Tiedonhallintasuunnitelma Huoltaja-säätiön asiakirjahallinnan välineenä
Rääpysjärvi, Riina (2022)
2022
Informaatiotutkimuksen maisteriohjelma - Master's Programme in Information Studies
Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta - Faculty of Information Technology and Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2022-09-06
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202206235793
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202206235793
Tiivistelmä
Tässä tutkielmassa tarkasteltiin ei-viranomaisorganisaation asiakirjahallintaa kolmena eri ajankohtana. Tutkielman tavoitteena oli tutkia tiedonhallintasuunnitelman käyttöä ja sitä, kuinka tiedonhallintasuunnitelman käyttö vaikutti organisaation asiakirjahallintaan.
Tutkielma oli tapaustutkimus ja aineisto koostui tapausesimerkkinä olevan organisaation henkilöstön haastatteluista ja organisaation tiedonhallintasuunnitelmasta. Kaksi ensimmäistä haastattelua toteutettiin teemahaastatteluina. Ensimmäiset haastattelut tehtiin ennen tiedonhallintasuunnitelman laatimista. Toinen haastattelu tehtiin muutama vuosi tiedonhallintasuunnitelman käyttöönotosta. Kolmas haastattelu oli avoin haastattelu ja se tehtiin, kun tiedonhallintasuunnitelman käyttöönotosta oli kulunut yli 10 vuotta.
Tutkimus osoitti, kuinka suunnitelmallisen asiakirjahallinnan puuttuminen vaikutti kuormittavasti sekä organisaation työntekijöihin että asiakirjahallintaan. Tutkimustuloksista ilmeni myös, että myöhemmin laaditun tiedonhallintasuunnitelman koettiin helpottavan ja tehostavan asiakirjahallintaa. Tiedonhallintasuunnitelman käyttö kuitenkin hiipui ja tutkimuksesta selviää, että ilman suunnitelmallista tiedonhallintasuunnitelman ylläpitoa ja päivittämistä THS jää käyttämättä. Tämä johtaa tilanteeseen, jossa organisaatiolle muodostuu ennen pitkää omia epävirallisia käytäntöjä.
Tutkielma oli tapaustutkimus ja aineisto koostui tapausesimerkkinä olevan organisaation henkilöstön haastatteluista ja organisaation tiedonhallintasuunnitelmasta. Kaksi ensimmäistä haastattelua toteutettiin teemahaastatteluina. Ensimmäiset haastattelut tehtiin ennen tiedonhallintasuunnitelman laatimista. Toinen haastattelu tehtiin muutama vuosi tiedonhallintasuunnitelman käyttöönotosta. Kolmas haastattelu oli avoin haastattelu ja se tehtiin, kun tiedonhallintasuunnitelman käyttöönotosta oli kulunut yli 10 vuotta.
Tutkimus osoitti, kuinka suunnitelmallisen asiakirjahallinnan puuttuminen vaikutti kuormittavasti sekä organisaation työntekijöihin että asiakirjahallintaan. Tutkimustuloksista ilmeni myös, että myöhemmin laaditun tiedonhallintasuunnitelman koettiin helpottavan ja tehostavan asiakirjahallintaa. Tiedonhallintasuunnitelman käyttö kuitenkin hiipui ja tutkimuksesta selviää, että ilman suunnitelmallista tiedonhallintasuunnitelman ylläpitoa ja päivittämistä THS jää käyttämättä. Tämä johtaa tilanteeseen, jossa organisaatiolle muodostuu ennen pitkää omia epävirallisia käytäntöjä.