abstract

Liiketoimintaympäristö muuttuu ja yritykset pyrkivät pysymään muutosten mukana kehittämällä liiketoimintaprosesseja. Tietojärjestelmät tuottavat paljon tietoa, jonka hyödyntäminen on vielä vähäistä. Prosessilouhinta mahdollistaa tietojärjestelmien tuottaman tiedon käyttämisen liiketoimintaprosessien kehittämisessä. Tämä tutkimus on syntynyt kohdeyrityksen tarpeesta saada lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa tiedolla johtamista IT-palvelunhallintaan kuuluvan muutoksenhallinnan normaalimuutosprosessissa. Tutkimus seuraa suunnittelututkimusprosessin viitekehystä.

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää prosessilouhinnan edellytykset ja mahdollisuudet normaalimuutosprosessin tueksi. Tutkimuksessa suunniteltiin, luotiin ja arvioitiin artefakti, joka tässä tapauksessa oli prosessilouhintamalli. Prosessilouhintamallin tavoitteena oli lisätä tutkittavan prosessin läpinäkyvyyttä ja kehittää tiedolla johtamista. Prosessilouhintamallin suunnittelussa oli keskeistä tunnistaa lähdejärjestelmästä tarvittavat tiedot ja luoda tietoihin pohjautuva tapahtumaloki. Tapahtumaloki oli edellytys prosessilouhinnan suorittamiselle. Tutkimuksessa käytettiin lähdejärjestelmän kehittäjäympäristöstä saatuja tietoja, koska tuotantoympäristöön ei saatu tarvittavia käyttöoikeuksia tutkimuksen aikarajojen puitteissa. Kehittäjäympäristön tiedot olivat heikkolaatuisia, jotka aiheuttivat artefaktin arvioinnissa haasteita. Prosessilouhintamallin arviointi tapahtui haastattelemalla kohdeyrityksen muutoksenhallintaprosessin avainhenkilöitä.

Tutkimuksen tuloksena onnistuttiin luomaan prosessilouhintamalli sekä yleisesti syventämään kohdeyrityksen ymmärrystä ja osaamista prosessilouhinnasta. Luotu prosessilouhintamalli lisäsi prosessin läpinäkyvyyttä esittämällä prosessin aikaiset tapahtumat. Tapauksia pystytään tarkastelemaan kokonaisuutena ja yksittäisinä. Päätöksenteon taustalla on enemmän tietoa, kun prosessilouhintamallia käytetään. Näin ollen tiedolla johtaminen kehittyy ja kohdeyritys pystyy tunnistamaan ongelmakohdat tarkemmin, joihin resurssit voidaan kohdentaa tehokkaasti. Tutkimuksen avulla pystyttiin myös kasvattamaan kohdeyrityksen ymmärrystä teknologian mahdollisuuksista. Prosessilouhinnan laajempi käyttöönotto koettiin mahdolliseksi kohdeyrityksessä. Haasteiksi koettiin lisäresurssien tarve ja muutoksen merkittävyys. Prosessilouhinnan käyttöönotto vie aikaa ja vaatii sitoutumista koko yritykseltä. Tutkimusprosessia seuraten kohdeyritys voi tarkastella muitakin prosesseja. Tutkimuksesta on hyötyä myös muille yrityksille, jotka ovat kiinnostuneita, miten toteuttaa yksi tunnistettu käyt-tötapaus. Seuraavana askeleena kohdeyritykselle on käyttää tuotantoympäristön tietoja, joiden avulla kehittää luotua prosessilouhintamallia ja analysoimalla prosessia syvällisesti. Lisäksi kohdeyritys voi alkaa laajentamaan käyttöönottoa muihin prosesseihin.

Business environment is changing, and companies try to keep up with change by developing business processes. Information systems produce lots of information which is not greatly utilised. Process mining enables the usage of data produced by systems in business process development. This research has originated from the target company’s needs to increase transparency and enhance knowledge management in change management’s normal change process. The research utilises design science research framework.

The objective of the research was to investigate requirements and opportunities of process mining to support normal change process. In the research an artefact was designed, created, and evaluated which was a process mining model in this case. The objective of the process mining model was to increase transparency of the process and develop knowledge management. The essential part of designing process mining model was to identify required data from the source system and create an event log based on the data. Event log was required to perform process mining. Data from source system’s development environment was used in the research because access rights to production environment was not granted during the research timeframe. Development environment data was low quality which caused challenges during artefact’s evaluation phase. Evaluating the process mining model was conducted by interviewing target company’s key personnel in change management process.

As a result of the research process mining model was successfully created and overall target company’s process mining knowledge was enhanced. The created process mining model increased transparency of the process by illustrating the activities during the process. Cases can be examined as a group and individually. There is more information available to support decision making. Therefore, knowledge management is evolving, and target company can efficiently identify problems where resources can be allocated. Target company was also able to gain more understanding about the opportunities of the technology. Extensive implementation of process mining was considered possible in target company. Perceived challenges to implementation are need for additional resources and magnitude of the change. Implementing process mining takes time and requires commitment from the whole company. By using the conducted research process target company can examine other processes as well. The research is useful for other companies which are interested to learn how specific use case was implemented. Next step for the target company is to use data from production environment to develop the created process mining model and analyse the process profoundly. In addition, implementation of process mining can be extended to other processes.