Ylläpidettävyyden ja ylläpitoprosessien kehittäminen toiminnanohjausjärjestelmien toimitusprojektin siirtymävaiheessa
Haggrén, Miika (2022)
2022
Tuotantotalouden DI-ohjelma - Master's Programme in Industrial Engineering and Management
Johtamisen ja talouden tiedekunta - Faculty of Management and Business
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2022-05-24
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202205185059
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202205185059
Tiivistelmä
Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä on yrityksen keskeisimmät toiminnot yhteen integroiva tietojärjestelmä. ERP-järjestelmien toimitusprojektit kestävät tyypillisesti kuukausia ja päättyvät siihen, että vastuu järjestelmän ylläpidosta siirtyy joko saman tai eri toimittajan tuki- ja ylläpitopalveluihin. ERP-projektien onnistumiseen vaikuttavista tekijöistä on paljon aikaisempaa tutkimusta, mutta huomattavasti vähemmän on tutkittu ylläpitovaihetta edeltävän toimitusprojektin ja siirtymävaiheen käytänteiden vaikutuksesta ylläpitovaiheessa suoriutumiseen. Suurten järjestelmien ylläpidon toimien organisointia ja tällaisten järjestelmien ylläpidettävyyttä on myös tutkittu paljon. Sen sijaan aikaisempaa tutkimusta ei ole ERP-toimitusprojektin siirtymävaiheen tapahtumista, tai järjestelmäprojektien siirtymävaiheen toimien vaikutuksesta ylläpitovaiheen eri osa-alueissa suoriutumiseen.
Tässä diplomityössä tutkittiin ERP-toimitusprojektin siirtymävaihetta eli ylläpitovaiheen valmistelu- ja suunnittelutoimet sisältävää vaihetta, sekä ERP-toimittajan ylläpidettävyyden ja ylläpitoprosessien kehittämistä ERP-toimituksen elinkaaren eri vaiheissa. Työn ensimmäisenä tavoitteena oli tunnistaa tekijät, jotka vaikuttavat ylläpitovaiheen onnistuneeseen aloitukseen. Työn toinen tavoite oli tunnistaa siirtymävaiheen ja ERP-toimitusprojektien käytänteiden yhteys ylläpitovaiheessa koettuihin haasteisiin. Tieteellisestä näkökulmasta tavoitteena oli myös muodostaa kuvaus ERP-toimitusprojektin siirtymävaiheesta.
Tutkimuksen ensisijainen aineisto kerättiin haastattelemalla kuutta henkilöä ERP-toimittajan projekti- ja tukihenkilöstöstä, sekä kahta asiakasyrityksen vastuuhenkilöä. Toissijaisena aineistona käytettiin ERP-toimittajan sisäistä dokumentaatiota. Kirjallisuus ERP-projekteista toimittajan näkökulmasta on vähäistä, minkä vuoksi tutkimuksessa hyödynnettiin paljon järjestelmäprojekteja kuvaavaa kirjallisuutta. Sisäisen dokumentoinnin avulla kyettiin tunnistamaan, miten hyvin järjestelmäprojektien kirjallisuus soveltuu tutkimuksen kohdeyrityksen kontekstiin ja saatiin näin esimerkiksi paremmin tutkitun toimitusprojektin prosesseja mukaileva haastattelurunko.
Tutkimuksen avulla tunnistettiin tiedonsiirto sekä siirtymävaiheen tärkeimmäksi että haasteellisimmaksi osa-alueeksi, jonka vaikutukset näkyivät ylläpitovaiheen alussa puutteellisena järjestelmän toiminnan ymmärtämisenä. Järjestelmän ymmärrettävyyteen ylläpitovaiheessa tunnistettiin myös merkittävästi vaikuttavan järjestelmän toteutettujen muokkausten selkeys ja niihin liittyvän dokumentoinnin toteutus ja sen löydettävyys. Yhteistyö projektiorganisaation ja ylläpito-organisaation välillä tunnistettiin vähäiseksi, minkä seurauksena projektiorganisaatio ei välttämättä tunnista toimitusprojektin toimien vaikutuksia ylläpitovaiheeseen. Tämän seurauksena ylläpidettävyyden huomiointi toimitusprojektin aikana on vähäistä. Tutkimuksessa tunnistettiin siirtymävaiheen sisällön olevan epäselvä niin järjestelmäprojekteja koskevassa kirjallisuudessa kuin myös tämän tutkimuksen kohdeyrityksellä. Toimenpiteissä ei suoranaisesti tunnistettu puutteita, mutta siirtymävaiheen tavoitteiden ja tehtävien määrittämisen vajavaisuuden voidaan nähdä vaikuttavan laajasti tavoitteiden saavuttamiseen.
