Developing project control and progress reporting in multi-project environment

Abstract

In history, Ford and Toyota were successful in creating production system that answered the market needs in that time. In modern job shop production companies, the control problem is different as the production has elements from mass production and project production environments. This master’s thesis explores the managerial challenges that emerge in a Finnish heavy machinery manufacturing company which deliveries customized products globally. The challenges are studied from a multi-project management perspective which is less covered knowledge area in the field of manufacturing.

The need for this study rises from need to get better control of labour costs in production. The symptoms of this problem are seen in exceeding work hours compared to planned work-loads and poor productivity. The history data of delivery projects lacks confidence thus straightforward conclusions of the deviation reasons have been difficult to make. This managerial problem is approached by getting to know the company’s competitive and operational environment and the objective is to understand how planning, monitoring and controlling of work should be organized in this multi-project environment. The study consists of literature review considering single-project and multi-project management areas and empirical part where data was collected with observation method in the case company.

The company’s strategy of designing and manufacturing customized products created challenges in the planning and controlling of the production. It was seen that the environment had lot of schedule uncertainty and the projects competed for the same resources. The activity time uncertainties and conflicting resource needs were not handled with the current control system and the organization did not have homogeneous view for the production program. The situation was seen as changing priorities and confusion on the factory floor which required constant communication between different work phases.

To improve the situation, a planning and monitoring system were designed for the final assembly line. This way the communication of work packages progress and ending dates could be communicated with better detail. In order to improve the situation even more the overall production control system should be improved. The multi-project management knowledge area handles topics considering organization culture and control methods such as critical chain method which have potential for deeper research.

Historiassa, Ford ja Toyota onnistuivat luomaan tuotannon ohjausjärjestelmät, jotka vastasivat sen hetken markkinoiden tarpeisiin. Nykyaikaisissa yksittäistuotantoyrityksissä ohjausongelma on erilainen, koska niiden tuotannossa on elementtejä massatuotannosta ja projektituotantoympäristöistä. Tämä diplomityö tutkii johtamishaasteita, mitkä esiintyvät suomalaisessa teollisuusyrityksessä mikä valmistaa ja toimittaa räätälöityjä laitteita maailmanlaajuisesti. Näitä haasteita tutkitaan moniprojektihallinan näkökulmasta mitä on valmistukseen liittyvässä kirjallisuudessa tutkittu vain vähän. Tämän tutkimuksen tarve nousee esiin johdon tarpeesta saada tuotannon työn kustannukset parempaan hallintaan. Tämän ongelman oireet näkyvät suunniteltujen tuntien ylittymisenä ja huonona tuottavuutena. Historiadatan perusteella on vaikea tehdä suoria päätelmiä, sillä datan laatu on heikko. Johtamishaastetta lähestytään tutustumalla yrityksen kilpailutekijöihin ja toimintaympäristöön. Tavoitteena on ymmärtää miten työn suunnittelu, seuranta ja ohjaus tulisi järjestää tässä moniprojektiympäristössä. Tutkimus koostuu kirjallisuuskatsauksesta, joka käsittelee yksittäisten projektien hallintaa sekä moniprojektiympäristön hallintaa. Empiirisessä osassa data kerätään tarkkailumenetelmällä tapaustutkimuksena. Yrityksen strategia suunnitella ja valmistaa räätälöityjä tuotteita loi haasteita tuotannon suunnittelussa ja ohjauksessa. Tutkimuksessa nähtiin, että tuotannossa on paljon epävarmuutta aikatauluissa ja samaan aikaan projektit kilpailevat samoista resursseista. Nykyinen ohjausjärjestelmä ei ottanut riittävästi huomioon tehtäväaikojen epämääräisyyttä tai resurssikonflikteja ja organisaatiolla ei ollut yhtenäistä näkymää tuotanto-ohjelman tilasta. Tehtaan lattialla tilanne näkyi prioriteettien vaihteluna ja yleisenä epäselvyytenä mikä aiheutti jatkuvan kommunikointitarpeen eri työn vaiheiden välillä. Tilanteen parantamiseksi loppukokoonpanoon luotiin työn suunnittelu ja seuranta järjestelmä. Tämän avulla työpakettien etenemä ja valmistumispäivämääriä voidaan kommunikoida paremmalla tarkkuudella. Tilannetta voidaan parantaa entisestään jatkokehittämällä koko tuotannon ohjausjärjestelmää. Moniprojektinhallinnan kirjallisuus käsittelee organisaatiokulttuurin ja ohjaustavan, kuten kriittisen ketjun menetelmän, merkitystä, mitkä tarjoavat mahdollisuuden lisätutkimukselle yrityksessä.