Yhteentoimivuusalustan vaikutukset sosiaalipalvelujen asiakasohjauksessa
Hanhikangas, Krista (2022)
Hanhikangas, Krista
2022
Tuotantotalouden DI-ohjelma - Master's Programme in Industrial Engineering and Management
Johtamisen ja talouden tiedekunta - Faculty of Management and Business
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2022-09-08
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202208316845
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202208316845
Tiivistelmä
Iäkkäiden henkilöiden osuus väestöstä kasvaa jatkuvasti kiihtyvällä tahdilla, jolloin tehokkaammille palveluille on suuri kysyntä ja terveydenhuoltohenkilöstön resursseja on käytettävä järkevämmin kustannusten hillitsemiseksi. Yhteentoimivat tietojärjestelmät tarjoavat osaltaan ratkaisua ongelmaan. Tässä diplomityössä tarkastellaan Tampereen sosiaalipalvelujen asiakasohjausyksikössä (kotihoidon asiakasohjaus ja omaishoidon tuki) käyttöön otetun yhteentoimivuusalustan, UNA Tilannekuvan vaikutuksia. Nykytilanteessa asiakkaita koskevien päätösten ja toimenpiteiden tueksi haetaan hajallaan olevaa tietoa eri IT-järjestelmistä, jolloin oleellista tietoa saattaa jäädä tarkistamatta. UNA Tilannekuva tuo tarpeelliset tiedot eri järjestelmistä kooten ne asiakasohjaajan käyttöön yhdelle näkymälle. Työn tavoitteena on luoda esiymmärrystä siitä, miten yhteentoimivuusalustan käyttöönottoa voidaan tutkia tuottavuuden näkökulmasta asiakasohjausyksikössä verrattuna nykyiseen käytäntöön. Tavoitteena on löytää myös toiminnallista hyötyä tuovia näkökohtia ja edesauttaa päätöksentekoa asiakasohjausyksikön asiakastyössä.
Yhteentoimivuusalustan tuomia vaikutuksia tarkasteltiin kolmen eri tutkimusmenetelmän kautta, joita olivat työnmittaukset, havainnointi ja haastattelut. Työnmittauksien ja havainnoinnin kautta kartoitettiin omaishoidon tuen asiakasohjaajien työskentelyä ennen yhteentoimivuusalustaa käytössä olevilla järjestelmillä verrattuna työskentelyyn yhteentoimivuusalustan avulla. Työnmittauksissa asiakasohjaajat tutustuivat asiakkaan tietoihin ennen kotikäynnille lähtemistä. Omaishoidon tuen haastatteluiden avulla kartoitettiin asiakasohjaajien kokemuksia ja hyötynäkökohtia yhteentoimivuusalustasta. Diplomityöprojektin aikana yhteentoimivuusalustan käyttöönotossa ilmenneiden ongelmien vuoksi kotihoidon asiakasohjauksen haastattelut suoritettiin eri näkökulmasta kuin omaishoidon tuessa. Haastatteluissa käytiin läpi eri järjestelmien käyttötapoja kotikäynneille valmistautumiseen ja päätöksen tekemiseen. Tätä kautta muodostettiin käsitystä siitä, mitä hyötyjä järjestelmän käyttöönotosta voidaan nähdä tulevaisuudessa sen toimiessa tarkoituksenmukaisella tavalla.
Verrattaessa yhteentoimivuusalustaa muiden järjestelmien käyttöön voitiin havaita, että laajempi tietopohja auttaa muodostamaan paremman yleiskuvan asiakkaasta. Haastatteluiden perusteella tämän nähtiin vaikuttavan myös ajan säästymiseen kotikäynneillä. Toisaalta yhteentoimivuusalustan tuoman laajan tietopohjan nähtiin olevan jossain määrin haitaksi. Tämän perusteella voitiin todeta, että oleellista on selvittää mitä tietoja kukin ammattiryhmä tai käyttäjä tarvitsee.
Tulevaisuuden tilannetta koskien, tutkimuksessa ilmeni, että yhteentoimivuusalustan avulla voidaan välttyä mahdollisilta päällekkäisten palveluiden tarjoamiselta, mikä vaikuttaa myös kustannuksiin. Yhteentoimivuusalustan nähtiin luovan myös yleiskäsityksen asiakkaan tilanteesta koostetun näkymän avulla. Päätöksentekoon liittyen havaittiin, että asiakkaita koskevat päätökset eivät ole sosiaalipalveluissa riippuvaisia ainoastaan tietojärjestelmistä löytyvistä tiedoista, vaan asiakkaan toimintakyvystä tehtävä arvio on vahvasti päätöksentekoon vaikuttava asia. The proportion of elderly people in the population is constantly increasing at an accelerating rate, which means great demand for better care and more efficient services. The resources of the health care staff must be used more rationally to control costs. Interoperability information systems can help with this. This thesis examines the effects of the interoperability platform, UNA Tilannekuva, implemented in the customer guidance unit of Tampere social services (in home care customer guidance and dependent care support). In the current situation, information is scattered, and it is sought from different IT systems to support decisions and measures regarding customers. This way some essential fact may not be checked. UNA Tilannekuva brings the necessary information, gathering it from different systems for the customer advisor’s use in one view. The aim of the thesis is to create a preliminary understanding of how the implementation of the interoperability platform can be studied from the perspective of productivity in the customer guidance unit compared to the current practice. The goal is to find aspects that also bring functional benefit and to facilitate decision-making in the customer advisor’s work of the customer guidance unit.
