5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumisen arviointi

Abstract

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli määrittää kohdeyrityksen 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoon soveltuvat onnistumisen arviointimenetelmät, joiden avulla voidaan luotettavasti tarkastella käyttöönottoprosessia ja luoda tarvittavia kehitysehdotuksia käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi. Tutkimus tehtiin toimintatutkimuksena ja tutkimusaineiston kerääminen toteutettiin kirjallisuustutkimuksen, yksilöhaastattelututkimusten ja käyttötestaustutkimuksen avulla.

Diplomityö kostuu teoriaosuudesta, jossa tarkasteltiin rakennusprojektien hallintaa, 5D-projektinhallintajärjestelmästä tehtyjä edeltäviä tutkimuksia, järjestelmien käyttöönottoprosessien arvioinnin teoriaa sekä tutkimuksessa käytettävien tutkimusmenetelmien teoriaa. Teoriaosuuden pohjalta luotiin kohdeyrityksen käyttöönottoprosessin arviointia varten arviointimalli sekä määriteltiin arviointimallissa tarkasteltavat ulottuvuudet ja tekijät. Luodun arviointimallin pohjalta kehitettiin yksilöhaastattelututkimuksessa käytetty haastattelurunko. Lisäksi järjestelmän käytön tehokuuden arviointia varten kehitettiin erikseen 5D-projektinhallintajärjestelmän tutkimiseen soveltuva käyttötestausmenetelmä.

Luotua yksilöhaastattelurunkoa hyödyntäen toteutettiin tutkimuksen empiirisessä osuudessa haastattelut kohdeyrityksen kehitysorganisaatiolle sekä tuotannon loppukäyttäjille. Lisäksi kehitettyä käyttötestausmenetelmää hyödynnettiin käyttäjien käytön tehokkuuden ja järjestelmän käytettävyyden tutkimiseen. Tutkimuksen tuloksena luodut arviointimallit ja tutkimusmenetelmät todettiin soveltuvan hyvin tutkittavan 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessin arviointiin.

Ensimmäisen arvioinnin perusteella käyttöönottoprosessi on tähän mennessä onnistunut, mutta tutkimuksessa havaittiin, että erityisesti organisaation sitoutumisella, ylemmän johdon tuella, muutosjohtamisella, käyttökoulutusten rakenteella, käyttäjätuella sekä yrityksen strategian konkreettisuudella on iso rooli käyttöönottoprosessin onnistumisessa ja niissä on vielä parannettavaa. Kaikista näistä ulottuvuuksista luotiin myös kehitysehdotukset niiden positiivisten vaikutusten saavuttamiseksi. Käyttötestin perusteella voitiin myös havaita, että tutkittava järjestelmä vaatii paljon opettelua sekä uusien toimintatapojen omaksumista, sillä aloittelevan käyttäjän suhteellinen tehokkuus oli tutkimustulosten perusteella vain noin 20 % täysin käytön omaavan henkilön käyttötehokkuudesta. Käyttötestin tuloksien perusteella löydettiin myös useita järjestelmän kehityskohteita, joiden avulla voidaan pyrkiä parantamaan järjestelmän helppokäyttöisyyttä ja käytön tehokkuutta.

The objective of this study was to define a reliable method to evaluate and measure the target company’s implementation process of a 5D project management environment and make necessary improvement proposals from the made evaluation. The research for this paper was performed by action research and the data was gathered using individual interviews and the usage testing method.

The first part of this thesis is the theory section, which consist of literature research about construction management, past research of a 5D project management environment, theories of evaluating information systems and enterprise resource systems, and theories of the used research methods. A new evaluating model for 5D project management environments was created based on the theories and the important features of a 5D project management environment. The evaluating model consists of defined dimensions and factors affecting the implementation process. Interview questionnaires were then created based on our evaluation model. A usage measurement method for 5D project management environments was also created based on the evaluation model and theories of usage testing found in the literature research.

In the empirical part of this study, the created evaluation model, interview questionnaire, and usage testing method were used to conduct the evaluation portion of the implementation process. Individual interviews were performed for the company’s development team and end users from construction projects. Usage performances were measured by using the created usage testing method. Through this study, the created methods were proven to be successful at evaluating a 5D project management environment’s implementation process.

Based on the made evaluation, the implementation process of a 5D project management environment has been successful. However, during the study we also discovered that many factors also need development and improvement. These factors include organizational commitment, senior management support, change management, structures of user training, and strategies. Based on the usage testing, a lot of user training is needed to successfully implement a 5D project management environment. The measured relative usage performance was around 20% of an experienced user’s performance. During the usage testing many other development proposals for the 5D project management environment were also identified for developing an improved environment to suit the company’s operations even more.