Hankintaprosessin nykytilan arviointi ja kehitysehdotukset

Abstract

Hankintaprosessi tukee hankintaorganisaation ja yrityksen liiketoimintaa. Hankintatoimelle tulee luoda toimintamallit, joiden avulla hankintoja kehitetään kokonaisvaltaisesti parantaen yrityksen kannattavuutta. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli arvioida kohdeyrityksenä toimivan, keskisuuren teknologiayrityksen hankintaprosessin ja toimittajahallinnan nykytilat ja selvittää kehitys-ehdotukset, joiden avulla hankinnan toimintaa olisi mahdollista kehittää. Hankintaprosessin nykytilojen perusteella esiin nostettiin kehityskohteita prosesseista ja tavoitteena oli luoda mallit, jotka voidaan myöhemmin ottaa käyttöön kohdeyrityksessä. Kohdeyrityksessä on käynnissä toimittajahallintajärjestelmän hankintaprojekti, johon tässä tutkimuksessa määriteltiin toiminnalliset vaatimukset. Toimittajahallintajärjestelmän avulla pyritään tehostamaan hankintaprosesseja ja toimittajahallintaa. Tutkimusstrategiana käytettiin tapaustutkimusta, joten tutkimuksessa hyödynnetään laadullisen tutkimuksen tutkimusmenetelmiä. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastattelua ja toimittajahallintajärjestelmäprojektissa syntynyttä materiaalia. Kirjallisuuskatsauksessa käsiteltiin hankintatoiminnan kehittämistä, toimittajien sekä hankintojen analysoinnin portfolioanalyysejä ja hankintoihin liittyviä tietojärjestelmiä. Tutkimus rajattiin tarkastelemaan kohdeyrityksen hankinta-strategian asettamia tavoitteita hankinnan kehittämiseen sekä operatiivisen hankinnan nyky- ja tavoitetiloja. Tiedonkeruumenetelmien avulla keskeisiksi ongelmiksi havaittiin tiedon ja kommunikaation hajautuminen hankintaprosesseissa. Nykyiset työmenetelmät ovat manuaalisia ja tehottomia, minkä vuoksi asiakkaille tarjottava lisäarvo ja toimittajayhteistyö heikkenevät. SWOT-analyysin avulla analysoitiin hankinnan nykytilan vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, joiden perusteella esitettiin kehitysehdotuksia hankinnan kehittämiseksi. Kehityskohteet liittyivät kohdeyrityksen hankintaprosessiin, ostoprosessiin ja toimittajahallintaan liittyen. Analyysin avulla havaittiin, että toimittajahallintajärjestelmän hankinta mahdollistaa hankinnan kehittämisen ja tehostamisen. Lisäksi analyysin perusteella on perusteltua todeta, että hankinnan strategista asemaa yrityksen kilpailukyvyn kannalta pitää vahvistaa. Kohdeyrityksen uuden ERP-toiminnanohjausjärjestelmän myötä kategoriajohtaminen on mahdollista ottaa käyttöön kohdeyrityksen hankinnassa. Kategoriajohtamisen avulla huomio hankinnan toiminnassa voidaan kiinnittää hankittavien nimikkeiden ja toimittajien tehokkaaseen hallintaan. Tutkimuksen avulla saavutettiin kehitysehdotukset hankinnan kehittämiseksi. Kehitysehdotukset voidaan jakaa tutkimuksessa havaittujen asioiden pohjalta neljään kokonaisuuteen, jotka yhdessä kehittävät hankintaa kokonaisvaltaisesti. Neljä kehitysehdotusta ovat manuaalisten työvaiheiden automatisointi, toimittajahallintajärjestelmän hankkiminen, tietojohtaminen sekä strategi-sen hankinnan osaamisiin keskittyminen. Tutkimuksen tuloksissa esitettiin määritellyt toiminnalliset vaatimukset toimittajahallintajärjestelmään sekä kehitysehdotukset hankinnan nykytilaan kehittämiseksi. Kehitysehdotukset sisältävät toimittajahallintajärjestelmän avulla saavutettavia hyötyjä, kuten ostoprosessissa automatisoitavia työvaiheita, informaation ja kommunikaation keskittämistä toimittajahallintajärjestelmän avulla. Tietojohtaminen sisältää tehokkaampien menetelmien hyödyntämisen hankinnassa, kuten kategoriajohtamisen ja kokonaiskustannusajattelun, jotka sisältävät uuden hankintaosaamisen tarpeen. Hankinnan kehitysehdotuksien tavoitteena on kehittää kohdeyrityksen hankinnan kustannustehokkuutta ja yhteistyötä toimittajien kanssa, tuottaa lisäarvoa yritykselle sekä mahdollistaa modernien hankintatyökalujen ja -menetelmien hyödyntämisen.