Kuntakentän talousraportoinnin automatisointiuudistus: Mistä johtuu kuntien ja kuntayhtymien hidas eteneminen johdon laskentatoimen innovaation käyttöönotossa?
Monto, Tuulia (2022)
Monto, Tuulia
2022
Hallintotieteiden maisteriohjelma - Master's Programme in Administrative Studies
Johtamisen ja talouden tiedekunta - Faculty of Management and Business
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2022-05-17
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202204274029
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202204274029
Tiivistelmä
Kuntien ja kuntayhtymien taloustietojen raportoinnin uudistus on tämän pro gradu -tutkielman aiheena. Raportoinnin automatisointi on johtanut järjestelmämuutoksiin ja muihin toimenpiteisiin kuntakentällä. Automaation aikaansaamiseksi toimijoiden tulee mahdollistaa XBRL-muotoinen (eXtensible Business Reporting Language) raportointi taloustietojärjestelmissä. Samanaikaisesti kirjanpidossa on siirryttävä kuutiomalliin (tilit, palveluluokat ja sektoriluokat). Ne edellyttävät muutoksia sisäisissä kirjauskäytännöissä. Uudistuksen mukaisen XBRL-raportoinnin aloitusajankohdaksi määräytyi vuoden 2021 taloustietojen raportointi Valtiokonttoriin. Kuitenkin tämä oli liian tiukka aikataulu osalle toimijoista eikä tarvittavia muutoksia saatu valmiiksi kaikkien kuntakentän yli 400 toimijan taholla. Näin ollen Valtiokonttori antoi lisäaikaa automatisoidun talousraportoinnin käyttöönottoon vuoteen 2025 mennessä. Samaiseen ajankohtaan asti kunnat ja kuntayhtymät voivat toimittaa taloustiedot manuaalisesti Excel-tiedonsyöttösovellusta hyödyntäen. Tämän muutosprosessin pohjalta syntyi idea tarkastella syitä sille, miksi osa kunnista ja kuntayhtymistä ottaa uudistuksen käyttöön hitaammin kuin muut.
Tutkielman teoreettinen viitekehys rakentuu johdon laskentatoimen innovaatioiden, automaation ja laskentatoimen tietojärjestelmien tutkimuksen ympärille. Innovaatioiden käyttöönottoa käsittelevä kirjallisuus on tarkastellut prosessin sujuvuutta ja nopeutta. Käyttöönottoprosesseissa ilmenneet ongelmat ja haasteet ovat tämän pro gradu -tutkielman ydintä, sillä niiden avulla pyritään selittämään sitä, miksi käyttöönotto joidenkin toimijoiden kohdalla etenee hitaasti. Tutkimuskirjallisuudesta johdetaan teoreettinen viitekehys, jonka osia ovat (1) rajalliset resurssit, (2) näkemyserot, (3) kysynnän ja tarjonnan välinen epäsuhta ja (4) käyttöönoton kompleksisuus. Tutkielman empiriassa syvennytään Valtiokonttorin suorittaman kuntatalouden kyselyn 2021 avoimiin kysymyksiin, joiden vastauksissa käsitellään uudistuksen valmiustasoa. Pääpaino aineiston havainnoinnissa oli niissä vastauksissa, joissa esiintyi syitä hitaalle käyttöönotolle tai käyttöönottoprosessiin liittyviä ongelmia. Kyselyaineiston läpikäynnin yhteydessä se kategorisoitiin ja teemoiteltiin viitekehystä muistuttavalla tavalla. Teoriaohjaava sisällönanalyysi eli abduktiivinen päättely mahdollisti aineiston ehdoilla etenemisen teoreettisia käsitteitä kuitenkaan unohtamatta. Sisällönanalyysi kulki vastaajien suorista lainauksista muodostettujen pelkistettyjen ilmaisujen pohjalta alaluokkiin ja sitä kautta yläluokkiin.
