Short-term rentals pricing and profitability of the business

Abstract

Nowadays, it is increasingly popular to not only buy machines and goods from manufacturers but also to make leasing agreements. In addition, there is an increasing need for renting different kinds of goods, such as machines, to cover short-term shortages. Relevant literature provides a good base for the value-based pricing of goods. However, clear literature is lacking for pricing rental business, more specifically the pricing of the short-term rental business. Therefore, this study provides a viewpoint for understanding the value-based pricing aspect in the circumstances of short-term rental business. This research was done as a case study in a global machine manufacturer company, which has front line units in several locations. The front line units manage their own businesses in local markets and central provides guidelines and support when needed. The aim of the study was to investigate the current pricing habits in selected front lines in order to gain a clearer picture about what is happening in different front lines and how local market conditions might affect pricing habits. Another goal was to create a framework which takes into account all the factors that are important to consider when making pricing decisions. The empirical part of the study includes both qualitative and quantitative characteristics and the time horizon is specified at the beginning of the process. The empirical part of the work was supported with literature. The problem for the case company is that the business is flowing without strict control from the central. There are no clear indicators followed concerning the short-term rental business and the pricing procedures are unfamiliar to the central personnel. In addition, this study revealed that every front line has implemented their own procedures to price the short-term rental machines. This thesis is both providing information about the current pricing methods that the company has and providing a framework for the pricing of these short-term rentals. The aim is to use the current pricing methods as an advantage to implement the best practices into front lines pricing procedures. It is acknowledged during the study that the front lines have put a lot of effort into building their current pricing methods. The framework is formulated in a way that highlights important things that should be considered while making pricing decisions, which concern short-term rental machines. Moreover, it is built to consider that different front lines might have different factors affecting prices, due to, for example, various market characteristics or the maturity of the market. The framework highlights that at first factors which change over time must be evaluated, such as market features and objectives, and after that pricing procedure and policy can be formulated. The aim of the pricing framework is to drive the organization’s pricing habits more into a value-based pricing direction. The study reveals that there are good practices in place, but small adjustments might be needed in the short-term. In addition, the framework highlights that discount policy is something that should be defined after the pricing procedures are in place and made more coherent, in order to not make unprofitable pricing decisions which might lead to an unprofitable business.

Koneiden ja hyödykkeiden vuokraamisen suosio on yleistynyt viime vuosina. Lisäksi koneita vuokraamalla ratkaistaan yhä useammin lyhytaikaisia ja äkillisiä puutteita. Kirjallisuus tarjoaa hyvän pohjan arvoperusteiseen hinnoitteluun, mutta erityisesti lyhytaikaisvuokrausten hinnoitteluun liittyvässä kirjallisuudessa on puutteita. Tutkimus tarjoaakin ymmärrystä arvoperusteiseen hinnoitteluun lyhytaikaisvuokrausliiketoiminnan näkökulmasta. Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena globaalissa koneita valmistavassa yrityksessä. Yrityksen eri maissa sijaitsevat tytäryhtiöt (front line units) ovat vastuussa paikallisesta liiketoiminnasta ja saavat tarvittaessa tukea ja ohjausta pääkonttorin tukitoiminnoilta. Tutkimuksen tavoitteena on tutkia tämänhetkisiä hinnoittelutottumuksia tytäryhtiöissä. Tutkimuksen avulla muodostetaan ymmärrys siitä, miten eri tytäryhtiöt toteuttavat lyhytaikaisvuokrattavien koneiden hinnoittelua ja miten erilaiset markkinaolosuhteet mahdollisesti vaikuttavat hinnoittelutottumuksiin. Toisena tavoitteena on muodostaa viitekehys, joka nostaa esiin huomionarvoisia ja tärkeitä tekijöitä liittyen näiden koneiden hinnoitteluun. Työn empiirinen osuus sisältää sekä kvantitatiivisen että kvalitatiivisen osuuden, ja tutkimukseen käytetty aika on rajattu tutkimuksen alussa. Empiirisen osuuden tukena on käytetty kirjallisuutta. Kohdeyrityksen ongelma on kontrolloinnin puute pääkonttorilta. Lyhytaikaisvuokrauksille ei ole olemassa selkeitä mittareita, joita seurata, ja pääkonttorin henkilöstö ei ole perehtynyt tytäryhtiöiden hinnoitteluprosesseihin. Lisäksi tutkimus osoittaa, että jokainen tytäryhtiö toteuttaa omia prosessejaan hinnoitellessaan lyhytaikaisvuokrattavia koneita. Tutkimus tarjoaa sekä tietoa yrityksen tämänhetkisistä hinnoittelutavoista että viitekehyksen, jota voidaan käyttää lyhytaikaisvuokrausten hinnoittelussa. Tutkimuksesta saatavat tulokset eri tytäryhtiöiden käytössä olevista hinnoittelumenetelmistä on tarkoitus hyödyntää otettaessa käyttöön yhdenmukaisempia tapoja toteuttaa hinnoittelua. Tutkimuksen aikana kävi ilmi, että tytäryhtiöt ovat tehneet paljon työtä kehittäessään tämänhetkisiä hinnoittelumenetelmiä. Tästä syystä viitekehys on muodostettu siten, että se korostaa tärkeitä asioita, joita tulee huomioida lyhytaikaisvuokrausten hinnoittelussa. Samalla se huomioi, miten eri tytäryhtiöissä erilaiset tekijät voivat vaikuttaa hintoihin riippuen esimerkiksi markkinan luonteenpiirteistä tai kypsyydestä. Viitekehys korostaa, että ensimmäisenä on ymmärrettävä muuttuvat tekijät, kuten markkinan ominaispiirteet ja liiketoiminnan tavoitteet, minkä jälkeen hinnoittelun prosessit ja muut linjaukset voidaan muodostaa. Hinnoitteluviitekehyksen tarkoitus on suunnata organisaation hinnoittelutottumuksia yhä enemmän arvoperusteisen hinnoittelun suuntaan. Tutkimus osoittaa, että hyviä ja toimivia tapoja kannattaa ylläpitää, mutta pienten muutosten toteuttaminen jo lyhyellä aikavälillä on suositeltavaa. Lisäksi viitekehys korostaa, että ohjeet alennusten myöntämiselle tulee määritellä sitten, kun hinnoittelun prosessit ovat muodostettu ja ne ovat yhdenmukaisempia eri tytäryhtiöiden kesken. Ohjeiden muodostamisen tarkoitus on välttää kannattamattomien hinnoittelupäätöksien tekeminen, koska ne saattavat johtaa kokonaisuudessaan kannattamattomaan liiketoimintaan.