Siilojen ylittäminen sekä toimialojen välinen ja sisäinen yhteistyö : Case: Helsingin kaupungin johtamisjärjestelmäuudistus

Abstract

Tämä pro gradu -tutkielma käsittelee organisaation siiloja ja niiden sisäistä sekä välistä yhteistyötä, keskittyen Helsingin kaupungin johtamisjärjestelmäuudistuksen myötä muodostettuihin toimialoihin. Organisaatioiden kasvaessa isommiksi, tulee tarve jakaa organisaatiota helpommin hallittaviksi yksiköiksi tai osastoiksi, jotka monesti rakentuvat jonkin tietyn funktion ympärille. Samalla tulee pitää huolta siitä, että eri yksiköt toimivat ja kommunikoivat keskenään ja työskentelevät organisaation yhteisten tavoitteiden eteen. Organisaatioiden pitää siis löytää eriytymisen ja integraation välille tasapaino, sillä eriytymisen mennessä liian pitkälle, on mahdollista, että organisaatioon muodostuu siiloja. Organisaation siilot ovat toimintahäiriöitä eli dysfunktioita, jotka muodostuvat erilaisten rajojen sisälle ja alkavat toimimaan muusta organisaatiosta erillään, siilojen omien päämäärien tavoittamiseksi. Tällaisia rajoja on hyvin erilaisia ja tässä tutkimuksessa organisaation siiloja käsitellään rakenteellisesta, kulttuurisesta ja psykologisesta näkökulmasta.

Organisaatio voi käyttää erilaisia työkaluja estääkseen siilojen syntymisen ja pitääkseen organisaation yhtenäisenä ja hallittavana. Koko organisaation läpileikkaava johtaminen, koordinaatio ja kommunikaatio sekä tiedottaminen ovat tärkeässä roolissa organisaation eheyden ja hallittavuuden kannalta. Mikäli näissä epäonnistutaan, riskeinä on siiloutuminen ja sitä myöten työn ja organisaation sirpaloituminen, päällekkäisen työn tekeminen, resurssien haaskaaminen sekä yleinen epäselvyyden ja turvattomuuden tunne. Organisaatiot voivat käyttää integraatiomekanismeja eriytymisen ja integraation tasapainon löytämiseksi ja säilyttämiseksi. Integraatiomekanismien valinta on pääosin johdon vastuulla ja mikäli johto valitsee tilanteeseen sopimattoman integraatiomekanismin, tilanne saattaa vain pahentua. Siiloutuminen voi tapahtua sekä vertikaalisesti että horisontaalisesti, siiloja voi olla eri kokoisia ja ne voivat olla sisäkkäin.

Tämä tutkimus on laadullinen tutkimus, jonka aineisto oli kerätty jo ennen tutkimuksen aloittamista. Tästä syystä tutkimus toteutettiin aineistolähtöisenä sisällönanalyysinä, jossa teoreettinen viitekehys ei ole koko analyysin pohjana, vaan ennemminkin analyysin tukena. Tutkimuksen menetelmä on tapaustutkimus, sillä tapaustutkimus soveltuu hyvin monimutkaisten kokonaisuuksien, kuten rakenne- ja toimijasuhteiden, tarkasteluun. Tutkimuksen tapaus on Helsingin kaupungin johtamisjärjestelmäuudistus. Tapaus rajautuu ajallisesti johtamisjärjestelmäuudistuksen aloitusvuoden (2017) sekä aineiston keruuseen käytetyn Muutospulssi-kyselyn (2019) väliin. Aineisto koostuu Helsingin kaupungin toimialojen henkilöstön avovastauksista, jotka kaikki vastaavat samaan kysymykseen: Miten arvioit johtamisjärjestelmän uudistusta ja sen läpivientiä? Avovastaukset redusoitiin, jonka jälkeen redusoidut ilmaisut ryhmiteltiin ensin yläluokiksi, jotka yhdistettiin vielä pääluokiksi, joiden avulla vastataan tutkimuskysymyksiin.

Tutkimuksen tuloksista käy ilmi, että johtamisjärjestelmäuudistuksen myötä Helsingin kaupunkiorganisaatiossa toimialat ovat itsessään siiloutuneita ja niiden sisällä esiintyy pienempiä siiloja organisaation eri kerroksissa. Sekä toimialojen välillä että niiden sisällä ei ole tarpeeksi viestintää ja kommunikaatiota. Samalla ylin johto ja eri esihenkilötasot ovat eriytyneet toisistaan ja alaisistaan. Muutosprosessi on ollut vielä kesken ja edellä mainitut haasteet yhdistettynä koordinaation puutteeseen ovat luoneet koko organisaation läpileikkaavaa epätietoisuuden tunnetta, epäselviä rooleja ja vastuita sekä päällekkäistä työtä. Tämän perusteella muutosta ei ole läpiviety strategisesti ja toimialoja edeltävien virastojen rakenteet ja kulttuurit ovat vielä voimissaan. Moni aiemman rakenteen mukainen virasto on muodostunut siiloksi toimialan sisällä. Johtamisjärjestelmäuudistus on onnistunut parhaiten ylimmän johdon kohdalla ja toimialamalli tarjoaa uusia keinoja ja työkaluja parempaan yhteistyöhön sekä toimialojen välillä että niiden sisällä, mutta toistaiseksi integraatiomekanismeja ei ole käytetty tarpeeksi monipuolisesti ja toimintojen yhtenäistäminen on vielä kesken.