The development of a performance measurement system for indirect procurement
Aikala, Panu (2021)
Aikala, Panu
2021
Tuotantotalouden DI-ohjelma - Master's Programme in Industrial Engineering and Management
Tekniikan ja luonnontieteiden tiedekunta - Faculty of Engineering and Natural Sciences
This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Hyväksymispäivämäärä
2021-03-16
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202103072412
https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202103072412
Tiivistelmä
Many studies have shown that procurement has a significant impact on the overall performance of the organization. An efficient and effective purchasing is argued to be tied to the organization’s operational performance, which in turn is reflected in the organization’s market performance and financial performance. Thus, procurement performance should be monitored accurately and continuously measured through appropriate purchasing performance management systems. Strategic vision and operation efficiency develop as the procurement begins to manage and evaluate its performance systematically. Procurement performance measurement enables to manage the procurement operation more efficiently, and therefore to achieve the objectives of the case company. This study is limited to examine the measurement of indirect procurement performance. However, it has been recognized that academic knowledge about indirect procurement is highly limited in comparison to direct procurement.
First, this study examined the current state of the case company’s indirect procurement performance measurement, followed by identifying the needs of the internal stakeholders towards procurement. Lastly, the key performance metrics based on the company’s strategy, current state analysis, and academic literature were designed. This thesis applied two common theoretical performance frameworks that appear in the academic literature: Purchasing Balanced Scorecard and Performance Prism. Based on these performance frameworks, the appropriate key performance indicators were designed to measure the performance of indirect procurement.
The research was carried out as a multi-method case study, in which both qualitative and quantitative data collection techniques were utilized. The theoretical part consists of a literature review that presents the core findings of the academic literature. The theoretical part of the study discusses the key concepts related to performance management, performance management in procurement, and developing purchasing measurement system. The material of the empirical part of the thesis was collected through semi-structured thematic interviews, in which the internal stakeholders of the procurement were interviewed. The main goal was to design comprehensive key performance metrics with a clear link to the company’s strategy and the needs of the internal stakeholders. Quantitative data was collected from the organization’s ERP-system and used in the measurement development process.
The current state analysis revealed that the case company’s way of measuring indirect procurement performance was very one-sided and focused strongly on financial metrics. Cost-savings measurement undoubtedly got the most attention of all procurement metrics. It has been identified that there is a need to create a balanced set of measures, which is able to present information comprehensively about the desired measurement objects. The case company should gain insight into the performance from multiple areas simultaneously to ensure efficient and effective purchasing.
This study proposed to measure indirect procurement performance from the five different perspectives of purchasing balanced scorecard: financial perspective, internal business processes perspective, supplier perspective, employee perspective, and internal customer perspective. The key performance indicators from these five perspectives enable a case company to get comprehensive information about procurement performance from multiple areas simultaneously. The purchasing balanced scorecard includes success factors from the organization’s strategy that forces management to focus on measuring performance on a few important metrics. Monet tutkimukset ovat osoittaneet, että hankintatoimella on merkittävä vaikutus yrityksen kokonaissuorituskykyyn. Tehokkaan hankinnan väitetään olevan sidottu yrityksen operatiiviseen suorituskykyyn, mikä puolestaan heijastuisi organisaation markkinasuorituskykyyn ja taloudelliseen suorituskykyyn. Hankinnan suorituskykyä tulisi seurata tarkasti ja mitata yhtäjaksoisesti sopivien mittausjärjestelmien kautta. Strateginen visio ja operatiivinen tehokkuus kehittyvät, kun hankinnan suorituskykyä johdetaan ja mitataan systemaattisesti. Hankinnan suorituskyvyn mittaaminen mahdollistaa hankintatoiminnan tehokkaamman hallinnan ja siten saavuttaa yritykselle asetetut tavoitteet. Tämä tutkimus on rajattu tutkimaan epäsuoran hankinnan suorituskyvyn mittaamista. On kuitenkin havaittu, että akateeminen tieto epäsuorista hankinnoista on hyvin rajallinen verrattuna suoriin hankintoihin.