Löydösten perusteella ylläpidettävyyden ja ylläpitoprosessien paremmalle huomioinnille toimitusprojektin ja siirtymävaiheen aikana muodostettiin suositukset. Ensimmäiseksi ERP-toimittajan tulee muodostaa ylläpidettävyydelle seurattavat tavoitteet, jotta kyetään paremmin tunnistamaan toimitusprojektin toimien yhteys ylläpitovaiheeseen ja näin johtamaan näitä vaiheita paremmin yhtenä kokonaisuutena. Toiseksi suositellaan monitorointiratkaisujen parempaa hyödyntämistä, ja kolmanneksi organisaatioiden läheisempää yhteistyötä tiedonsiirron kehittämiseksi. Neljänneksi suositellaan toimitusprojektin aikaista jatkuvaa dokumentaatiota ylläpito-organisaation tarpeisiin. Viidenneksi suositellaan siirtymävaiheen resurssointia, sisällön selkeyttämistä, ja kokonaisuutena projektinomaisen johtamisen hyödyntämistä siirtymävaiheen läpiviennissä. An Enterprise Resource Planning System (ERP system) is an information system that integrates the main functions of a company. ERP system delivery projects typically last for months and in the end, responsibility of maintaining the system is transferred from project organization to maintenance organization, either for the same or for a different supplier. A lot of literature can be found on the factors that influence the success of ERP projects, but little research has been done on the impact of the delivery project activities for the performance in the maintenance phase. A lot of research is also on organizing maintenance activities for major IT-systems and the maintainability of such systems, but there is no research on how activities during transitioning to maintenance phase impact on performance of maintenance activities. There is also no previous description in the literature for activities during ERP delivery project transition, or for the impact of IT-project’s transition activities on performance in different aspects of the maintenance phase.
This thesis researched ERP delivery project’s transition to the maintenance phase, and how maintainability and maintenance processes can be considered in the different phases of the ERP delivery life cycle. The first objective of this study was to identify the factors that contributed to the successful start of the maintenance phase. The second objective was to identify the link between activities in the transition and project phase to the challenges experienced during the maintenance phase. From a scientific point of view, the objective was also to provide a description of the transition phase of an ERP delivery project.
The primary data for the study was collected by interviewing six members of the ERP supplier's project and support personnel, and two customer’s managers. Secondary data was the internal documentation of the ERP supplier. The literature on ERP delivery projects from the supplier's perspective is scarce, which is why the study extensively used literature of IT delivery projects. The internal documentation was utilized to identify how well the literature on systems projects fits the context of the case company and thus, for example, to obtain an interview framework that better reflects the processes of the delivery project under study.
The study identified knowledge transfer as both the most important and most challenging activity of the transition phase which causes lack of understanding of the system at the beginning of the maintenance phase. The clarity of the system modifications and associated documentation were also found to have a significant impact on the comprehensibility of the system during the maintenance phase. Cooperation level between the project organization and the maintenance organization was identified as low, with the result that the project organization fails to recognize the impact of the delivery project's activities on the maintenance phase. As a result, there is little consideration of maintainability during the delivery project. The study identified that the transition phase activities are unclear not only in the literature but also for the ERP supplier. Deficiencies were not identified, but the lack of clear definition of transition objectives and tasks can be seen to have a wide impact on the achievement of transition phase objectives.
Based on the study’s findings, recommendations were made to take maintainability and maintenance processes better into account during the delivery project and the transition phase. First, the ERP supplier should set trackable objectives for maintainability to better identify the impact of delivery project’s activities to the maintenance phase and thus be able to better manage these phases together. Secondly, more comprehensive use of monitoring solutions is recommended, and thirdly, closer cooperation between organizations to develop knowledge transfer. Fourthly, continuous documentation during the delivery project is recommended to meet the needs of the maintenance organization. Fifthly, the transition phase should be resourced, the tasks clarified, and project-like management should be used for the transition phase.
Tässä diplomityössä tutkittiin ERP-toimitusprojektin siirtymävaihetta eli ylläpitovaiheen valmistelu- ja suunnittelutoimet sisältävää vaihetta, sekä ERP-toimittajan ylläpidettävyyden ja ylläpitoprosessien kehittämistä ERP-toimituksen elinkaaren eri vaiheissa. Työn ensimmäisenä tavoitteena oli tunnistaa tekijät, jotka vaikuttavat ylläpitovaiheen onnistuneeseen aloitukseen. Työn toinen tavoite oli tunnistaa siirtymävaiheen ja ERP-toimitusprojektien käytänteiden yhteys ylläpitovaiheessa koettuihin haasteisiin. Tieteellisestä näkökulmasta tavoitteena oli myös muodostaa kuvaus ERP-toimitusprojektin siirtymävaiheesta.
Tutkimuksen ensisijainen aineisto kerättiin haastattelemalla kuutta henkilöä ERP-toimittajan projekti- ja tukihenkilöstöstä, sekä kahta asiakasyrityksen vastuuhenkilöä. Toissijaisena aineistona käytettiin ERP-toimittajan sisäistä dokumentaatiota. Kirjallisuus ERP-projekteista toimittajan näkökulmasta on vähäistä, minkä vuoksi tutkimuksessa hyödynnettiin paljon järjestelmäprojekteja kuvaavaa kirjallisuutta. Sisäisen dokumentoinnin avulla kyettiin tunnistamaan, miten hyvin järjestelmäprojektien kirjallisuus soveltuu tutkimuksen kohdeyrityksen kontekstiin ja saatiin näin esimerkiksi paremmin tutkitun toimitusprojektin prosesseja mukaileva haastattelurunko.
