Tarjouksentekoprosessin kehittäminen suunnittelun sisältävissä kouluhankkeissa

Abstract

Suomessa rakennettavat oppilaitosrakennukset ovat usein laajoja, ja ne käsittävät monipuolisesti erilaisille toiminnoille tarkoitettuja tiloja. Suunnittele ja rakenna -urakoiden (SR) tarjouskilpailut sitovat hankkeen laajuudesta ja monimutkaisuudesta riippuen huomattavastikin kilpailuun osallistuvan yrityksen resursseja. Tarjouksen laatiminen ja antaminen sisältävät urakoitsijan näkökulmasta taloudellisia riskejä, sillä etenkin kouluhankkeiden tarjouskilpailuissa menestyminen on kuitenkin urakoitsijan näkökulmasta usein epävarmaa. Toisaalta SR-hankkeet tarjoavat myös mahdollisuuden yrityksen osaamisen hyödyntämiseen kilpailuedun saavuttamisessa.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, kuinka SR-muotoisten kouluhankkeiden tarjouksen-tekoprosessin aikaisten suunnittelu- ja kustannuslaskentatehtävien suorittamista olisi mahdollista helpottaa ja tarjouksen laatua parantaa kohdeyrityksessä. Keinoja oli tarkoitus etsiä etenkin tarjouksen laatimisessa käytettävien suunnitteluratkaisujen vakioimisesta. Tutkimuksen kohdeyritys on Fira Oy, jonka kanssa yhteistyössä tutkimus suoritettiin.

Tutkimus koostuu kirjallisuusselvityksestä ja empiirisestä osuudesta. Kirjallisuusselvityksessä on kuvattu SR-muotoisten hankkeiden ja rakennusteollisuuden piirteitä sekä suomalaisen koulurakentamisen ominaisuuksia. Lisäksi selvityksessä on käsitelty leanin, muussa teollisuudessa hyödynnetyn vakioinnin ja hiljaisen tiedon jalostamisen periaatteita osana rakennusalan prosessien kehittämistä. Tutkimuksen empiirisessä osuudessa on esitetty kohdeyrityksen tarjouksentekoprosessi ja siihen liittyvät haasteet. Osana empiiristä osuutta on tutkittu kahta case-kouluhanketta, joiden tarjouskilpailuihin kohdeyritys osallistui. Case-hankkeiden ja tarjouksentekoprosessin ongelmien kuvaamisen tukena on käytetty kohdeyrityksen henkilöstölle tehtyjä haastatteluja. Tutkitun teorian ja empiirisessä osuudessa tehtyjen havaintojen perusteella on annettu kehitysehdotuksia, joiden avulla kohdeyritys voinee helpottaa tulevien kouluhankkeiden tarjouksentekoprosessin suorittamista.

Case-hankkeita tutkittaessa vahvistui olettama, jonka mukaan kouluhankkeet ovat ominaisuuksiltaan huomattavan erilaisia. Varianssia on erityisesti rakennettavien koulujen laajuuksissa ja tilaohjelmissa, tarjouspyyntöjen sisällöissä ja vaatimuksissa sekä tarjouskilpailuiden arvioinnissa painotettavissa asioissa. Lisäksi ilmeni, että vaikka kohdeyrityksessä hyödynnetäänkin vakioidun muotoista ja kuvattua tarjouksentekoprosessia, katoaa kouluhankkeiden aikana hankituista opeista nykyisellään huomattava osa. Etenkin kohdeyrityksessä tehdään hankkeiden välillä toistuvaa suunnitteluratkaisujen kehitystyötä, sillä laadittuja ratkaisuja ei nykyisellään tallenneta jatkohyödyntämistä varten.

Tutkimuksen tulosten perusteella kohdeyrityksessä tulisi jatkossa hyödyntää aiempaa suunnitelmallisemmin kumppanuusarkkitehtejä, joiden kanssa olisi koulujen suunnittelun prosessia ja tuotettavia ratkaisuja mahdollista kehittää ja vakioida hankkeissa saatavien oppien pohjalta. Lisäksi kohdeyrityksessä olisi hyödyllistä tallettaa kouluhankkeissa käytettyjä ratkaisuja ja jakaa niitä henkilöstön välillä nykyistä enemmän. Ratkaisuista olisi mielekästä koostaa suunniteltavien koulujen peruslaatutasoa kuvaava listaus. Myös hankkeissa harvemmin ilmenevien ratkaistavien asioiden eteen tehtävä selvitystyö tulisi dokumentoida kohdeyrityksessä nykyistä paremmin. Tutkimuksessa selvisi, että henkilöstöllä on valmiutta ja ajatuksia kehitystyön tekemiseen, mutta työhön tulisi osoittaa resursseja. Tutkimuksessa ei testattu kuvattujen ratkaisujen toimivuutta käytännössä.

Newly constructed buildings used by Finnish educational institutions are often large in size and consist of a variety of facilities meant for different kind of activities. Depending on the extent and complexity of the project, design–build (D–B) projects can take up notable amounts of resources of a company participating in a tender. Design–build -projects expose contractors to financial risk, as succeeding in tenders is always uncertain, especially in school related construction projects. On the other hand, D-B projects offer an opportunity to benefit from the knowledge of the company for it to gain competitive advantage in tenders.

The purpose of this research was to investigate possible ways to ease the workflow and to improve the quality of plans made by the subject company during its tender process. Means of improvement were sought especially from standardization, and attention was paid to tasks related to designing and cost estimation. The research was carried out in cooperation of the subject company, Fira Oy.

The research consists of a literary review and an empirical part. In the literary review some characteristics of D–B projects and school related construction in Finland are described, in addition to peculiarities of the Finnish construction industry. Also in the review, the core principles of lean philosophy, utilizing tacit knowledge and standardization used in other fields of industry are examined. It is then examined, how these principles could be applied to construction. In the empirical part, the tender process of the subject company is presented alongside the challenges related to it. Two case projects, to whose tenders’ the subject company took part of, are examined as part of the empirical part. Interviews of employees of the subject company are used to elaborate the representation of the tender process and its problems. Based on the findings of the literary review and the empirical part, proposals for possible means of improvement of future tenders is then described.

While reviewing the case projects, the presumption that school projects notably differ from each other, was confirmed. The projects’ properties vary especially regarding their sizes and programs, the contents and requirements given in invitation for tenders in addition to how the assessment criteria of the plans is emphasized. It also turned out that although the tender process of the subject company is standardized and defined, a considerable amount of the knowledge obtained during the processes is lost. Especially work related to design solutions is done recurring between the projects, as not all solutions created by the subject company are currently not documented for future use.

The findings of the research suggest that the subject company should make use of partner architects, as that would enable further development and standardization of design process and solutions for schools through knowledge gained in tenders. It would also be favorable to document and share solutions created in school projects between the personnel of the subject company in a more consistent way. It is recommended that a basic level of quality for solutions should be defined. Additionally, investigations made regarding solutions that appear more infrequently in projects should be documented in a more thorough way. During the research it emerged that the personnel have ideas and exhibit readiness to carry out development work, but there appears to be a lack of resources and time for this to be done. The solutions suggested were not tested within the limits of the research.