Improving Performance Management in the Delivery Phase of Complex Construction Projects

Abstract

The complexity of projects has increased in the predominantly project-based construction industry due to the gradual rise of megaprojects. Evidence from previous research indicates that projects with high complexity continuously suffer from underperformance, especially in terms of cost and time, which has then become a common characteristic of megaprojects. As a result of the multiple varying complex properties of large-scale projects, performance can not be effectively monitored or managed via conventional static approaches. Consequently, there exists a shortage of applications that meet the requirements of complex projects both in the industry and in the previous research.

The primary objectives of this master's thesis are to investigate how project complexity interacts with project performance, and how performance management can be improved in complex construction projects during the delivery phase. This exploratory study is conducted as a qualitative single-case study, where the global project deliveries of a project-based organization operating in the process and energy industry are examined. Theoretical background is constructed by studying previous research related to project complexity, project success and performance management. An inductive approach is followed in the research process. The primary empirical data of this master's thesis is gathered via semi-structured interviews of 14 project management experts. The collected data is processed using a thematic analysis method.

The main findings of this study show that factors inducing project complexity during the project delivery phase can be divided into technological, goals, environmental, project organization and external stakeholders categories. In the studied case organization, the attributes of project complexity from these primary categories were identified to impact time, cost, technical quality, team satisfaction, cooperation and delivery innovation success criteria. Furthermore, sufficient resource allocation, the level of experiential knowledge within the project organization, as well as various organizational capabilities were discovered as mediating effects between project complexity and performance. In addition, the structurally complex project scopes were found as a major issue constraining the effectiveness of conventional project performance management applications, along with projects' dynamicity and emergent changes.

Based on the findings, a conceptual performance management solution was developed for the case organization's complex construction projects. The results of this study implicate that performance management capabilities should be developed for complex projects by applying a system of systems approach in order to reduce the structural complexity of the project scopes. Furthermore, this master's thesis recommends a phase-based performance management system in order to cope with dynamicity and emergent properties of complex projects. Lastly, it is suggested that project complexity should be considered in the selection of performance indicators for complex projects.

Projektien kompleksisuus on lisääntynyt valtaosin projektipainoitteisella rakennusalalla, kun etenkin megaprojektien määrä on vähitellen kasvanut. Todisteet aikaisemmista tutkimuksista osoittavat, että hyvin kompleksiset projektit kärsivät jatkuvasti etenkin rahallisesta ja ajallisesta alisuoriutumisesta, josta on siten tullut megaprojektien yleinen luonteenpiirre. Laajojen projektien useiden erilaisten kompleksisuusominaisuuksien vuoksi suorituskykyä ei voida tehokkaasti monitoroida tai johtaa tavanomaisilla staattisilla lähestymiskeinoilla. Tämän seurauksena valtaosa teollisuudessa ja kirjallisuudessa esiintyvistä menetelmistä on riittämättömia kompleksisten projektien vaatimuksille.

Tämän diplomityön päätavoitteina on tutkia projektin kompleksisuuden vuorovaikutusta projektin suorituskyvyn kanssa sekä miten suorituskyvyn johtamista voidaan parantaa kompleksisten rakennushankkeiden toimitusvaiheessa. Tämä eksploratiivinen tutkimus toteutetaan kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jossa tarkastellaan yhden prosessi- ja energiateollisuudessa toimivan projektipainotteisen organisaation maailmanlaajuisia projektitoimituksia. Teoreettinen tausta rakennetaan tarkastelemalla aiempia projektin kompleksisuutta, projektin onnistumista ja suorituskyvyn johtamista käsitteleviä tutkimuksia. Tutkimusprosessissa hyödynnetään induktiivista lähestymistapaa. Diplomityön ensisijainen empiirinen tutkimusaineisto kerätään suorittamalla 14 puolistrukturoitua projektinhallinnan asiantuntijan haastattelua. Tämä kerätty aineisto käsitellään käyttäen temaattista analyysimenetelmää.

Tutkimuksen päälöydökset osoittavat, että projektin kompleksisuutta aiheuttavat tekijät voidaan jakaa teknologiasta, tavoitteista, ympäristöstä, projektiorganisaatiosta ja ulkoisista sidosryhmistä koostuviin ryhmiin. Näihin pääkategorioihin kuuluvien projektin kompleksisuutta aiheuttavien ominaisuuksien tunnistettiin vaikuttavan aikataulusta, kustannuksista, teknisestä laadusta, henkilöstön tyytyväisyydestä, yhteistoiminnasta sekä toimitusinnovaatioista koostuviin onnistumiskriteereihin tarkastellun tapausorganisaation sisällä. Lisäksi riittävien resurssien varaamisen, projektiorganisaation kokemusosaamisen tason sekä useiden organisatoristen kyvykkyyksien huomattiin toimivan projektin kompleksisuuden ja suorituskyvyn välisen vaikutuksen välittäjinä. Rakenteellisesti kompleksiset projektin toimituslaajuudet löydettiin merkittävänä ongelmana rajoittamassa tavanomaisten projektien suorituskyvyn johtamismenetelmien toimivuutta projektien dynaamisuuden ja yllättäen ilmaantuvien muutosten ohella.

Tapausorganisaatiolle kehitettiin tulosten perusteella konseptuaalinen ratkaisu kompleksisten rakennushankkeiden suorituskyvyn johtamista varten. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että suorituskyvyn johtamisen kyvykkyyksiä kompleksisissa projekteissa tulisi kehittää käsittelemällä kokonaisia projekteja kokoelmana pienempiä osaprojekteja laajoista toimituskokonaisuuksista johtuvan rakenteellisen kompleksisuuden vähentämiseksi. Lisäksi tämä diplomityö esittää vaiheperusteista suorituskyvyn johtamisjärjestelmää projektien dynaamisuuden ja ilmaantuvien ominaisuuksien hallitsemiseksi. Lopuksi suositellaan, että projektin kompleksisuus tulisi ottaa huomioon valittaessa suorituskyvyn mittareita kompleksisille projekteille.