Ensin, työssä tutkittiin tapausyrityksen epäsuoran hankinnan suorituskyvyn mittaamisen nykytilaa, jonka jälkeen selvitettiin sisäisten sidosryhmien tarpeita hankintaa kohtaan. Lopuksi suunniteltiin sopivat avainsuorituskykymittarit perustuen yrityksen strategiaan, nykytila-analyysiin ja akateemiseen kirjallisuuteen. Tässä työssä sovellettiin kahta yleistä suorituskyvyn teoreettista mallia: tasapainotettu mittaristo sekä suorituskykyprisma. Näiden kahden teoreettisen suorituskykymallin pohjalta suunniteltiin sopivat avainsuorituskykymittarit epäsuoran hankinnan suorituskyvyn mittaamiseen.
Tutkimus toteutettiin monimenetelmäisenä tapaustutkimuksena, jossa hyödynnettiin sekä kvalitatiivisia että kvantitatiivisia tiedonkeruumenetelmiä. Teoreettinen osa koostuu kirjallisuuskatsauksesta, joka esittelee akateemisesta kirjallisuudesta keskeiset havainnot. Tutkimuksen teoreettinen osa käsittelee avainkäsitteitä suorituskyvyn hallinnassa, suorituskyvyn johtamista hankinnassa sekä hankinnan suorituskyvyn mittausjärjestelmän kehittämistä. Diplomityön empiirisen osan aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joissa haastateltiin hankinnan sisäisiä sidosryhmiä. Päätavoitteena oli suunnitella kattavat avainsuorituskykymittarit, joilla on selkeä yhteys yrityksen strategiaan ja sisäisten sidosryhmien tarpeisiin. Tutkimuksen määrällinen tieto kerättiin organisaation ERP-järjestelmästä, ja sitä käytettiin mittareiden kehittämisprosessissa.
Nykytila-analyysi paljasti, että tapausyrityksen epäsuoran hankinnan suorituskyvyn mittaaminen oli hyvin yksipuolista ja se keskittyi voimakkaasti taloudellisiin mittareihin. Kustannussäästöjen mittaaminen sai epäilemättä kaikkein eniten huomiota verrattuna muihin hankinnanmittareihin. On tunnistettu, että tulisi kehittää tasapainoinen joukko mittareita, jotka pystyisivät esittämään kattavasti tietoa halutuista mittauskohteista. Kohdeyrityksen tulisi saada käsitys sen suorituskyvystä useilta alueilta samanaikaisesti, jotta voidaan varmistaa tehokas hankinta.
Tämä tutkimus ehdottaa mittaamaan epäsuoran hankinnan suorituskykyä viidestä eri tasapainotetun mittariston näkökulmasta: taloudellinen näkökulma, sisäisten prosessien näkökulma, toimittajanäkökulma, työntekijänäkökulma ja sisäisen asiakkaan näkökulma. Avainsuorituskykymittarit näistä viidestä näkökulmasta mahdollistaisivat tapausyritystä saamaan kattavaa tietoa hankinnan toiminnoista useilta alueilta samanaikaisesti. Tasapainotettu mittaristo sisältää menestystekijöitä organisaation strategiasta, joka pakottaa johtoa keskittämään suorituskyvyn mittauksen muutamaan tärkeään mittariin.
First, this study examined the current state of the case company’s indirect procurement performance measurement, followed by identifying the needs of the internal stakeholders towards procurement. Lastly, the key performance metrics based on the company’s strategy, current state analysis, and academic literature were designed. This thesis applied two common theoretical performance frameworks that appear in the academic literature: Purchasing Balanced Scorecard and Performance Prism. Based on these performance frameworks, the appropriate key performance indicators were designed to measure the performance of indirect procurement.
The research was carried out as a multi-method case study, in which both qualitative and quantitative data collection techniques were utilized. The theoretical part consists of a literature review that presents the core findings of the academic literature. The theoretical part of the study discusses the key concepts related to performance management, performance management in procurement, and developing purchasing measurement system. The material of the empirical part of the thesis was collected through semi-structured thematic interviews, in which the internal stakeholders of the procurement were interviewed. The main goal was to design comprehensive key performance metrics with a clear link to the company’s strategy and the needs of the internal stakeholders. Quantitative data was collected from the organization’s ERP-system and used in the measurement development process.