Aineistoanalyysissä löydettiin monipuolinen joukko syitä automatisoidun talousraportoinnin hitaalle käyttöönotolle. Aineistossa laajalti toistuvuutta saivat sellaiset vastaukset, joissa ongelmat liittyivät järjestelmiin ja järjestelmätoimittajiin. Keskeisiä havaintoja olivat järjestelmien toimimattomuus, ongelmat uusien järjestelmien hankinnoissa ja yhteistyöhaasteet järjestelmätoimittajiin. Lisäksi rajalliset resurssit, niin ajan, henkilöstön kuin kustannusten suhteen selittivät monien käyttöönottajien hidasta etenemistä. Vastauksissa korostuivat resurssipulan laaja-alaisuus ja ongelmien kasaantuminen. Kolmas merkittävä kokonaisuus muodostui turhautumisen, näkemyserojen ja osaamattomuuden ympärille. Osa vastaajista koki turhautumista Valtiokonttoria kohtaan eikä omannut samaa käsitystä automaation tuomista hyödyistä. Tutkielman keskeiset tulokset liittyvät sellaisiin havaintoihin, jotka sisällönanalyysissä saavutettiin teoreettiseen viitekehykseen nähden. Käyttöönoton kompleksisuuden teeman alueella tunnistettiin sisäisten kirjauskäytäntöjen yhdenmukaistamisen aiheuttavan paljon työtä. Tästä kieli esimerkiksi kuutiomallin mukaisen kirjanpidon aikaansaamisen haasteet. Toinen havainto tehtiin rajallisten resurssien teeman alueella ajanpuutteeseen liittyen. Kyseessä ei ollut teoreettisen viitekehyksen mukainen käyttöönoton priorisoinnista johtuva ajallinen panostus muutokseen vaan siinä korostui ajanpuute tai aikataulun tiukkuus resurssien näkökulmasta. Viimeisenä tunnistettiin myös hyvinvointialueuudistuksen vaikutukset automaation käyttöönottoon.
Tutkielman teoreettinen viitekehys rakentuu johdon laskentatoimen innovaatioiden, automaation ja laskentatoimen tietojärjestelmien tutkimuksen ympärille. Innovaatioiden käyttöönottoa käsittelevä kirjallisuus on tarkastellut prosessin sujuvuutta ja nopeutta. Käyttöönottoprosesseissa ilmenneet ongelmat ja haasteet ovat tämän pro gradu -tutkielman ydintä, sillä niiden avulla pyritään selittämään sitä, miksi käyttöönotto joidenkin toimijoiden kohdalla etenee hitaasti. Tutkimuskirjallisuudesta johdetaan teoreettinen viitekehys, jonka osia ovat (1) rajalliset resurssit, (2) näkemyserot, (3) kysynnän ja tarjonnan välinen epäsuhta ja (4) käyttöönoton kompleksisuus. Tutkielman empiriassa syvennytään Valtiokonttorin suorittaman kuntatalouden kyselyn 2021 avoimiin kysymyksiin, joiden vastauksissa käsitellään uudistuksen valmiustasoa. Pääpaino aineiston havainnoinnissa oli niissä vastauksissa, joissa esiintyi syitä hitaalle käyttöönotolle tai käyttöönottoprosessiin liittyviä ongelmia. Kyselyaineiston läpikäynnin yhteydessä se kategorisoitiin ja teemoiteltiin viitekehystä muistuttavalla tavalla. Teoriaohjaava sisällönanalyysi eli abduktiivinen päättely mahdollisti aineiston ehdoilla etenemisen teoreettisia käsitteitä kuitenkaan unohtamatta. Sisällönanalyysi kulki vastaajien suorista lainauksista muodostettujen pelkistettyjen ilmaisujen pohjalta alaluokkiin ja sitä kautta yläluokkiin.
Aineistoanalyysissä löydettiin monipuolinen joukko syitä automatisoidun talousraportoinnin hitaalle käyttöönotolle. Aineistossa laajalti toistuvuutta saivat sellaiset vastaukset, joissa ongelmat liittyivät järjestelmiin ja järjestelmätoimittajiin. Keskeisiä havaintoja olivat järjestelmien toimimattomuus, ongelmat uusien järjestelmien hankinnoissa ja yhteistyöhaasteet järjestelmätoimittajiin. Lisäksi rajalliset resurssit, niin ajan, henkilöstön kuin kustannusten suhteen selittivät monien käyttöönottajien hidasta etenemistä. Vastauksissa korostuivat resurssipulan laaja-alaisuus ja ongelmien kasaantuminen. Kolmas merkittävä kokonaisuus muodostui turhautumisen, näkemyserojen ja osaamattomuuden ympärille. Osa vastaajista koki turhautumista Valtiokonttoria kohtaan eikä omannut samaa käsitystä automaation tuomista hyödyistä. Tutkielman keskeiset tulokset liittyvät sellaisiin havaintoihin, jotka sisällönanalyysissä saavutettiin teoreettiseen viitekehykseen nähden. Käyttöönoton kompleksisuuden teeman alueella tunnistettiin sisäisten kirjauskäytäntöjen yhdenmukaistamisen aiheuttavan paljon työtä. Tästä kieli esimerkiksi kuutiomallin mukaisen kirjanpidon aikaansaamisen haasteet. Toinen havainto tehtiin rajallisten resurssien teeman alueella ajanpuutteeseen liittyen. Kyseessä ei ollut teoreettisen viitekehyksen mukainen käyttöönoton priorisoinnista johtuva ajallinen panostus muutokseen vaan siinä korostui ajanpuute tai aikataulun tiukkuus resurssien näkökulmasta. Viimeisenä tunnistettiin myös hyvinvointialueuudistuksen vaikutukset automaation käyttöönottoon.