Digital Transformation in a Finnish Municipality : Tensions as Drivers of Continuous Change

Abstract

Maailma digitalisoituu kiihtyvää tahtia. Hyötyäkseen digitalisaation tuomasta potentiaalista niin julkisen- kuin yksityisen sektorin organisaatiot ovat alkaneet kiinnittää kasvavassa määrin huomiota keinoihin, joilla näitä teknologioita voitaisiin hyödyntää toiminnan tukena ja arvonluonnin pohjana.

Uusien teknologioiden ja niiden sovelluskohteiden kehittyessä jatkuvasti, tulee myös organisaatioiden sopeutua tähän jatkuvaan muutokseen. Tähän prosessiin viitataan usein digitaalisena transformaationa. Käytännössä digitaalinen transformaatio tarkoittaa muutoksia organisaatioiden liiketoiminnassa, tuotteissa ja prosesseissa. Näiden avulla organisaatio voi saavuttaa jatkuvan muutoksen tilan, jossa uusia teknologioita ja innovaatioita hyödynnetään tehokkaasti ja joustavasti.

Tällä hetkellä digitaalista transformaatiota on tutkittu pääasiassa organisaatiotasolla, keskittyen erityisesti sen johtamiseen strategisesta näkökulmasta. Lisäksi viimeaikaisissa tutkimuksissa on tunnistettu organisaatioille välttämättömiä muutostoimia sekä tutkittu muutoksen ajureina nähtyjä teknologioita. Nämä tutkimukset nostavat hyvin esille erilaisia organisaatiotason kannalta kriittisiä tekijöitä. Mihin nämä tutkimukset eivät ota riittävästi kantaa, on digitaalisen transformaation kehittyminen organisaation alemmilla tasoilla.

Tämä väitöskirja perustuu tulkitsevaan yksittäisen tapaustutkimukseen, jossa kartoitettiin digitaalisen transformaation kehittymistä ja johtamista juuri organisaation alemmilla tasoilla. Tapaustutkimus toteutettiin suuren suomalaisen kunnan tietohallinnossa.

Tutkimuksen tulosten pohjalta voidaan todeta, että huolimatta nykytutkimuksen vahvasta painottumisesta yksityiselle sektorille, monet kirjallisuudessa esille nostetut oivallukset pätevät myös julkisen sektorin kontekstissa. Toisaalta löydökset viittaavat siihen, että organisaation alemmilla tasoilla digitaalisen transformaatio ei ilmene strategisena prosessina, jossa noudatetaan ennalta määriteltyä muutossuunnitelmaa, vaan reaktiivisena, jännitekeskeisenä ja jatkuvana transformaationa.

Näin ollen, huolimatta strategian korostumisesta digitaalisen transformaation tutkimuksessa, organisaatioiden alemmilla tasoilla digitaalinen transformaatio on usein orgaaninen ja jännitteiden ajama prosessi. Nämä muutosta ajavat jännitteet itsessään ovat tapauskohtaisia, mutta niiden vaikutus muutoksen ajureina ei. Vaikeuttaessaan organisaation toimintaa, jännitteet aikaansaavat muutostarpeen, jota seuraavat muutostoimet usein paljastavat uusia jännitteitä vaatien uusia muutosaloitteita. Yhdistettynä toimintaympäristön jatkuvaan digitaaliseen muutokseen, nämä jännitteet saavat aikaan jatkuvan muutosprosessin, digitaalisen transformaation.

Johtamistutkimus on jo pitkään tunnustanut jännitteiden roolin muutoksessa, jossa vanha ja uusi kohtaavat ja uudet toimintatavat, odotukset ja kulttuuri muuttuvat. Jännitteet nähdään kuinekin usein muutosprosessin sivutuotteena. Tässä väitöskirjassa jännitteillä on keskeinen rooli muutoksen alullepanossa, mutta myös muutoksen jatkuvuudessa. Näin ollen, tämä väitöskirja laajentaa ymmärrystämme digitaalisesta transformaatiosta osoittamalla, että digitaalinen transformaatio ei ole vain strateginen aloite vaan jännitteiden ohjaama muutosjatkumo, jossa tulisi kiinnittää erityistä huomiota jännitteiden johtamiseen.

The world is digitalizing at an ever-increasing pace. To benefit from the potential of new digital technologies, both private and public sector organizations have begun to digitally transform. Digital transformation is a fundamental and continuous transformation whereby organizations change their business operations, products, and processes to become better equipped to benefit from digital technologies.

Research on digital transformation has largely focused on strategic perspectives, necessary activities, and new technologies. The insights of these studies provide a good overview of the different aspects of digital transformation at the organizational level, although mainly in the private sector context. What is still not properly understood is the way the transformation evolves at lower levels of the organization. The grassroots perspective of digital transformation is missing.

To provide a better understanding of digital transformation at these lower levels, this dissertation reports an interpretive single case study conducted in the IT department of a large municipality in Finland. The study focuses on this IT department’s efforts to digitally transform to improve its ability to provide better services to the municipal business units and support the municipal digital transformation.

The findings show that the IT department’s efforts to digitally transform improved its ability to provide IT-related services to municipal business units, revealing that many suggested approaches for supporting digital transformation in the private sector also apply in the public sector context. The findings also show that the activities with which the IT department began to advance its digital transformation were guided by an attempt to solve one tension after another instead of relying on a predefined transformation plan. While the initial transformation activities were designed to resolve tensions hindering the IT department’s service provision, the following transformation efforts were targeted to resolve tensions revealed and created by the previous transformations, resulting in a continuous tension-driven transformation process.

This rich and in-depth case study of a grassroots-level digital transformation provides new insights related to the evolution of digital transformation and the role of tensions in this evolution. Consequently, the key contribution of this dissertation is the discovery that while digital transformation is often depicted as a transformation process guided by strategy, in the lower levels of the organization, digital transformation appears as an organic transformation driven by tensions. The identified tensions, while case-specific, explain how tensions inherent in organizational operations drive change initiatives, which, in turn, reveal new tensions demanding attention, thus resulting in a continuous transformation.

Management research has long acknowledged that change creates tensions when new and old collide, and these tensions often need to be addressed again with change. The perspectives of this literature stream often see tensions as by-products of change processes, whereas the findings of this dissertation show that in continuous and iterative transformations, tensions can become the driving force behind the transformation. Consequently, this dissertation expands our understanding of digital transformation by revealing that such transformation cannot be viewed only as a strategic initiative but also as an organic, tension-driven continuum. Therefore, more attention in digital transformation research and management should be placed on managing the tensions of this transformation.