Liiketoimintatiedon raportoinnin määrittelyvaihe etätoteutetussa ketterässä projektissa

Abstract

Liiketoimintatiedon hallinta (BI) on organisaatioille merkityksellistä toimintaa, jossa liiketoimintakriittistä tietoa kerätään, analysoidaan ja hyödynnetään päätöksenteon tukena. Kyseessä ei ole enää toimintatapa, jolla voidaan lisätä kilpailuetua tai erottautua markkinasta, vaan nykypäivänä liiketoimintatiedon hallinta on organisaatioille miltei välttämättömyys selvitäkseen jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Ajankohtainen toimintaympäristön muutos on ollut COVID-19 pandemia, joka on siirtänyt monella toimialalla työn etänä suoritettavaksi. Jo ennen pandemiatilannetta on tunnistettu, että etänä suoritetuissa projekteissa on omat haasteensa ja hyötynsä, jotka toimintaa suunniteltaessa tulee ottaa huomioon. Pandemiatilanteessa nämä haasteet ovat kertautuneet, koska kyseessä ei ole enää vapaavalintainen tapa suorittaa työtä, vaan joillekin organisaatioille miltei ainoa mahdollisuus ylläpitää liiketoimintaa.

Liiketoimintatiedon hallinnasta tutkimuksen tarkasteluun valittiin liiketoimintatiedon raportointi, jossa liiketoimintakriittinen tieto esitetään visuaalisessa ja helposti hyödynnettävässä muodossa, tietotuotteina. Liiketoimintatiedon raportoinnin kriittisin vaihe tunnistetaan olevan määrittelyvaihe, jossa määritellään rakennettavalle tietotuotteelle käyttäjien tarpeet ja vaatimukset. Kriittisyydestään huolimatta kirjallisuuden mukaan liiketoimintatiedon hallintaprojektit usein epäonnistuvat johtuen epäonnistuneesta kommunikaatiosta ja määrittelyvaiheesta. Kommunikaatiointensiivisyytensä vuoksi määrittelyvaiheen epäonnistumisen vaara kasvaa entisestään etätoteutetuissa projekteissa. Jotta liiketoimintatiedon raportointiprojektien onnistunutta toteutusta voidaan tukea, lähdettiin tässä tutkimuksessa selvittämään, kuinka etätoteutuksen haasteet tulee ratkaista liiketoimintatiedon raportointiprojektien määrittelyvaiheessa.

Tutkimuksen tavoitteena on määritellä liiketoimintatiedon määrittelyvaiheelle prosessimalli, joka tarjoaa etätoteutuksessa tunnistettuihin haasteisiin ratkaisuja sekä tukee ketterän kehityksen ominaispiirteitä osana määrittelyvaiheen toteutusta. Tällä vakioidulla prosessimallilla voidaan saavuttaa tasalaatuisia ja onnistuneita liiketoimintatiedon raportoinnin määrittelyitä ja tällä tavoin edesauttaa tuotettavan raportoinnin tarkoituksenmukaisuutta ja käyttöönoton laajuutta. Tutkimus suoritettiin tapaustutkimuksena, jossa tarkastelussa oli sairaanhoitopiirin raportointiprojekti. Tutkimuksen aluksi toteutettiin laaja kirjallisuuskatsaus, jonka avulla saavutettiin tarvittava ymmärrys tutkimuskontekstista sekä luotiin teorian tukema alustava malli määrittelyvaiheelle. Tätä alustavaa mallia kehitettiin tutkimuksen empiirisen osuuden tulosten avulla. Empiirinen aineisto kerättiin haastattelemalla pääasiassa käsiteltävässä projektissa toimivia asiantuntijoita, joilla oli joko välillinen tai välitön kokemus raportoinnin määrittelyvaiheesta. Aineisto analysoitiin temaattisen analyysimenetelmän keinoin. Aineistosta tunnistettiin alustavan mallin vaiheita tukevia huomioita sekä tuloksia liittyen alustavan mallin kehittämiseen ja määrittelyvaiheen kontekstiin. Aineistolla rikastettiin aiemmin luotua alustavaa mallia ja luotiin lopullinen malli.

Tuloksena tutkimuksesta syntyi määrittelyvaiheen prosessimalli etätoteutetuille ketterille liiketoimintatiedon raportointiprojekteille. Malli koostuu neljästä vaiheesta, joita ovat suunnittelu, vaatimusten määrittely, tietotuotteen kehitys sekä muutosvaatimusten hallinta. Näiden vaiheiden lisäksi mallista löytyy vaiheiden sisältämiä tarkempia tehtäviä sekä kuvaus eri vaiheissa tuotettavasta eksplisiittisestä dokumentaatiosta ja eri vaiheisiin tarvittavista lähtötiedoista. Kokonaisuudessaan malli tarjoaa selkeän ja yksityiskohtaisen esityksen siitä, millaisia vaiheita liiketoimintatiedon raportoinnin määrittelyvaiheeseen ketterässä projektissa kuuluu ja miten osana tätä määrittelyvaihetta voidaan tukea etänä toteutetussa projektissa havaittuja haasteita.