Tutkimuksen avulla tunnistettiin tiedonsiirto sekä siirtymävaiheen tärkeimmäksi että haasteellisimmaksi osa-alueeksi, jonka vaikutukset näkyivät ylläpitovaiheen alussa puutteellisena järjestelmän toiminnan ymmärtämisenä. Järjestelmän ymmärrettävyyteen ylläpitovaiheessa tunnistettiin myös merkittävästi vaikuttavan järjestelmän toteutettujen muokkausten selkeys ja niihin liittyvän dokumentoinnin toteutus ja sen löydettävyys. Yhteistyö projektiorganisaation ja ylläpito-organisaation välillä tunnistettiin vähäiseksi, minkä seurauksena projektiorganisaatio ei välttämättä tunnista toimitusprojektin toimien vaikutuksia ylläpitovaiheeseen. Tämän seurauksena ylläpidettävyyden huomiointi toimitusprojektin aikana on vähäistä. Tutkimuksessa tunnistettiin siirtymävaiheen sisällön olevan epäselvä niin järjestelmäprojekteja koskevassa kirjallisuudessa kuin myös tämän tutkimuksen kohdeyrityksellä. Toimenpiteissä ei suoranaisesti tunnistettu puutteita, mutta siirtymävaiheen tavoitteiden ja tehtävien määrittämisen vajavaisuuden voidaan nähdä vaikuttavan laajasti tavoitteiden saavuttamiseen.
Löydösten perusteella ylläpidettävyyden ja ylläpitoprosessien paremmalle huomioinnille toimitusprojektin ja siirtymävaiheen aikana muodostettiin suositukset. Ensimmäiseksi ERP-toimittajan tulee muodostaa ylläpidettävyydelle seurattavat tavoitteet, jotta kyetään paremmin tunnistamaan toimitusprojektin toimien yhteys ylläpitovaiheeseen ja näin johtamaan näitä vaiheita paremmin yhtenä kokonaisuutena. Toiseksi suositellaan monitorointiratkaisujen parempaa hyödyntämistä, ja kolmanneksi organisaatioiden läheisempää yhteistyötä tiedonsiirron kehittämiseksi. Neljänneksi suositellaan toimitusprojektin aikaista jatkuvaa dokumentaatiota ylläpito-organisaation tarpeisiin. Viidenneksi suositellaan siirtymävaiheen resurssointia, sisällön selkeyttämistä, ja kokonaisuutena projektinomaisen johtamisen hyödyntämistä siirtymävaiheen läpiviennissä.
This thesis researched ERP delivery project’s transition to the maintenance phase, and how maintainability and maintenance processes can be considered in the different phases of the ERP delivery life cycle. The first objective of this study was to identify the factors that contributed to the successful start of the maintenance phase. The second objective was to identify the link between activities in the transition and project phase to the challenges experienced during the maintenance phase. From a scientific point of view, the objective was also to provide a description of the transition phase of an ERP delivery project.
The primary data for the study was collected by interviewing six members of the ERP supplier's project and support personnel, and two customer’s managers. Secondary data was the internal documentation of the ERP supplier. The literature on ERP delivery projects from the supplier's perspective is scarce, which is why the study extensively used literature of IT delivery projects. The internal documentation was utilized to identify how well the literature on systems projects fits the context of the case company and thus, for example, to obtain an interview framework that better reflects the processes of the delivery project under study.
The study identified knowledge transfer as both the most important and most challenging activity of the transition phase which causes lack of understanding of the system at the beginning of the maintenance phase. The clarity of the system modifications and associated documentation were also found to have a significant impact on the comprehensibility of the system during the maintenance phase. Cooperation level between the project organization and the maintenance organization was identified as low, with the result that the project organization fails to recognize the impact of the delivery project's activities on the maintenance phase. As a result, there is little consideration of maintainability during the delivery project. The study identified that the transition phase activities are unclear not only in the literature but also for the ERP supplier. Deficiencies were not identified, but the lack of clear definition of transition objectives and tasks can be seen to have a wide impact on the achievement of transition phase objectives.
Based on the study’s findings, recommendations were made to take maintainability and maintenance processes better into account during the delivery project and the transition phase. First, the ERP supplier should set trackable objectives for maintainability to better identify the impact of delivery project’s activities to the maintenance phase and thus be able to better manage these phases together. Secondly, more comprehensive use of monitoring solutions is recommended, and thirdly, closer cooperation between organizations to develop knowledge transfer. Fourthly, continuous documentation during the delivery project is recommended to meet the needs of the maintenance organization. Fifthly, the transition phase should be resourced, the tasks clarified, and project-like management should be used for the transition phase.