Development of sourcing through categorization and category strategies

Abstract

In information and communication technologies industry the importance of market exper-tise can be a source of competitive advantage. For this reason, a global sourcing function needs to have an excellent understanding over the markets and potential suppliers. The market understanding can be achieved by shifting the focus from individual suppliers to the company’s whole operational market.

In this thesis, an information and communication technology company is examined and will be given a development proposal for their purchasing organization. The objective of this thesis is to give a development proposal through categorization of products and services, and to create an example category strategy. This proposal is done to two different purchasing organizations in Finland and in France. The objective of these actions was to improve the knowledge of the purchasing function. Stemming from this objective, following research questions were formed: 1) How the categorization should be done in information and communication technology industry? 2) What is the maturity of the case company’s purchasing organization and what are the next steps? 3) What needs to be considered when defining category strategies?

This research project is a multi-method single case study, which is divided into two different parts. The first part is literature review, which examines development of sourcing function through multiple scientific papers and evaluates the best theories and practices for the case company. The empirical part consists of the maturity analysis, categorization of products and services and category strategies. This thesis is a mixture of qualitative and quantitative data collection techniques. The quantitative data collection was done with structured interviews and with data collection from the case company’s data basis. The qualitative data collection was done with workshops and in informal conversations.

First, Schiele’s (2007) maturity analysis was conducted to understand the current state of the purchasing organizations. Both team leaders in France and Finland were interviewed by a structured interview. These results, Finland 47,9% and France 46%, indicated the required level of sophistication so that the categorization and category strategies are logical next steps for the purchasing organization. In the next phase of the purchasing development process, a categorization of products and services was done. A workshop was organized for two teams and the results were reinforced with spend analysis. In the workshop the first draft of the categories were formed by the sourcing managers and these categories were further examined in the spend analysis. All the sourcing managers grouped their products and services into these categories. After both of rounds, a total of 19 different categories were formed. An example category strategy was formed for the biggest category in monetary value, which was the Application category. The strategy was founded on the Kraljic Portfolio Matrix. All the items of the app category were placed in the matrix and customized objectives were chosen by the sourcing managers. Furthermore, sourcing levers were chosen to assist the item level objectives.

Tieto- ja viestintäteknologiateollisuudessa markkinatietämyksen merkitys voi johtaa kilpailuetuun. Tästä syystä globaalilla hankintatoiminnolla on oltava erinomainen tuntemus markkinoista ja mahdollisista yhteistyökumppaneista. Markkinoiden ymmärtäminen voidaan saavuttaa siirtämällä painopiste yksittäisestä toimittajasuhteesta koko toimialamarkkinalle.

Tässä diplomityössä tutkittiin tieto- ja viestintätekniikkayritystä, jonka osto-organisaatiolle luotiin kehitysehdotus. Diplomityön tavoitteena oli antaa kehitysehdotus tuotteiden ja palvelujen kategorisoinnista ja luoda esimerkki kategoriastrategia. Tämä ehdotus tehtiin kahdelle eri hankintaorganisaatiolle, jotka sijaitsevat Suomessa ja Ranskassa. Näiden toimien tarkoituksena oli parantaa ostotoiminnan markkinatuntemusta sekä suoraviivaistaa toimintaa yrityksen sisällä sekä ulkopuolella. Näistä tavoitteista muodostettiin seuraavat tutkimuskysymykset: 1) Kuinka luokittelu tulisi tehdä tieto- ja viestintäteknologiateollisuudessa? 2) Mikä on kyseessä olevan yrityksen osto-organisaation maturiteetti ja mitkä ovat sen kehityksen kannalta seuraavat vaiheet? 3) Mitä on otettava huomioon kategoriastrategioita määriteltäessä?

Tämä tutkimushanke on monimenetelmäinen yksittäinen tapaustutkimus, joka on jaettu kahteen eri osaan. Ensimmäinen osa on kirjallisuuskatsaus, jossa tarkastellaan hankintatoimintojen kehitystä useiden tieteellisten artikkelien kautta. Kirjallisuuskatsauksen perusteella arvioitiin case-yrityksen kannalta parhaat teoriat ja käytännöt. Toinen osa on empiirinen, joka koostuu maturiteettianalyysistä, tuotteiden ja palveluiden kategorisoinnista sekä kategoriastrategioista. Tämä opinnäytetyö on sekoitus kvalitatiivisia sekä kvantitatiivisia tiedonkeruumenetelmiä. Kvantitatiivinen tiedonkeruu tehtiin strukturoituna haastatteluna sekä tiedonkeruuna case-yrityksen tietokannoista. Laadullinen tiedonkeruu tehtiin pääosin työpajoissa sekä epäformaaleissa keskusteluissa.

Schielen maturiteettianalyysillä hahmotettiin ensin osto-organisaatioiden nykytilan kehittyneisyys. Kehittyneisyys määritettiin strukturoidulla haastattelulla, joka tehtiin molempien tiiminvetäjien kanssa. Tulokset olivat seuraavat Suomi 47,9% ja Ranska 46%. Nämä tulokset osoittivat vaaditun kehittyneisyyden tason osto-organisaatiossa, jotta kategorisointi ja kategoriastrategiat ovat loogisia seuraavia vaiheita sen kehitykselle. Seuraava vaihe oli luoda hankintakategoriat case-yritykselle. Hankintakategoriat luotiin molempien tiimien yhteisessä työpajassa, jonka jälkeen kategorisointi viimeisteltiin spendanalyysin avulla. Hankintapäälliköt loivat kategorioiden ensimmäiset luonnokset työpajassa ja näitä kategorioita tutkittiin pidemmälle spendanalyysin avulla. Kaikki hankintapäälliköt ryhmittelivät johtamansa tuotteet ja palvelut näihin kategorioihin. Näiden kierrosten jälkeen muotoutui yhteensä 19 eri kategoriaa. Suurimmalle rahallisen arvon kategorialle, sovelluskategorialle, muodostettiin esimerkki kategoriastrategia. Strategian perustana käytettiin Kraljic Portfolio Matriisia. Kaikki sovellusluokan tuotteet sijoitettiin matriisiin ja hankintapäälliköt valitsivat kustomoidut tavoitteet jokaiselle kategoria tuotteelle. Tämän lisäksi tuotteille valittiin hankintavivut, jotka edesauttavat tuotteita saavuttamaan asetetut tavoitteet.