Development of performance measurement for the procurement of project business

Abstract

Procurement is a key part of almost every manufacturing business. Successful supply chain management ensures that the required products or services arrive at the right time. To manage procurement effectively it requires implementing and following corporate strategies and procedures. Effective procurement performance measurement is needed to implement and monitor corporate strategies and targets. The thesis studies procurement performance measurement in a project business environment. The objective of the thesis is to develop a harmonized and coherent performance measurement system for one of the case company’s business lines. Additionally, the objective is to align operational and strategical procurement targets and activities.

The research strategy for the thesis was the case study. With the case study approach, research can focus in-depth on the case and maintain a holistic and real-life viewpoint. Data for the research was gathered from qualitative and quantitative sources. Thus, the mixed method was chosen as a methodological choice. Qualitative data was gathered from semi-structured interviews and workshops. Quantitative data was gathered from the company’s data cube. Induction was chosen as an approach for theory development.

At first, the thesis analyzed the current state of the case company’s procurement performance measurement. The needs of the procurement stakeholders were gathered via interviews, workshops, and by examining previous performance measures. Draft dashboards were created based on the feedback from the interviews, corporate material, and literature. Created performance metrics were based on corporate strategies and objectives. The thesis uses a modified performance measurement system design process framework and implementation process framework in the implementation process. Visualization framework was used to determine the right visualization. These frameworks were used to create the dashboards. The draft dashboards were presented in several workshops, where stakeholders had an opportunity to propose changes and ask questions about the logic behind the measures.

The current status of the company’s procurement performance measurement was overall in a good shape based on procurement coverage. Based on feedback from the interviews, the coverage of current measures was good. Only a few additional measures were requested. The major problems that occurred were, that a lot of manual work was required to obtain the measures. The second concern was the lack of harmonization between performance measurement systems between business units. The lack of harmonization restricted the cross-referencing and generated misunderstandings to the measuring logic between business units.

After the workshops, the draft dashboards were developed according to the requests given in the workshops. Several propositions were presented, which were evaluated according to the modified performance measurement system design framework. Finally, a total of three harmonized dashboards were created for the business unit management, category management, and team management. Transparency and harmonization were ensured by using the same dataset that was used for the organizational level. Literature frameworks conveyed the same message that was observed during the development process. The organization's strategy, objectives, and activities should be derived into the performance measurement. Thus, it can be used to monitor the strategy implementation, challenge the corporate strategy, and redirect focus on the critical areas.

Hankinta on keskeinen osa jokaista yritystä, joka toimii valmistavassa teollisuudessa. Onnistunut toimitusketjun hallinta varmistaa, että tarvittavat tuotteet ja palvelut saapuvat oikeaan aikaan. Hankintojen tehokas hallinta edellyttää yrityksen strategioiden ja menettelytapojen toteuttamista ja noudattamista. Yrityksen strategian ja tavoitteen toteutumisen seurantaan tarvitaan toimivaa hankinnan suorituskyvyn mittaamista. Diplomityössä tutkitaan hankinnan suorituskyvyn mittaamista projektiliiketoimintaympäristössä. Diplomityön ensimmäisenä tavoitteena on kehittää yhtenäinen ja harmoninen suorituskyvyn mittausjärjestelmä kohdeyrityksen liiketoimintalinjalle. Toinen tavoite on yhtenäistää operatiivisen ja strategisen hankinnan tavoitteet ja toiminnot.

Diplomityön tutkimusstrategiana oli tapaustutkimus. Tapaustutkimuslähestymistavan avulla tutkimus voi keskittyä tapaukseen syvällisesti ja silti säilyttää kokonaisvaltaisen ja tosielämän lähestymistavan. Tutkimusaineistot kerättiin laadullisista ja kvantitatiivisista lähteistä. Siksi sekamenetelmä valittiin metodologiaksi. Laadullista dataa kerättiin puolistrukturoiduista haastatteluista sekä työpajoista. Määrällinen data kerättiin yrityksen datakuutiosta. Opinnäytetyössä käytettiin pragmatismifilosofiaa. Induktiivinen päättely valittiin lähestymistavaksi teorian kehittämiseen.

Aluksi diplomityössä analysoitiin kohdeyrityksen hankinnan suorituskyvyn mittaamisen nykytilaa. Hankinnan sidosryhmien tarpeet kerättiin haastatteluiden, työpajojen ja kohde yrityksen aikaisempia suorituskyvyn mittareita analysoimalla. Haastatteluiden, työpajojen, yrityksen materiaalien ja kirjallisuuden pohjalta luotiin luonnosmittaristot. Luodut suorituskyvyn mittarit perustuivat yritykseen strategiaan ja objektiiveihin. Viitekehyksinä diplomityössä käytettiin muokattuja suorituskyvyn mittaamisen suunnitteluprosessin viitekehystä ja implementointi prosessin viitekehystä. Visuaalista viitekehitystä käytettiin visualisuuden tarkastelemiseen. Kyseisiä viitekehyksiä käytettiin mittaristojen tekemiseen sekä niiden kehittämiseen. Luonnosmittaristot esiteltiin useissa työpajoissa, joissa sidosryhmillä oli mahdollisuus ehdottaa muutoksia ja esittää kysymyksiä mittarien taustalla toimivasta logiikasta.

Yhtiön hankinnan suorituskyvyn mittaamisen nykytila oli kattavuuden osalta hyvässä kunnossa. Haastatteluiden perusteella nykyiset mittarit kattoivat hyvin hankinnan tarpeet. Haastateltavat pyysivät vain muutamia lisämittareita olemassa olevien lisäksi. Haastatteluiden ja työpajojen pohjalta suurimmat ongelmat olivat, että mittaustiedon kerääminen vaati paljon manuaalista työtä. Toinen ongelma oli suorituskykymittauksen harmonisoinnin puute liiketoimintayksiköiden välillä. Harmonisoinnin puute rajoitti yksiköiden vertailua ja aiheutti väärinkäsityksiä oikeasta mittauslogiikasta eri liiketoimintayksiköissä.

Työpajojen jälkeen luonnosmittaristoja kehitettiin työpajoissa esitettyjen toiveiden mukaisesti. Esitettyjä ehdotuksia arvioitiin muokatun suorituskyvyn mittaamisen suunnitteluprosessin viitekehyksen pohjalta. Lopulta yhteensä kolme harmonisoitua mittaristoa luotiin liiketoimintayksiköiden johtamiseen, kategorian hallintaan ja tiiminhallintaan. Läpinäkyvyys ja harmonisointi varmistettiin käyttämällä samaa tietolähdettä, jota käytettiin myös organisaatiotasolla. Kirjallisuuden viitekehykset olivat linjassa tutkimuksen käytännön havaintojen kanssa. Organisaation strategia, tavoitteet ja toiminnot tulee johtaa suorituksen mittaamiseen. Siten voidaan seurata strategian toteutusta, haastaa yrityksen strategiaa ja ohjata huomiota kriittisille alueille.