The effects of the interoperability platform were examined through three different research methods, which were work measurements, observation, and interviews. Work measurements and observation were used to map the work of customer advisors in dependent care support using the systems in use before the interoperability platform compared to working with the interoperability platform. In the work measurements, the customer advisors got to know the customer's information before leaving for the house call. With the help of interviews from the dependent care support, the experiences and beneficial aspects of the interoperability platform were surveyed by customer advisors. Due to the technical problems that occurred in the interoperability platform during the thesis project, the interviews of the home care customer guidance’s advisors were conducted from different perspective than in the dependent care support. In the home care customer guidance interviews, the ways of using different systems to prepare for house calls and to making decisions were reviewed. This way an idea was formed of what benefits from the implementation of the system can be seen in the future, when it works appropriately.
When comparing the interoperability platform with the use of other systems, it could be observed that a wider data base helps form a better overview of the customer. Based on the interviews, this was also seen to have an effect on saving time during house calls. On the other hand, the extensive data base brought by the interoperability platform was seen as a disadvantage. Based on this, it could be concluded that it is essential to find out what information each professional group or user needs.
Thinking about the future situation, the study revealed that with the help of the interoperability platform it is possible to avoid the provision of overlapping services, which also affects costs. The interoperability platform was seen to create a general understanding of the customer's situation with the help of a compiled view. In relation to decision-making, the study found that decisions concerning clients in social work are not only dependent on the information found in information systems, but the assessment of the client’s ability to function is a matter that strongly influences decision-making.
Yhteentoimivuusalustan tuomia vaikutuksia tarkasteltiin kolmen eri tutkimusmenetelmän kautta, joita olivat työnmittaukset, havainnointi ja haastattelut. Työnmittauksien ja havainnoinnin kautta kartoitettiin omaishoidon tuen asiakasohjaajien työskentelyä ennen yhteentoimivuusalustaa käytössä olevilla järjestelmillä verrattuna työskentelyyn yhteentoimivuusalustan avulla. Työnmittauksissa asiakasohjaajat tutustuivat asiakkaan tietoihin ennen kotikäynnille lähtemistä. Omaishoidon tuen haastatteluiden avulla kartoitettiin asiakasohjaajien kokemuksia ja hyötynäkökohtia yhteentoimivuusalustasta. Diplomityöprojektin aikana yhteentoimivuusalustan käyttöönotossa ilmenneiden ongelmien vuoksi kotihoidon asiakasohjauksen haastattelut suoritettiin eri näkökulmasta kuin omaishoidon tuessa. Haastatteluissa käytiin läpi eri järjestelmien käyttötapoja kotikäynneille valmistautumiseen ja päätöksen tekemiseen. Tätä kautta muodostettiin käsitystä siitä, mitä hyötyjä järjestelmän käyttöönotosta voidaan nähdä tulevaisuudessa sen toimiessa tarkoituksenmukaisella tavalla.
Verrattaessa yhteentoimivuusalustaa muiden järjestelmien käyttöön voitiin havaita, että laajempi tietopohja auttaa muodostamaan paremman yleiskuvan asiakkaasta. Haastatteluiden perusteella tämän nähtiin vaikuttavan myös ajan säästymiseen kotikäynneillä. Toisaalta yhteentoimivuusalustan tuoman laajan tietopohjan nähtiin olevan jossain määrin haitaksi. Tämän perusteella voitiin todeta, että oleellista on selvittää mitä tietoja kukin ammattiryhmä tai käyttäjä tarvitsee.
Tulevaisuuden tilannetta koskien, tutkimuksessa ilmeni, että yhteentoimivuusalustan avulla voidaan välttyä mahdollisilta päällekkäisten palveluiden tarjoamiselta, mikä vaikuttaa myös kustannuksiin. Yhteentoimivuusalustan nähtiin luovan myös yleiskäsityksen asiakkaan tilanteesta koostetun näkymän avulla. Päätöksentekoon liittyen havaittiin, että asiakkaita koskevat päätökset eivät ole sosiaalipalveluissa riippuvaisia ainoastaan tietojärjestelmistä löytyvistä tiedoista, vaan asiakkaan toimintakyvystä tehtävä arvio on vahvasti päätöksentekoon vaikuttava asia.
The effects of the interoperability platform were examined through three different research methods, which were work measurements, observation, and interviews. Work measurements and observation were used to map the work of customer advisors in dependent care support using the systems in use before the interoperability platform compared to working with the interoperability platform. In the work measurements, the customer advisors got to know the customer's information before leaving for the house call. With the help of interviews from the dependent care support, the experiences and beneficial aspects of the interoperability platform were surveyed by customer advisors. Due to the technical problems that occurred in the interoperability platform during the thesis project, the interviews of the home care customer guidance’s advisors were conducted from different perspective than in the dependent care support. In the home care customer guidance interviews, the ways of using different systems to prepare for house calls and to making decisions were reviewed. This way an idea was formed of what benefits from the implementation of the system can be seen in the future, when it works appropriately.
When comparing the interoperability platform with the use of other systems, it could be observed that a wider data base helps form a better overview of the customer. Based on the interviews, this was also seen to have an effect on saving time during house calls. On the other hand, the extensive data base brought by the interoperability platform was seen as a disadvantage. Based on this, it could be concluded that it is essential to find out what information each professional group or user needs.
Thinking about the future situation, the study revealed that with the help of the interoperability platform it is possible to avoid the provision of overlapping services, which also affects costs. The interoperability platform was seen to create a general understanding of the customer's situation with the help of a compiled view. In relation to decision-making, the study found that decisions concerning clients in social work are not only dependent on the information found in information systems, but the assessment of the client’s ability to function is a matter that strongly influences decision-making.