Kohti valtioneuvoston yhteistä asianhallintaa : Vahva-asianhallintajärjestelmän käyttöönotto informaatiokulttuurin näkökulmasta
Rintee, Anna-Maija (2022)
2022
Informaatiotutkimuksen maisteriohjelma - Master's Programme in Information Studies
Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta - Faculty of Information Technology and Communication Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2022-05-31
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202205185041
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202205185041
Tiivistelmä
Valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan kehittäminen -hankeen merkittävin vaikutus on ollut asianhallinnan toimintatapojen yhtenäistäminen eri ministeriöiden välillä. Vahva-asianhallintajärjestelmän käyttöönotto on oleellinen osa prosessia kohti yhtenäistä valtioneuvoston asianhallintaa. Vaikka tässä tutkielmassa on eroteltu käyttöönottokoulutus, käyttäjien sitouttaminen ja johdon merkitys omiksi osa-alueikseen, nämä todellisuudessa limittyvät ja peilaavat toinen toisiinsa muodostaen yhteen kietoutuneina toimintakulttuurin muutoksen. Pro gradu -tutkielmassa on käytetty laadullista tutkimusta ja se on tehty informaatiokulttuurin näkökulmasta. Aineisto on kerätty puolistrukturaalisilla asiantuntijahaastatteluilla ja analyysi on rakennettu teemoittelun pohjalta.
Vahva-hanke ja sen parissa työskentelevä tiedonhallinnan henkilöstö on saanut johdon tuen taakseen, mikä on erityisen tärkeää asianhallintajärjestelmien käyttöönotossa. Asianhallintajärjestelmän käyttö edellyttää asianhallinnan periaatteiden ja käsitteiden tuntemista. Virkahenkilöt hyötyisivätkin järjestelmäkoulutuksen lisäksi laajemmasta asianhallinnan koulutuksesta. Tällöin muodostuisi kokonaisnäkemys ministeriön toiminnasta suhteessa asianhallinnan prosesseihin. Vahvan käyttöönot-tokoulutuksessa paneudutaan asianhallintajärjestelmän käyttöön yksilötasolla. Kun pyritään muuttamaan koko organisaation toimintakulttuuria, voisi sen sijaan olla antoisampaa lähestyä oppimista koko työyhteisön prosessina.
Poikkihallinnollisuus on lisääntynyt erityisesti ministeriöiden asiakirjahallinnon yhdis-tämisen muodossa. Sen sijaan ministeriöiden välistä vuorovaikutusta Vahva-hanke ei ole yhtä merkittävästi lisännyt. Yhteisen asianhallintajärjestelmän etuna on joidenkin päällekkäisten asianhallinnan tehtävien karsiutuminen, jolloin niitä voidaan tuottaa valtioneuvoston tiedonhallintayksiköissä keskitetysti kaikille ministeriöille. Lisäksi asianhallintaan ja sen kehittämiseen on mahdollista resursoida paremmin. Haittapuolia yhteisessä asianhallintajärjestelmässä on sen käytettävyydessä, erityisesti tiedonhaun suhteen.
Vahva-hanke ja sen parissa työskentelevä tiedonhallinnan henkilöstö on saanut johdon tuen taakseen, mikä on erityisen tärkeää asianhallintajärjestelmien käyttöönotossa. Asianhallintajärjestelmän käyttö edellyttää asianhallinnan periaatteiden ja käsitteiden tuntemista. Virkahenkilöt hyötyisivätkin järjestelmäkoulutuksen lisäksi laajemmasta asianhallinnan koulutuksesta. Tällöin muodostuisi kokonaisnäkemys ministeriön toiminnasta suhteessa asianhallinnan prosesseihin. Vahvan käyttöönot-tokoulutuksessa paneudutaan asianhallintajärjestelmän käyttöön yksilötasolla. Kun pyritään muuttamaan koko organisaation toimintakulttuuria, voisi sen sijaan olla antoisampaa lähestyä oppimista koko työyhteisön prosessina.
Poikkihallinnollisuus on lisääntynyt erityisesti ministeriöiden asiakirjahallinnon yhdis-tämisen muodossa. Sen sijaan ministeriöiden välistä vuorovaikutusta Vahva-hanke ei ole yhtä merkittävästi lisännyt. Yhteisen asianhallintajärjestelmän etuna on joidenkin päällekkäisten asianhallinnan tehtävien karsiutuminen, jolloin niitä voidaan tuottaa valtioneuvoston tiedonhallintayksiköissä keskitetysti kaikille ministeriöille. Lisäksi asianhallintaan ja sen kehittämiseen on mahdollista resursoida paremmin. Haittapuolia yhteisessä asianhallintajärjestelmässä on sen käytettävyydessä, erityisesti tiedonhaun suhteen.