Budjetointi osana toimintayksikön päätöksentekoa: case ammatillinen koulutus

Abstract

Tutkimuksessa arvioidaan budjetoinnin toimivuutta ja merkitystä osana toimintayksikön päätöksentekoprosessia. Kohdeorganisaationa on ammatillisen koulutuksen tulosyksikkö. Tutkimuksen tavoitteena on talousinformaation tuottamisen ja hyödyntämisen näkökulmista selvittää, miten budjetointi toimii kunnallisen ammatillisen koulutuksen toimintayksikön johdon ohjausjärjestelmän osana.

Tutkimus on luonteeltaan laadullinen tutkimus, jossa yhdistyvät hallinnon ja johtamisen, erityisesti talouden sekä tiedolla johtamisen, osa-alueet. Tutkimuksen empiirinen aineisto perustuu toimintayksikön henkilöstön keskuudessa toteutettuihin puolistrukturoituihin teemahaastatteluihin

Vuotuista budjetointiprosessia kohtaan on yleisesti esitetty kritiikkiä ja näkemyksiä, että budjetointi koetaan monimutkaisena, merkittävästi työaikaa ja siten resursseja organisaatioiden eri tasoilla sitovana prosessina, mutta sen osuus toimintayksikön johtamisessa on jäänyt vähäiselle huomiolle.

Tutkimuksen teoreettinen kehys pohjautuu julkisen päätöksenteon syklimalliin ja rajoittuneen rationaalisuuden käsitteistöön. Näiden viitekehysten kautta budjetointi kytkeytyy kiinteäksi osaksi julkisen toiminnan suunnittelua, ohjausta ja valvontaa, mutta toisaalta myös tunnistetaan, että päätöksentekotilanne jo lähtökohtaisesti perustuu epätäydelliseen tietoon ja tietämykseen. Tutkimuksen tavoitteen mukaisesti, pyritään tunnistamaan organisaation toimintaympäristöön, -kulttuuriin ja -tapoihin liittyviä tekijöitä, jotka haastavat budjetointia ja päätöksentekoprosessia tässä kontekstissa. Tulosten toivotaan antavan suuntaviivoja toimintayksikön budjetointiprosessin kehittämiselle mutta myös yleisemmin tuovan esiin päätöksentekoprosessiin sisältyviä tietokapeikkoja.

Tuloksia tarkastellaan ongelmanlähtöisesti, kun toisaalta tunnistetaan niitä ratkaisuja, joita organisaatiossa on jo tehty budjetointiin ja päätöksentekoon liittyvien tieto-ongelmien välttämiseksi.

Tutkimuksen keskeiset tulokset liittyvät toimintayksikössä käyttöönotettuihin, talouden ohjausta tukeviin käytänteisiin ja rakenteisiin talousinformaation yhdistämisessä, visualisoinnissa ja yhteisessä käsittelyssä. Toisaalta talousinformaation hyödyntämistä päätöksenteossa rajoittavat osaltaan rakenteiden runsaudesta johtuva ajanpuute ja vähäisiksi koetut mahdollisuudet vaikuttaa kustannuksiin lyhyellä aikavälillä. Toimintayksikön omaan organisoitumiseen liittyen tunnistettiin tieto-ongelmia tavoitteiden asetannassa ja resurssien kohdentamisessa. Kehittämisen kohteiksi tunnistetaan etenkin vuorovaikutuksen ulottaminen kaikille tavoitteista vastaaville tahoille ja tasoille. Toimintayksikköön liittyy korostetusti vastuu tulojen ja menojen tasapainon säilymisestä, jonka koetaan kasvattavan vaatimuksia päätöksenteon pohjana olevalle informaatiolle. Talousinformaation tuottamisen ja hyödyntämisen keskeiset ongelmat liittyvät toimintayksiköstä riippumattomista ulkoisista tekijöistä johtuvan tulevaisuuden, ennen kaikkea tulorahoituksen, ennakoinnin vaikeuteen budjetoinnissa sekä eri rahoituslähteiden ja kunnallisen talousarvioprosessin aikataulujen yhteensovittamiseen.