Estimating the Cost of Poor Quality: The Case of a Heavy Equipment Manufacturing Business

Abstract

The cost of poor quality (CoPQ) is the total cost that would be avoided if instances of poor quality did not occur. Having a good understanding of quality costs is essential in order to be able to manage them. Even reducing the quality costs themselves could have significant effects on a business. Additionally, quality costs may correlate with the quality capabilities of an organisation. It was clear that studying quality costs could have potential for both practical and scientific contributions.

The study was a case study in an organisation that was a part of a manufacturing industry company. The aim of the study was to find out how high the case organisation’s cost of poor quality was and what it was composed of. The research process included 27 interviews. Their purpose was to explore what kinds of quality costs there were, and how they could be estimated. In addition to the interviews, the quality cost calculations utilised data collected from the case organisation’s information systems and constant estimates made based on expert knowledge.

The study achieved its objectives. A new quality cost model called MADPAF was introduced. In the model, CoPQ is divided into cost elements. Each of the elements is associated with certain attributes and certain costs. The costs can then be categorised based on the attributes. The model improves upon existing ones, as it is flexible and facilitates the analysis of the costs. The model was applied to the case organisation’s business. The case organisation’s CoPQ was found to consist of 20 cost elements. Out of these, 15 are tangible, so their magnitude was estimated using calculations.

The study had some limitations. The study covered only the cost of poor quality and only a limited part of the case company. The results were validated using only a weak market test. Also, the limited amount of available data could have affected the trustworthiness of the results, even though it could not have been expected that more data would have been available.

For the case organisation, the results offer knowledge on quality costs and a starting point for developing their quality costing system. The quality cost knowledge could be used for three purposes. First, to understand the effect that poor quality has on profitability. Second, to identify areas where there is potential for quality development and prioritise development projects. Third, to track changes in quality costs and analyse the effects of improvement efforts. The MADPAF quality cost model and the cost element examples could be useful more widely outside the case organisation.

Huonon laadun kustannuksilla tarkoitetaan niitä kustannuksia, joilta vältyttäisiin, jos huonoa laatua ei olisi. Laatukustannusten ymmärtäminen on tärkeää, jotta niitä voidaan hallita. Jo laatukustannusten pienentämisellä itsellään voi olla merkittäviä vaikutuksia. Lisäksi laatukustannuksilla on yhteys organisaation laaduntuottokykyyn. Oli selvää, että aiheeseen liittyvässä tutkimuksessa saattaisi olla sekä liiketoiminnallista että tieteellistä potentiaalia.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena organisaatiossa, joka on osa erästä valmistavan teollisuuden yritystä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, paljonko tapausorganisaation huonon laadun kustannukset ovat ja mistä ne koostuvat. Tutkimukseen kuului 27 haastattelua. Niillä pyrittiin selvittämään, millaisia laatukustannuksia tapausorganisaatiossa esiintyy, ja miten niitä voitaisiin arvioida. Tämän lisäksi laatukustannuslaskenta perustui kohdeyrityksen tietojärjestelmistä kerättyyn dataan ja asiantuntijatiedon avulla muodostettuihin arvioihin.

Tutkimukselle asetetut tavoitteet saavutettiin. Tutkimuksessa kehitettiin uusi laatukustannusmalli, MADPAF. Mallissa huonon laadun kustannukset jaetaan kustannuselementteihin, joista jokaiseen liittyy tiettyjä kustannuksia ja tiettyjä ominaisuuksia. Näiden ominaisuuksien perusteella kustannuksia voidaan jaotella erilaisiin kategorioihin. Malli on aiempia kehittyneempi, sillä se on joustava ja helpottaa kustannustiedon tulkintaa. Mallia sovellettiin tapausorganisaation liiketoimintaan. Tapausorganisaation huonon laadun kustannusten havaittiin koostuvan 20 kustannuselementistä. Niistä 15 suuruutta voitiin arvioida laskemalla.

Tutkimuksella oli joitakin rajoitteita. Laatukustannuslaskennassa huomioitiin ainoastaan huonon laadun kustannukset ja vain tietty osa tapausyrityksestä. Tulosten todentamiseen voitiin käyttää vain heikkoa markkinatestiä. Myös saatavilla olevan datan määrä saattoi vaikuttaa tulosten luotettavuuteen, joskaan dataa ei olisi välttämättä voinut odottaakaan olevan saatavilla enempää.

Kohdeorganisaatiolle tulokset tarjoavat tietoa laatukustannuksista ja pohjan laatukustannuslaskennan kehittämiselle. Tätä laatukustannustietoa voidaan käyttää esimerkiksi kolmella tavalla. Ensiksi sen avulla voidaan ymmärtää, miten huono laatu vaikuttaa kannattavuuteen. Toiseksi sen avulla voidaan tunnistaa laatuun liittyviä kehitysmahdollisuuksia ja priorisoida kehitysprojekteja. Kolmanneksi sen avulla voidaan seurata kehitysprojektien vaikutuksia. MADPAF-laatukustannusmalli ja kustannuselementtiesimerkit voivat olla hyödyksi laajemminkin, kohdeorganisaation ulkopuolella.