The current state analysis revealed that the case company’s way of measuring indirect procurement performance was very one-sided and focused strongly on financial metrics. Cost-savings measurement undoubtedly got the most attention of all procurement metrics. It has been identified that there is a need to create a balanced set of measures, which is able to present information comprehensively about the desired measurement objects. The case company should gain insight into the performance from multiple areas simultaneously to ensure efficient and effective purchasing.
This study proposed to measure indirect procurement performance from the five different perspectives of purchasing balanced scorecard: financial perspective, internal business processes perspective, supplier perspective, employee perspective, and internal customer perspective. The key performance indicators from these five perspectives enable a case company to get comprehensive information about procurement performance from multiple areas simultaneously. The purchasing balanced scorecard includes success factors from the organization’s strategy that forces management to focus on measuring performance on a few important metrics.
Ensin, työssä tutkittiin tapausyrityksen epäsuoran hankinnan suorituskyvyn mittaamisen nykytilaa, jonka jälkeen selvitettiin sisäisten sidosryhmien tarpeita hankintaa kohtaan. Lopuksi suunniteltiin sopivat avainsuorituskykymittarit perustuen yrityksen strategiaan, nykytila-analyysiin ja akateemiseen kirjallisuuteen. Tässä työssä sovellettiin kahta yleistä suorituskyvyn teoreettista mallia: tasapainotettu mittaristo sekä suorituskykyprisma. Näiden kahden teoreettisen suorituskykymallin pohjalta suunniteltiin sopivat avainsuorituskykymittarit epäsuoran hankinnan suorituskyvyn mittaamiseen.
Tutkimus toteutettiin monimenetelmäisenä tapaustutkimuksena, jossa hyödynnettiin sekä kvalitatiivisia että kvantitatiivisia tiedonkeruumenetelmiä. Teoreettinen osa koostuu kirjallisuuskatsauksesta, joka esittelee akateemisesta kirjallisuudesta keskeiset havainnot. Tutkimuksen teoreettinen osa käsittelee avainkäsitteitä suorituskyvyn hallinnassa, suorituskyvyn johtamista hankinnassa sekä hankinnan suorituskyvyn mittausjärjestelmän kehittämistä. Diplomityön empiirisen osan aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joissa haastateltiin hankinnan sisäisiä sidosryhmiä. Päätavoitteena oli suunnitella kattavat avainsuorituskykymittarit, joilla on selkeä yhteys yrityksen strategiaan ja sisäisten sidosryhmien tarpeisiin. Tutkimuksen määrällinen tieto kerättiin organisaation ERP-järjestelmästä, ja sitä käytettiin mittareiden kehittämisprosessissa.
Nykytila-analyysi paljasti, että tapausyrityksen epäsuoran hankinnan suorituskyvyn mittaaminen oli hyvin yksipuolista ja se keskittyi voimakkaasti taloudellisiin mittareihin. Kustannussäästöjen mittaaminen sai epäilemättä kaikkein eniten huomiota verrattuna muihin hankinnanmittareihin. On tunnistettu, että tulisi kehittää tasapainoinen joukko mittareita, jotka pystyisivät esittämään kattavasti tietoa halutuista mittauskohteista. Kohdeyrityksen tulisi saada käsitys sen suorituskyvystä useilta alueilta samanaikaisesti, jotta voidaan varmistaa tehokas hankinta.
Tämä tutkimus ehdottaa mittaamaan epäsuoran hankinnan suorituskykyä viidestä eri tasapainotetun mittariston näkökulmasta: taloudellinen näkökulma, sisäisten prosessien näkökulma, toimittajanäkökulma, työntekijänäkökulma ja sisäisen asiakkaan näkökulma. Avainsuorituskykymittarit näistä viidestä näkökulmasta mahdollistaisivat tapausyritystä saamaan kattavaa tietoa hankinnan toiminnoista useilta alueilta samanaikaisesti. Tasapainotettu mittaristo sisältää menestystekijöitä organisaation strategiasta, joka pakottaa johtoa keskittämään suorituskyvyn mittauksen muutamaan tärkeään mittariin.