Quality Management in Agile ERP Development

Abstract

Tämän diplomityön tutkimuskohteena on suuren tuotannonohjausjärjestelmän (ERP) kehittäminen ja sen laadunhallinta. Projektissa käytetään niin sanottuja ketteriä menetelmiä, jotka on otettu käyttöön projektin edetessä. Diplomityön aiheena on se, miten näitä menetelmiä käytetään projektin laadunvarmistuksessa, millaisia hyötyjä sitä kautta on saatu ja mitä tullaan vielä saamaan. Tärkein motivaatio diplomityön tekemiseen oli tarve tutkia tämänhetkisiä ohjelmistokehityksen käytäntöjä ja tutkia kehitystä tarkemmin. Tähän käytettiin metodina haastatteluja, joiden avulla kyseltiin kahdelta eri organisaatiolta heidän näkemyksiään asiasta. Tästä tehtiin sen jälkeen analyysi ja vertailu, jossa etsittiin eroaavaisuuksia vastauksista ja niiden perusteella tutkittiin näkemyseroja organisaatioiden välillä. Kaksi organisaatiolta, ERP-organisaatio ja IT-organisaatio ovat molemmat mukana kehityksessä päivittäin. Nämä organisaatiot ovat vastuussa projektin lopputuloksesta. Käytännössä tämä toteutetaan selvittämällä käyttäjien tarpeet ennen kehittämistä, jotta kaikkien loppukäyttäjien tarpeet voidaan ottaa huomioon. Koska käytössä on globaali ERP-järjestelmä, jota kaikki käyttäjät käyttävät, on oltava erittäin tarkkana siitä, miten järjestelmää kehitetään. Jos yhdellä käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä on vaatimus, joka on ristiriidassa muiden käyttäjien kanssa, sitä ei voi sisällyttää järjestelmään ilman että varmistetaan että se ei negatiivisesti vaikuta toisten käyttäjien toimimiseen järjestelmässä. Globaaliin ERP-järjestelmään liittyy myös muita huomioitavia asioita. ERP-järjestelmään liittyy useita muita järjestelmiä joko suorasti tai epäsuorasti ja nämä muodostavat lisää asioita, joita pitää ottaa huomioon järjestelmää kehittäessä. Jotkut käyttäjäryhmät voivat tarvita erilaisia järjestelmiä tukemaan ERP-järjestelmän käyttöä ja ne voivat vaihdella suuresti eri käyttäjäryhmien välillä. Tämän tuloksena voitiin tutkia sitä, miten hyvin nämä kaksi organisaatiota ovat yhteneväisiä mielipiteiltään liittyen ERP-järjestelmän kehittämiseen. Vaikka odotuksena olikin, että organisaatiot ovat hyvin pitkälti samaa mieltä, oli silti tärkeää nähdä miten organisaatioiden vastaukset olivat linjassa keskenään. Tutkimuksen tuloksista nähdään, että järjestelmä kehitys toimii hyvin ja vaikka kehitettävää löytyykin, siirtyminen ketteriin menetelmiin on sujunut hyvin ja se on ollut hyvä valinta projektin kannalta. Kun tehdään kehittämistoimenpiteitä, muutosta pitää myös arvioida. Tässä mielessä tämä diplomityö tarjoaa mahdollisuuden soveltaa samaa tutkimusmenetelmää uudestaan osana normaalia toiminnan arviointia.

This thesis is about the quality management of a large-scale ERP system development. The development method of the project is agile, and these agile concepts and methods are relatively new to the project. The thesis goes through how this change has been done, what kind of benefits have been realized and what kind of benefits can reasonably be expected of the change. The motivation for this thesis was to evaluate the current development methods, as well as take a look at the development in general. This was done through extensive interviews, which were conducted during the thesis process and eventually turned into an analysis of the answers. To make sure that multiple viewpoints could be included, two similar questionnaires were prepared and presented to two different organizations, the ERP project organization as well as the IT organization. Both of these organizations work closely with the developers and oversee the development process. Moreover, these organizations are responsible for the end result of the project, which, according to their representatives should be a working system for all the users. This is done by evaluating the users’ needs and making sure that every user and user group has a system that is tailored to their needs. However, when using a global ERP system with just one user interface, it is necessary to evaluate the decisions in development during the process. If one user or user group has a requirement which will have an impact on another user’s or user group’s workflow, it cannot be included in the system without making sure that the other users are not negatively affected. There are also other factors which affect the development process for the global ERP system. Surrounding systems, for example, have an important role in the development of the ERP system. This is because the surrounding systems may differ from user group to another one, and these requirements may change the system in a way which is not desirable for everyone. Because of this, quality conflicts may also arise from the business-specific implementations of the ERP system. The result of the interviews was then used to see how these two organizations saw the process and the key points that they see as the most important ones in the development process. While the results were expected to be very similar even before beginning the interview process, it was still important to see how well their answers aligned. As a conclusion from the results of the conducted research, it could be said that the system development is working well and while there are improvements to be made, the move to the agile methods seems to be the correct thing and the project is progressing well. Certain improvements could be done and then the status could be re-evaluated to check if these improvements helped with the development or not. If this is done, then the findings of this thesis should prove helpful. When improving systems, the change must also be measured. In this way the thesis allows to employ the same methods again for another review of the change.