Projektiportfolion johtamisen kehittäminen

Abstract

Projektijohtamista voidaan toteuttaa eri tasoilla. Suurta projektijoukkoa johdettaessa keskittyminen vain yksittäisten projektien hallintaan antaa rajalliset mahdollisuudet onnistua. Projektien näkökulmasta voidaan keskittyä projektien johtamiseen, ohjelmien johtamiseen ja portfolioiden johtamiseen. Tämän työn painopiste oli portfolioiden johtamisessa. Projektijoukon osalta tulee tehdä oikeita, yrityksen menestymismahdollisuuksia parantavia päätöksiä. Onnistunut portfolionhallinta luo paremmat lähtökohdat myös yksittäisen projektin onnistumiselle. Tämän tutkimuksen päätavoite oli laatia kohdeyritykselle suunnitelma, jonka avulla projektiportfoliot ovat paremmin johdettavissa. Työn kohdeyritykseksi valikoitui suuri, suomalainen teollisuusalan yritys. Tämä työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja siinä hyödynnettiin toimintatutkimuksen tutkimusstrategiaa. Toimintatutkimus toteutettiin etätoimintatutkimuksena. Työssä tutustuttiin ensin projektinhallinnan merkittävimpiin teorioihin tutkimuksen kannalta, projektiportfolion hallintaan ja -johtamiseen kattavasti sekä tiedolla johtamiseen soveltuvin osin. Projektinhallinnan osalta tutustuttiin kohdeyrityksen toimintaan liittyvään projektinhallinnan teoriaan ja joihinkin uusiin mahdollisuuksiin. Portfolionhallinnan osalta teoriassa käsiteltiin portfolionhallinnan perusteorioita. Käsiteltyjä teorioita olivat portfolion tavoitteet, suorituskykyyn vaikuttavat tekijät, laadukkaiden projektimahdollisuuksien kartoittaminen, portfoliojohtamisen prosessimaisuus, resurssienhallinta, valitut viitekehykset, tieto portfolioiden johtamisen mahdollistajana ja portfolionhallinnan kehittäminen. Tiedolla johtamisen osalta tutustuttiin valituilta osin tietämyksen hallintaan sekä liiketoimintatiedon hallintaan, koska kohdeyritys tuottaa paljon tietoa omaan käyttöönsä ja jo lähtötilanteessa oli havaittavissa tarve pohtia portfolionhallintaan liittyviä asioita myös tiedolla johtamisen näkökulmasta. Työn tutkimusaineisto koostui haastatteluista, jotka litteroitiin ja koodattiin laadullisen aineiston menetelmiä hyödyntäen. Analysointivaiheessa haastatteluissa nousseita aihealueita verrattiin teoriassa esiintyviin havaintoihin. Suurin osa havainnoista vahvistaa olemassa olevaa teoriaa. Projektinhallintaan, projektien onnistumiseen ja vaiheporttimalliin liittyvät havainnot vahvistavat olemassa olevaa teoriaa. Portfolion tavoitteisiin, projektimahdollisuuksien arviointiin, priorisointiin, valintaan, viestinnän hallintaan sekä resurssien hallintaan liittyvät havainnot vahvistavat aiempaa teoriaa. Rooleihin liittyvät havainnot vahvistavat osittain olemassa olevaa teoriaa. Portfolion suorituskyvyn mittaamisen osalta tulokset ovat pääsääntöisesti vastakkaiset olemassa olevan teorian kanssa. Portfolion rooli aktiivisena viestijänä nousee esiin uutena löydöksenä. Haastattelujen tulokset vahvistavat olemassa olevaa tiedolla johtamisen teoriaa. Kohdeyrityksellä on jo käytössään paljon hyviä portfolionhallintaan soveltuvia menettelyjä. Kohdeyrityksen projektiportfolion johtamisen parantamiseksi laadituissa suosituksissa korostuu yhtenäinen kokonaissuunnitelma, jonka lisäksi nykyinen, olemassa oleva toiminta tulisi optimoida tukemaan portfolionhallinnan kokonaisuutta. Tilannetta saadaan kehitettyä johtamiskäytäntöjen päivittämisellä, toteutettaviin projekteihin liittyvillä menettelyillä ja valinnoilla, raportointia kehittämällä, portfolioiden ja projektien ohjausta täydentämällä, resurssienhallinnan prosessin kehittämisellä ja laajentamisella sekä tunnistetuilla koulutustoimenpiteillä. Merkittävimmät asiat ovat toteutettavissa suhteellisen lyhyessä ajassa ilman merkittäviä investointeja.

The project management can be executed on different levels. By concentrating only on management of individual projects in multi-project environment gives limited opportunities to succeed. From the projects point of view one can concentrate on management of projects, programs and/or portfolios. In this thesis, the emphasis was on the portfolio management. Decisions regarding project groups shall improve success opportunities of the entire company. The successful portfolio management also creates a good basis for the success of individual projects. Purpose of this thesis was to prepare a plan for a case company to improve its ability to manage project portfolios. A large Finnish industrial company was selected to be the case company. This thesis was carried out as a qualitative research and strategy of the action research was utilized. The action research was conducted by working remotely. Theory section of the thesis covers project management and knowledge management theories considered to be relevant from the case point of view and project portfolio management in general. Project management theories included was selected based on methodologies in use in the case company and opportunities to develop the project management practices of the case company. Basic theories of portfolio management were also studied. The theories covered were portfolio management objectives, factors of portfolio performance, screening of project initiatives, portfolio management as process, resource management, selected theoretical frameworks, knowledge as enabler of portfolio management and project management development. It was noticed in the early phase of the study that the case company generates lots of information for its use and therefore it was considered necessary to also include the knowledge management theories in the project portfolio management context in the thesis. The research data were collected during video interviews which were transcribed and encoded by utilizing the methods dedicated for qualitative research data. At the analysis stage, the subject matters risen in the interviews were compared with theory presented in the thesis. Most of the observations strengthens the existing theory. The observations related to project management, success of projects and to stage-gate model strengthen the existing theory. The observations related to portfolio objectives, evaluation of project opportunities, prioritization, selection of projects, communications and resource management strengthen the earlier theory. The observations related to the roles partly strengthen the existing theory. Results regarding portfolio performance measurement are opposite with the existing theory. As a new finding regarding theoretical framework of the thesis; communication regarding portfolio should be active towards all stakeholders. The results of interviews strengthen the existing theory of the knowledge management. There are already many good portfolio management procedures in use in the case company. The recommendations for improving portfolio management are presented as a development plan. In addition to the plan, it would be beneficial to optimize other existing processes and practices to support the portfolio management. Portfolio management in the case company can be developed by strengthening management practices and practices related to projects under implementation, by developing reporting, by supplementing project and portfolio controls methodologies, by the developing resource management process and by supplementing trainings available in the case organization. Most of the recommendations can be implemented in a relatively short time without significant investments.