Mikä tietojohtamisessa maksaa?: Jäsennys tietojohtamisen kustannuksista kunnissa

Abstract

Tietoon nojaten kunnissa pyritään esimerkiksi johtamaan palveluprosesseja paremmin, ennustamaan palveluiden kysyntää, optimoimaan palveluverkkoa tai parantamaan asiakaskokemusta. Tietojohtamisella tavoitellaan tehokkaiden ja vaikuttavien palveluiden lisäksi muun muassa kustannusten vähentämistä, parempia päätöksiä ja tilanteiden hallintaa sekä organisaation luovuuden ja innovaatiokyvyn hyödyntämistä. Tietojohtaminen ei kuitenkaan ole ilmaista. Kunnille syntyy kustannuksia muun muassa tiedon tuottamisesta ja hankinnasta, tietojärjestelmistä ja niiden ylläpitämisestä, tiedon käsittelystä, jakamisesta ja raportoinnista sekä tiedon hyödyntämisestä organisaation eri tasoilla.

Tämän työn tavoitteena on lisätä ymmärrystä niistä tekijöistä, joista tietojohtamisen kustannukset kunnissa muodostuvat, sekä tunnistaa tietojohtamiseen liittyviä kustannuslajeja ja kustannuksia aiheuttavia prosesseja. Kokonaisuutta tutkittiin tekemisen kautta eli selvittämällä, millaisia toimintoja tietojohtamiseen liittyy, jotka aiheuttavat rahamääräisiä, kirjanpitoon kirjattavia kustannuksia. Kokonaiskuva tietojohtamisen kustannuksista rakennettiin kuvaileva kirjallisuuskatsaus -menetelmän avulla tarkastelemalla tietojohtamisen prosesseja kunnissa kustannusten näkökulmasta.

Tietojohtamisen kustannuksia hahmotettiin tiedon ja tiedolla johtamisen hallinnan prosessimallien kautta. Prosessimallit kuvaavat tietojohtamiseen liittyviä vaiheita, joiden avulla organisaatioissa luodaan, kerätään, organisoidaan, jaetaan, jalostetaan, siirretään ja hyödynnetään tietoa. Tietojohtamisen kustannukset jaetaan työssä karkeasti tiedon ja tiedolla johtamisen kustannuksiin.

Tiedon johtamisen kustannuksiin voidaan luokitella erilaiset tietotekniikka- ja sovelluskustannukset, tietohallintokulut, aiheeseen liittyvät koulutuskustannukset sekä tiedon hankinnan, prosessoinnin, analysoinnin ja jakamisen tekniset kustannukset. Tiedolla johtamisen kustannuksiin voidaan sisällyttää tietotarpeiden määrittämiseen liittyvät henkilöstö- ja palveluiden hankintakulut sekä sellaiset tiedolla johtamisen kokonaisuuden johtamiseen liittyvät henkilöstökulut, jotka eivät kuulu tietohallintokuluihin. Lisäksi organisaatio voi tarjota työntekijöilleen tiedolla johtamiseen liittyvää koulutusta. Kirjanpidossa tietojohtamisen kustannukset näkyvät henkilöstökustannuksina ja erilaisina palveluiden ostoina.

Työn tuloksena voidaan todeta, että kustannuksia syntyy kaikissa tietojohtamisen prosessin vaiheissa ja, että osittain rahamääräisten kustannusten hahmottaminen on vaikeaa. Etenkin yksilöriippuvaisten tiedon jakamisen ja hyödyntämisen konkreettisten kustannusten arvioiminen on lähes mahdotonta. Organisaation tietojohtamisen kustannukset vaihtelevat sen mukaan, kuinka paljon kokonaisuuteen halutaan panostaa sekä miten ja millaisin periaattein sitä halutaan johtaa. Työn tuloksena syntyneen jäsennyksen tavoitteena on lisätä yleistä tietoisuutta tietojohtamisen kustannusrakenteesta julkisella sektorilla sekä edesauttaa konkreettisten kulujen laskemista jonkin kunnan yksikön kirjapidosta.