Prosessimallinnuksen kehittäminen - Tapaustutkimus

Abstract

Jatkuvan muutoksen kiihtyessä ja kilpailutilanteen kiristyessä, yritysten menestyminen on riippuvainen omasta kyvystään uudistaa liiketoimintaansa. Muutosvauhdista johtuvien haasteiden kanssa painivat niin yritykset kuin julkiset organisaatiotkin. Yritysten toiminnan keskiössä ovat asiakkaat, prosessit ja tulokset. Asiakkaat asettavat vaatimuksia yrityksen toiminnalle ja sen tuomille tuloksille. Yritysten prosessit taas ovat avainasemassa tuottamassa näitä tuloksia. Tämän vuoksi prosessien ja niiden ymmärtämisen tulisikin olla kaiken kehittämisen ja muutoksen keskiössä. Lisäksi digitaalinen transformaatio on vaikuttanut yritysten sisäisen toiminnan järjestämiseen ja samalla muuttanut ympärillä olevia markkinoita. Hyödyntämällä prosessimallinnusta digitaalisen transformaation sisältämä potentiaali saadaan paremmin käyttöön. Useat yritykset haluavat hyödyntää prosessijohtamista ja -mallinnusta omien prosessien kehittämisessä, mutta kohtaavat kuitenkin usein haasteita niiden hyödyntämisessä.

Tämä tutkimus on toteutettu yhden organisaation laadullisena tapaustutkimuksena Savon Voimalle diplomityönä, osana yrityksen sisäistä kehitysprojektia. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, kuinka organisaatiot voivat kehittää omaa prosessimallinnustaan, joka on tärkeä osa prosessijohtamista. Prosessimallinnuksessa useat ihmiset työskentelevät organisoidusti tuot-taakseen prosessikuvauksen mallinnettavasta tapahtumaketjusta. Prosessikuvausten lisäksi, prosessimallinnuksen tuotosta ovat myös työn aikana saavutetut yhteinen ymmärrys ja oivallukset, jotka ovat usein kehittämistyön varsinaisia prosessikuvauksia arvokkaampia.

Prosessimallinnuksen kehittäminen vaatii prosessimallinnuksen menestystekijöiden tunnistamisen, kuitenkaan aiemmissa kirjallisuuden tutkimuksissa prosessimallinnuksen menestystekijöitä ei ole tunnistettu. Työ alkoi prosessimallinnuksen menestystekijöiden viitekehyksen määrittelyllä perustuen aiempiin tutkimuksiin ja teoriaan. Empiirinen aineisto kerättiin pääasiassa teemahaastatteluilla ja aineistoa analysoitiin hyödyntäen määriteltyä viitekehystä. Analyysissa pyrit-tiin tunnistamaan kohdeorganisaation prosessimallinnuksen nykytilan haasteet ja tavoitetilat. Analyysin pohjalta kohdeorganisaatiolle annettiin viisi toimenpide-ehdotusta prosessimallinnuksen kehittämiseksi.

Tässä tutkimuksessa havaittiin, että prosessimallinnuksesta tehty tutkimus on hyvin teknistä ja keskittyy suurelta osin mallinnusnotaatioihin ja mallinnustekniikkaan. Prosessijohtamisesta tehty tutkimus puolestaan keskittyy laajemmin prosessien kehittämiseen ja mittaamiseen, joten organisaatioiden prosessimallinnuksen toimintatavoista ja hyödyntämisestä kertova tutkimus on jäänyt väliinputoajaksi. Tämän tapaustutkimuksen avulla tuloksena syntyneitä havaintoja reflektoitiin olemassa olevaan kirjallisuuteen ja havaintojen todettiin vahvistavan tai joissakin tapauksissa heikentävän teorian tulkintoja. Työssä pyrittiin tuottamaan aiempaa selvästi konkreettisempia havaintoja prosessimallinnuksen kehittämisestä, tunnistamaan missä keskikokoisen yrityksen suurimmat haasteet ovat ja kuinka ne eroavat prosessijohtamisen ja -mallinnuksen teoriasta. Tapaustutkimukseen pohjalta pystyttiin luomaan nelivaiheinen prosessimallinnuksen kehittämisprosessi, jonka vaiheet ovat: tutustu prosessimallinnuksen menestystekijöiden viitekehykseen, tunnista nykytila, tunnista tavoitetilat ja aseta toimenpide-ehdotukset.

Tutkimuksen tuloksena määritelty prosessimallinnuksen menestystekijöiden viitekehys ja prosessimallinnuksen kehittämisprosessi kokonaisuutena auttaa organisaatioita konkreettisesti edistämään omaa prosessimallinnustaan.

With the accelerating change and increasing competition, the success of companies is high-ly dependent on their ability to renew their business activities. Both private business and the public sector are struggling with the increasing speed of change. The cores of all businesses revolve highly around their customers, processes, and outcomes. Customers have requirements for the business and its outcomes since the outcomes are the customer’s main interests. The link between the company’s outcomes and its customers are the processes creating the desired outcomes. So, the comprehension of processes and the process itself should be in the centre of all development and transition. In addition, digital transformation has had an im-pact on not only how companies organize their functions but also on the surrounding business environment. By utilizing process modeling, organizations can better harness the potential of digital transformation. Several companies want to utilize process management and modeling to develop their own processes, but often face challenges in implementing them.

The study has been carried out for Savon Voima as a qualitative case study of one organization, as part of the company's internal development project. The aim of the study is to find out how organizations can develop their own process modeling, which is an important part of process management. In process modeling, several people work in an organized way to produce a process description of a workflow. In addition to process descriptions, the result of process modeling is the common understanding and insights gained during the work, which are often more valuable in development work than the actual process model.

The development of process modeling requires the identification of the success factors of process modeling; however, the success factors of process modeling have not been identified in previous literature studies. The work was iniated with defining a framework for the success factors of process modeling based on previous research and theory. Empirical data were collected mainly by interviews and the data were analyzed using a defined framework. The analysis sought to identify the challenges and target states of organization's process modeling. Based on the analysis, five action points were proposed to the target organization to develop their process modeling.

It was found in this study that research on process modeling is highly technical and largely focuses on modeling notations and modeling techniques. Research on process management, on the other hand, focuses more on the development and measurement of processes, so re-search on the utilization of process modeling in organizations has been left out. The resulting findings from this case study were reflected in the existing literature and were found to confirm or in some cases weaken interpretations of the theory. The aim of this work was to produce more concrete observations on the development of process modeling, to identify where the challenges of a medium-sized company really are and how they differ from the theory of process management and modeling. Based on the case study, it was possible to create a four-step process modeling development process with the following steps: review the reference framework of process modeling success factors, identify the current state, identify the target states, and set proposals for action.

As a conclusion, the defined process modeling success factors framework and the process modeling development process help organizations to promote their own process modeling.