Lupatarpeiden selvittäminen ja hallinnointi sähköisessä hallinnossa: Case Luvat ja valvonta

Abstract

Digitalisaation tarkoituksena on tuoda digitaaliset palvelut osaksi arkipäiväistä elämää muuttamalla informaatio digitaaliseen muotoon. Sähköinen hallinto puolestaan on maan hallinnon digitalisointia. Yksi sähköisen hallinnon tärkeimmistä tehtävistä on sujuvoittaa kansalaisten ja viranomaisten välistä tiedonvaihtoa. Tällä tavalla palvelujen tarjoaminen nopeutuu ja kansalaisten tyytyväisyys maan hallintoa kohtaan nousee. Sähköiseen hallintoon liittyy paljon haasteita, jotka voivat liittyä niin teknologiaan, kuin ihmisiin ja lakiin. Toisin kuin tavallisissa ICT-projekteissa, sähköisessä hallinnossa eri lait ja toimintatavat asettavat tiukkoja vaatimuksia. Lisäksi sidosryhmät voivat olla hyvinkin erilaisia, kun sähköisen hallinnon projekteissa on mukana viranomaisia useista eri virastoista. Yksi suurimmista haasteista sähköisessä hallinnossa on tiedonvaihto kansalaisten ja viranomaisten välillä. Tiedonvaihto tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten lomakkeiden avulla. Ongelmana kuitenkin on, että niin viranomaiset, kuin kansalaiset kokevat lomakkeiden avulla kommunikoinnin haastavaksi. Sähköisen hallinnon hyödyntämistä lupien hakemisessa on saatu hyviä kokemuksia. Esimerkiksi rakennusluvan hakemisen digitalisoinnista on saatu lupaavia tuloksia, jotka ovat linjassa sähköisen hallinnon tavoitteiden kanssa. Vaikka Suomessa on digitalisoitu monien eri lupien hakeminen, ongelmana on tiedon ja palvelujen hajanaisuus. Useista luvista koostuvia kokonaisuuksia on hankala hallita, sillä yhden luukun periaate jää saavuttamatta. Lisäksi palvelun hakijan on vaikea tietää, mitä lupia suunniteltu toiminta ylipäätään tarvitsee. Ratkaisuna edellä mainittuihin ongelmiin on kehitteillä Luvat ja valvonta -palvelu. Palvelun ensisijainen tarkoitus on, että kansalainen tai yritys löytää helposti yhdestä sähköisestä palvelusta kaikki suunniteltua toimintaa varten liittyvät lupa- ja ilmoitusasiat. On arvioitu, että esimerkiksi tapahtuman järjestämiseen liittyvien lupa- ja ilmoitusasioiden hoitamiseen liittyvä työmäärä voisi vähentyä 20–30 prosenttia viranomaisille ja 70 prosenttia asioijille. Luvat ja valvonta -palvelu koostuu useista toisiinsa liittyvistä osakokonaisuuksista. Palvelutarveanalysaattori on sääntöpohjainen järjestelmä, jossa asioijalta kysytään suunniteltuun toimintaan liittyviä tietoja. Näihin annetut vastaukset analysoidaan ennalta määrättyjä sääntöjä vasten. Lopputuloksena asioijalle esitetään lista luvista, joita suunniteltu toiminta tarvitsee. Palveluun on myös luotu yhteisten tietojen arkkitehtuuri, jossa eri lupalomakkeilla pyydettävä sama tieto tarvitsee syöttää vain kerran. Kun tieto syötetään yhdelle lomakkeelle, annettu tieto päivittyy kaikille hakulomakkeille, jossa tietoa pyydetään. Kun hakemukset on lähetetty, asioija pystyy seuraamaan niiden etenemistä yhdestä näkymästä. Hakuprosessin aikana asioija pystyy lisäksi kommunikoimaan keskustelufoorumilla hakemuksiin liittyen viranomaisten kanssa. Vaikka sähköinen hallinto tuo mukanaan haasteita, voidaan näihin vastata uusilla innovatiivisilla ratkaisuilla. Luvat ja valvonta -palvelu tarjoaa näitä lupien hakemisen näkökulmasta. Se tuo yhden palvelun alle tiedon ja toimintoja, jotka ovat ennen olleet hajallaan useassa palvelussa. Palvelun avulla luvanhakuprosessista tulee aiempaa helpompaa, mikä säästää niin luvan hakijan, kuin viranomaisten aikaa.