Sähköisen tuntikirjausjärjestelmän hankinta rakennusalan pk-yrityksessä
Toivanen, Mikko (2021)
2021
Rakennustekniikan kandidaattiohjelma - Bachelor's Programme in Civil Engineering
Rakennetun ympäristön tiedekunta - Faculty of Built Environment
This publication is copyrighted. Only for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2021-06-09
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202106095808
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202106095808
Tiivistelmä
Rakennusalan tuottavuudessa ei ole tapahtunut merkittävää kehitystä viimeisen 30 vuoden aikana. Tuottavuuden kohentamiseksi on yritetty keksiä erilaisia ratkaisuja, joista moni liittyy digitalisaation mahdollistamiin tehokkaampiin toiminnanohjausjärjestelmiin. Tuntikirjausjärjestelmien siirtyminen paperisista sähköisiin järjestelmiin on oiva esimerkki tehokkaammasta toiminnanohjausjärjestelmästä. Sähköisiä tuntikirjausjärjestelmiä ei ole kuitenkaan vielä täysin omaksuttu rakennusalalla, joten tämän työn tarkoitus on ohjeistaa ja helpottaa yrityksiä sellaisen hankinnassa sekä havainnollistaa sillä saavutettavia hyötyjä.
Tämä kandidaatintyö on toteutettu toimeksiantoyrityksen tilauksesta. Työssä on tarkoituksena kuvata tuntikirjausjärjestelmän hankintaprosessi pienissä ja keskisuurissa rakennusalan yrityksissä. Hankintaprosessi esitetään vaiheittain siten, että jokaisen vaiheen perusperiaate käy ilmi. Työssä kiinnitetään erityistä huomiota lain ja työehtosopimuksen reunaehtoihin, tarpeiden tunnistamiseen, oheissovelluksien merkitykseen sekä järjestelmien väliseen vertailuun. Lisäksi työssä esitetään toimeksiantoyrityksen hankintaprosessissa toteutettu valintamenettely ja valintaperusteiden määritys. Tavoitteena oli löytää toimeksiantoyritykselle uusi sähköinen tuntikirjausjärjestelmä, jonka yhteyteen tulevaisuudessa olisi sujuvaa ottaa käyttöön järjestelmälaajennuksia tai muita tietojärjestelmiä.
Teoriaosuuden tutkimusmenetelmänä on kirjallisuuskatsaus. Työn teoriaosuudessa tutkitaan lain ja rakennusalan työehtosopimuksen vaatimuksia työajanseurannalle, tietojärjestelmän hankintaprosessin vaiheita sekä minkälaisia tuntikirjausjärjestelmiä markkinoilta on saatavilla. Järjestelmän toimintaan ja ominaisuuksiin perehdytään järjestelmäntarjoajien kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta. Yhteistyöyrityksen tarpeita määritellään työntekijöiden ja työnjohtajien kanssa käytävien palaverien pohjalta. Kerättyjen tietojen pohjalta suoritetaan empiirinen tutkimus, jossa vertaillaan rakennusalalle suunnattuja tuntikirjausjärjestelmiä.
Työssä havaittiin järjestelmien huomioivan melko vähän työaikalain asettamia reunaehtoja. Sen sijaan oheissovelluksien ja muiden tietojärjestelmien vaikutuksia tulisi korostaa hankintaprosessissa. Lisäksi työssä huomattiin tarpeiden tunnistamisella olevan suuri vaikutus hankinnan onnistumiseen. Työn tärkeimpänä havaintona voidaankin pitää, että hankintaprosessissa ei riitä pelkän järjestelmän huolellinen tutkiminen, vaan erityistä huomioita on kiinnitettävä sen sovellettavuuteen muiden järjestelmien kanssa. Tutkimuksen avulla toimeksiantajayritys valitsi itselleen uuden sähköisen tuntikirjausjärjestelmän. Yritys havahtui hankintaprosessin yhteydessä myös toisen tietojärjestelmän puutteellisuudesta, minkä seurauksena yrityksessä otettiin käyttöön myös toinen uusi tietojärjestelmä.
Tämä kandidaatintyö on toteutettu toimeksiantoyrityksen tilauksesta. Työssä on tarkoituksena kuvata tuntikirjausjärjestelmän hankintaprosessi pienissä ja keskisuurissa rakennusalan yrityksissä. Hankintaprosessi esitetään vaiheittain siten, että jokaisen vaiheen perusperiaate käy ilmi. Työssä kiinnitetään erityistä huomiota lain ja työehtosopimuksen reunaehtoihin, tarpeiden tunnistamiseen, oheissovelluksien merkitykseen sekä järjestelmien väliseen vertailuun. Lisäksi työssä esitetään toimeksiantoyrityksen hankintaprosessissa toteutettu valintamenettely ja valintaperusteiden määritys. Tavoitteena oli löytää toimeksiantoyritykselle uusi sähköinen tuntikirjausjärjestelmä, jonka yhteyteen tulevaisuudessa olisi sujuvaa ottaa käyttöön järjestelmälaajennuksia tai muita tietojärjestelmiä.
Teoriaosuuden tutkimusmenetelmänä on kirjallisuuskatsaus. Työn teoriaosuudessa tutkitaan lain ja rakennusalan työehtosopimuksen vaatimuksia työajanseurannalle, tietojärjestelmän hankintaprosessin vaiheita sekä minkälaisia tuntikirjausjärjestelmiä markkinoilta on saatavilla. Järjestelmän toimintaan ja ominaisuuksiin perehdytään järjestelmäntarjoajien kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta. Yhteistyöyrityksen tarpeita määritellään työntekijöiden ja työnjohtajien kanssa käytävien palaverien pohjalta. Kerättyjen tietojen pohjalta suoritetaan empiirinen tutkimus, jossa vertaillaan rakennusalalle suunnattuja tuntikirjausjärjestelmiä.
Työssä havaittiin järjestelmien huomioivan melko vähän työaikalain asettamia reunaehtoja. Sen sijaan oheissovelluksien ja muiden tietojärjestelmien vaikutuksia tulisi korostaa hankintaprosessissa. Lisäksi työssä huomattiin tarpeiden tunnistamisella olevan suuri vaikutus hankinnan onnistumiseen. Työn tärkeimpänä havaintona voidaankin pitää, että hankintaprosessissa ei riitä pelkän järjestelmän huolellinen tutkiminen, vaan erityistä huomioita on kiinnitettävä sen sovellettavuuteen muiden järjestelmien kanssa. Tutkimuksen avulla toimeksiantajayritys valitsi itselleen uuden sähköisen tuntikirjausjärjestelmän. Yritys havahtui hankintaprosessin yhteydessä myös toisen tietojärjestelmän puutteellisuudesta, minkä seurauksena yrityksessä otettiin käyttöön myös toinen uusi tietojärjestelmä.