Managing the Early Project Phase of Municipal Building Refurbishment

Abstract

Kuntien rakennuskannan hallinnan on todettu olevan haasteellista monissa maissa. Tästä todisteena ovat lukuisat huonokuntoiset ja toiminnallisesti epäkäytännölliset kuntien rakennukset. Monesti rakennuksia pyritään korjaamaan, mutta korjaukset ovat vain osittaisia, toteutetaan viiveellä tai niillä ei saavuteta haluttua lopputulosta.

Korjausrakennushankkeiden hallintaa on selvitetty laajasti kirjallisuudessa, mutta kunnallinen toimintaympäristö sekä kuntien korjaushankkeisiin liittyvä epävarmuus luovat tutkimusaiheeseen uuden näkökulman. Tutkimusaukon täyttämiseksi tämä väitöskirja pyrkii lisäämään tietoa ja ymmärrystä kunnallisten korjausrakennushankkeiden hallinnasta. Tavoitteeseen pääsemiseksi aihetta on tutkittu useista eri näkökulmista: niin korjaushankkeiden hallinnan, päätöksenteon, kunnallisen ympäristön ja hallinnon kuin korjaushankkeisiin liittyvien epävarmuuksienkin kautta. Korjaushankkeen merkittävimmät päätökset tehdään hankkeen alkuvaiheessa, minkä vuoksi väitöskirja keskittyy erityisesti tähän vaiheeseen. Tutkimuksessa käytettiin kirjallisuusselvitysten lisäksi useita laadullisia menetelmiä, joihin kuuluivat tapaustutkimus, toimintatutkimus ja haastattelut.

Väitöskirjassa tunnistetaan monia nykyisiä haasteita kunnallisten korjaushankkeiden hallinnassa ja käytänteissä. Ongelmat liittyvät erityisesti monitasoiseen ja epäselvään päätöksentekoon sekä epäjohdonmukaiseen politiikkaan. Myös osaamisen puute korjaushankkeiden läpiviennissä aiheuttaa epätoivottuja lopputuloksia. Väitöskirja esittää kunnallisen korjaushankkeen kehittämiseksi pitkänaikavälin näkökulman korostamista korjausvaihtoehtoja tuotettaessa sekä hankkeiden päätavoitteiden ja -linjojen määrittelemistä korkeammilla hallinnollisilla portailla hanketason sijaan. Lisäksi lähtötietojen perusteellinen selvittäminen sekä eri korjausvaihtoehtojen rinnakkainen kehittäminen yhden jo aikaisessa hankevaiheessa päätetyn vaihtoehdon sijaan voi olla hyödyllistä. Väitöskirjan tulokset tuovat esiin kunnallisten korjaushankkeiden hallinnan haasteita ja voivat näin hyödyttää sekä kuntien rakennushankkeissa mukana olevia viranhaltioita että päättäjiä. Lisäksi tuloksia voi käyttää kunnallisten korjausrakennushankkeiden hallinnan kehittämiseen.

Municipalities all over the world encounter, currently, serious challenges in managing their building stocks. These apparent difficulties are shown by an extensive number of municipal buildings in a poor condition and with unfunctional facilities. Even if multiple refurbishment actions are implemented, they are often delayed, only partial or fail to reach the project targets.

The theory of the management of building refurbishment projects is broadly addressed in literature. However, the municipal environment as well as high uncertainty related to the implementation of these projects provide new features to be considered. Due to this apparent gap in the research domain, this dissertation aims to extend the understanding of management of the municipal building refurbishment project, focusing on school refurbishment. With this target, the research theme is addressed by combining the aspects of various disciplines, including the management of refurbishment projects, decision making, the municipal environment and hierarchy, and uncertainty related to refurbishment projects. This dissertation focuses on the early project phase since the most crucial project decisions are concluded then. For obtaining the target knowledge, qualitative methods, including a case study, an action research study, and interviews, were used.

This dissertation identifies multiple challenges in the current project management practices and processes of municipal building refurbishment, including multi-layered and inconsistent decision-making processes, and discontinuous municipal policy. Furthermore, a lack of competence in implementing timely actions to a proper extent was recognised to result in poor outcomes. The adoption of a long-term perspective when generating refurbishment alternatives and determining the key decisions and the targets on a high administrative level instead of the project level are, in this study, suggested as the methods to advance current management practises. Moreover, devoting a great effort to initial data acquisition of an existing building under refurbishment appears to be beneficial, as well as creating alternative proposals of project implementation instead on following a certain proposal, chosen already in the early project phase. The results of this dissertation may be beneficial for both municipal practitioners and policymakers, as they highlight the current management challenges, and utilised to develop the management process of a municipal building refurbishment.