Automatisoinnin hyödyntäminen sisäisessä laskentatoimessa

Abstract

Automatisoinnin suosio on viime vuosina kasvanut kiihtyvällä tahdilla sisäisessä laskentatoimessa. Automatisoinnin avulla on voitu automatisoida prosesseja, jotka ovat rutiininomaisia ja vievät paljon aikaa työntekijöiltä, ja joiden avulla yritykset ovat säästäneet parhaimmillaan huomattavia määriä työtunteja vuodessa. Tämän seurauksena työntekijöille jää enemmän aikaa tehtävien siirryttyä RPA-sovelluksille, minkä he voivat käyttää yritykselle enemmän arvoa tuottavaan työhön. Kuitenkin riittämättömin perustein prosesseja automatisoidessa tulokset eivät ole olleet yhtä hyviä ja pahimmassa tapauksessa jopa heikentäneet yrityksen tilannetta. Tämä kandidaatintyö tarkastelee automatisoinnin hyödyntämisen vahvuuksia ja haasteita sisäisessä laskentatoimessa, sekä mitkä tekijät vaikuttavat, kun automatisoinnille valitaan oikeat prosessit. Automatisoinnin vahvuuksiksi kirjallisuudesta pystyttiin tunnistamaan työntekijöiden työn painopisteen muuttuminen rutiininomaisesta työstä analysoivaan ja strategiseen työhön sekä sen mahdollistama laadun kasvu, prosessien tehokkuuden parantuminen ja kustannuksien laskeminen. Automatisoinnin haasteiksi kirjallisuudesta voitiin tunnistaa sen vaatimat muutokset automatisoitaviin prosesseihin, sillä automatisointi vaatii lähtötietojen olevan digitaalisessa muodossa ja mielellään myös kvantitatiivista tietoa. Automatisoinnin ja lähtötietojen rajaamisen johdosta riskinä on, että sisäisen laskentatiedon ymmärrettävyys heikentyy. Lisäksi tieto voi mennä suoraan päätöksentekijöille ilman, että taloushallinnon asiantuntijat tarkistavat tai analysoivat sitä välissä. On myös huomioitava, että automatisoinnin myötä kehittyy uutta osaamisen tarvetta taloushallinnon asiantuntijoille. Jotta prosessi kannattaa automatisoida sisäisessä laskentatoimessa, pitää ottaa huomioon sen toteutettavuus ja kannattavuus. Jotta automatisointi on mahdollista, pitää prosessin olla digitaalisessa muodossa ja ohjelmoitavissa, eli prosessin ja sen välivaiheiden tavoitteet ja syy-seuraussuhteet on selkeästi määritelty. Myös ei-ohjelmoitavissa olevia prosesseja on mahdollista automatisoida, mutta silloin automatisoinnin kautta saatavat hyödyt ovat rajallisemmat. Ei riitä, että prosessi on ohjelmoitavissa, vaan sen on myös oltava kannattavaa. Automatisoinnin ohjelmoiminen ja ylläpitäminen vievät resursseja, jotka on otettava huomioon projektin kannattavuutta arvioitaessa. Taloudellisen kannattavuuden lisäksi on myös olemassa ei-taloudellisia muuttujia, joilla voi olla vaikutusta automatisointi projektin kannattavuuteen, kuten laadun ja riskienhallinnan paraneminen. Avainsanat: automatisointi, automaatio, automatisaatio, sisäinen laskentatoimi, RPA, digitalisointi, johdon laskentatoimi, robotic process automation

The utilisation of automation in management accounting has become more and more popular at an accelerating pace in the past few years. It has made possible to automate processes that would otherwise be manual, routine-like and time-consuming. Thanks to automating processes, some companies have saved huge amounts working hours. Consequently, employees can focus on tasks that give company the most value as the time-consuming tasks are handled by RPA applications. Nonetheless, if there are insufficient grounds for automating processes, the result might not be as good and, in the worst-case scenario, it might even weaken the company’s situation. This bachelor thesis focuses on understanding the strengths and challenges of automation and how to decide best processes for automation in management accounting. Based on literature, the strengths of automation are changing the employees’ emphasis from routine-like work to analysing and strategic work as well as better quality it enables, improvement of process efficiency and the reduction of costs. Respectively, the challenges were the changes the automated processes require, because automation requires that the raw data is in digital form and also quantitative data. The risk of automation and defining the starting data is that the intelligibility of management accounting weakens. In addition, the data may go straight to the decision-makers without the employees of financial management reviewing or analysing it first. It should also be noted that as a result of automation, there will be new kind of need for financial management professionals. If a process is worth automating in management accounting, one should take into account the feasibility and profitability of the automation process. The process can be automated if the data is in digital form and can be programmed, which means that the objectives and cause-effect relationships of the process and its interim stages must be clearly defined. It is also possible to automate processes that cannot be programmed, but the benefits of the automation are more limited. Programming and maintaining the automation require resources, which need to be taken into account when evaluating the profitability of the project. In addition to financial profitability there are also non-financial factors which may have an effect on the profitability of the project, such as the improvement of quality and risk management. Keywords: automation, automating, internal accounting, RPA, digitization, management accounting, management control, robotic process automation