Tietojärjestelmän onnistuneen käyttöönoton mahdollistavien tekijöiden analysointi julkisessa organisaatiossa

Abstract

Tietojärjestelmien käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä on tutkittu laajasti aina tietojärjestelmien yleistymisen myötä. Julkisella sektorilla tietojärjestelmien käyttöönoton tutkiminen on kuitenkin ollut vähäisempää kuin yksityisen sektorin tietojärjestelmien käyttöönotossa. Julkisen sektorin organisaatioihin vaikuttavat erilaiset vaatimukset ja arvot kuin yksityisissä organisaatioissa, mikä vaikuttaa myös tietojärjestelmien käyttöönottoon. Käyttöönoton seurauksena tietojärjestelmistä saatavat hyödyt eroavat osittain yksityisten yritysten tietojärjestelmien avulla tavoittelemista hyödyistä.

Tämän diplomityön tarkoituksena oli tutkia julkisessa organisaatiossa tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä. Tutkimuksen lähestymistapana validoitiin tällä tieteenalalla laajasti tunnetun DeLonen ja McLeanin Information System Success Model -mallin toimivuus julkisen organisaation tietojärjestelmän käyttöönoton arvioinnissa. Tutkimuksen tavoitteena oli myös selvittää, esiintyykö julkisella puolella tekijöitä, joita alkuperäinen malli ei sisällä.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena julkisen organisaation ryhmälle, joka harkitsi jo muissa yksiköissä käytössä olevan tietojärjestelmän käyttöönottoa. Tutkimuksessa haastateltiin 13:a henkilöä, sisältäen seitsemän käyttöönottavan yksikön käyttäjää sekä kuusi käyttäjää jo järjestelmän käyttöönottaneesta yksiköstä. Haastatteluiden tarkoituksena oli kerätä käyttäjien odotuksia ja asenteita järjestelmää ja sen käyttöönottoa kohtaan. Haastatteluista kerätyt havainnot luokiteltiin D&M IS Success Model -mallin mukaisesti ja lisäksi kolmeen uuteen kategoriaan, joita alkuperäinen malli ei sisältänyt.

Tutkimuksen tuloksena havaittiin, että D&M IS Success Model soveltuu julkisessa organisaatiossa tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumisen arvioimiseen tarvittavin lisäyksin. Alkuperäisen mallin validoinnin lisäksi tutkimuksen tuloksena saatiin, että julkisten organisaatioiden tutkimisessa mallissa tulisi huomioida myös johdon tuki, resurssien riittävyys sekä koulutuksen tarve. Näiden havaintojen pohjalta muodostettiin uusi malli erityisesti julkisissa organisaatioissa järjestelmien käyttöönoton arvioimiseksi.

Characteristics that affect information system implementation success, have been researched since the generalization of information systems use. Still the research on public sector organizations has been fewer than on private sector organizations towards implementation of new information systems. Public organizations are affected by different demands and values than private organizations, thus affecting the implementation of new information systems in public organizations. The implementation followed by the actual use of the information system also cause benefits that differ from the benefits private organizations seek to achieve.

The purpose of this master’s thesis was to study the characteristics affecting the success of information system implementation in a public organization. The approach of this research was to validate the commonly recognized DeLone and McLean Information Success Model’s applicability in the context of a public organization. The objective of this research was also to recognize possible characteristics that the original model did not already include.

This research was conducted as a case study for a public organization’s unit that was considering the implementation of an information system that was already implemented by other units of the organization. For this research 13 users were interviewed, including 7 users from the unit considering the implementation and 6 users from a unit that had already implemented the information system. The purpose of the interviews was to gather knowledge of the attitudes and expectations towards the information system. Observations from the interviews were classified due to the classification of D&M IS Success Model and additionally in to three new categories that the original model did not contain in advance.

According to this research’s results D&M IS Success Model is an applicable model for studying characteristics affecting information system implementation success in public organizations, but with necessary additions. In addition to validating the original model, this research found that when studying public organizations, the model should also be complemented by management support, adequacy of resources and training requirements. Based on these findings a new model was formed for specifically studying information system implementation success in public organizations.