Developing the Project Front End in Complex Delivery Projects

Abstract

As the complexity and size increase in projects, many of them suffer from the budget, schedule, or other performance issues. Many of the reasons for these issues have been traced back to the project front end. During the last couple of years, project management research has focused more on this area as the unanimity and commonly agreed definition has not been reached yet. Because in the project business the front end also includes the sales phase it has a significant impact on the projects the company gets and also the competitiveness of the company. A well-functioning front end has been identified as crucial for competitiveness and efficient execution of the projects in the case company. This research studies the front end's process, tasks, and impact on the project performance. Previous research has identified that execution experience is valuable in the front end and the project manager's value has been recognized in the case company as well. Thus, the project manager's role in the front end is also studied.

The study was done as a constructive qualitative case-study into the case company. The case company is a significant international actor in the energy industry carrying out large and complex projects. The study began with a literature review into previous research of the front end, its tasks, and the project manager's role in it. A framework was created for the front end's process and its tasks. In the empirical section, 13 semi-structured interviews were conducted, the internal operation manual and the example projects brought up in the interviews were studied. Tasks, impact, and project manager's role in the front end were analyzed from the empirical material. Previously created theoretical frameworks were utilized in the analysis. Lastly, empirical findings were compared to the literature review's recommendations, through which a combined framework and results were developed to answer research questions. The findings were validated in a workshop with case company representatives.

The study resulted in the creation of a new understanding of the front end in complex projects in project business. First of all, the study contributed to the definition of the front end from a supplier's perspective. Secondly, the study presented a new four-phased front end framework for project suppliers. The phases were defined as business planning and preparation, preliminary offer, bidding, and final negotiations. The phases are typically separated by review points. Thirdly, the focus areas of the front end were identified. In the front end, the supplier shall focus on creating a cost-effective and competitive offer that fulfills clients' needs in a value creating manner. In addition, the management of the front end should be based on project management methods focusing on flexibility. Fourthly, the project manager's role was defined in the front end. It is valuable for the project manager to get involved in the front end at the latest in the bidding phase. They have valuable skills and experience that can be utilized, for example, in project execution planning, risk management, reviewing the contract, and as a new finding supporting sales and negotiation. Lastly, the study confirmed previous findings of the supporting effect of the front end on the execution performance. In addition, a specific impact in the project business environment of the front end activities on the likelihood of sales was identified. Based on the findings it is recommended to ensure the project manager's attendance, utilize project management methodology, build governance framework, identify and focus on the key tasks, and base decision making on objective data in the front end.

Projektien koon ja monimutkaisuuden kasvaessa moni projekti kärsii kustannus- tai aikatauluylityksistä tai muista haasteista. Moni näiden haasteiden taustalla olevista syistä on jäljitetty projektien varhaiseen alkuvaiheeseen. Viime vuosina projektinhallinnan tutkimus onkin suuntautunut tämän alueen tutkimiseen, sillä yhteisymmärrystä tai vakiintunutta käsitteistöä ei ole vielä saavutettu. Projektitoimittajilla varhainen alkuvaihe on myös projektin myyntivaihe, joten sillä on merkittävä vaikutus yrityksen saamiin projekteihin ja sitä kautta myös kilpailukykyyn. Tehokas varhainen alkuvaihe onkin todettu kohdeyrityksessä erittäin tärkeäksi kilpailukyvyn ja projektien tehokkaan toteutuksen kannalta ja siihen halutaan panostaa. Tässä työssä tutkitaan projektien varhaisen alkuvaiheen prosessia ja tehtäviä sekä vaikutusta projektien suorituskyvylle. Lisäksi tutkitaan, mikä on projektipäällikön rooli projektien varhaisessa alkuvaiheessa. Aikaisemmissa tutkimuksissa on havaittu, että toteutuskokemuksen tuominen projektien varhaiseen alkuvaiheeseen on arvokasta ja projektipäällikön arvo on tunnistettu myös kohdeyrityksessä.

Tutkimus toteutettiin konstruktiivisena laadullisena tapaustutkimuksena kohdeyritykseen. Kohdeyritys on merkittävä kansainvälinen toimija energia-alalla toteuttaen suuria ja monimutkaisia projekteja. Tutkimus aloitettiin katsauksella aiempaan tutkimukseen projektien varhaisesta alkuvaiheesta, sen tehtävistä ja projektipäällikön roolista. Projektien varhaisen alkuvaiheen prosesista ja tehtävistä muodostettiin viitekehykset, minkä jälkeen suoritettiin 13 puolistrukturoitua haastattelua, tutkittiin yrityksen sisäisiä ohjeita ja tutustuttiin haastatteluissa käsiteltyihin projekteihin. Materiaalia analysoitiin ja tunnistettiin varhaisen alkuvaiheen tehtävät, vaikutus ja projektipäällikön rooli hyödyntäen kirjallisuuskatsauksessa määriteltyjä viitekehyksiä. Lopuksi empiirisen tutkimuksen ja kirjallisuuskatsauksen tuloksia vertailtiin keskenään, minkä avulla luotiin lopullinen näkemys ja yhdistetty viitekehys. Löydökset validoitiin työpajassa.

Tutkimus luo uutta ymmärrystä varhaisesta alkuvaiheesta kompleksisissa projekteissa projektiliiketoiminnassa. Ensinnäkin tutkimuksessa autettiin tarkentamaan projektien varhaisen alkuvaiheen määritelmää toimittajan näkökulmasta. Toiseksi esitettiin uusi nelivaiheinen viitekehys projektitoimittajille. Määritellyt neljä vaihetta ovat liiketoiminnan suunnittelu ja valmistelu, alustava tarjous, tarjoaminen ja loppuneuvottelu. Vaiheita erottavat tyypillisesti päätöspisteet. Prosessin on tärkeä olla selkeästi ohjeistettu ja määritelty yrityksissä. Kolmanneksi, tutkimuksessa tunnistettiin varhaisen alkuvaiheen tärkeät aktiviteetit. Projektien varhaisessa alkuvaiheessa on tärkeä keskittyä luomaan kustannustehokas ja kilpailukykyinen ratkaisu, joka vastaa asiakkaan tarpeisiin luoden arvoa. Lisäksi projektien varhaisen alkuvaiheen johtamisen on hyvä perustua projektinhallinnan menetelmiin ollen samalla joustavaa. Neljänneksi projektipäällikölle määriteltiin rooli projektien varhaisessa alkuvaiheessa. Projektipäällikön on arvokasta tulla mukaan viimeistään tarjousvaiheessa. Heillä on arvokasta osaamista sekä näkemystä, jota voi hyödyntää esimerkiksi projektien toteutuksen suunnittelussa, riskienhallinnssa, sopimuksen katselmoinnissa ja uutena alueena erityisesti myynnin ja neuvottelun tukena. Viidenneksi, tutkimus vahvisti aiempia löydöksiä varhaisen alkuvaiheen merkittävyydestä projektin suorituskyvylle. Lisäksi tunnistettiin projektiliiketoimintaympäristölle ominainen vaikutus projektin alkuvaiheen tekemisen ja myynnin todennäköisyyden väliltä. Löydöksiin perustuen annettiin käytännön suosituksia varmistaa projektipäälliköiden osallistuminen, hyödyntää projektinhallinann metodologiaa, tunnistaa ja keskittyä avaintehtäviin ja perustaa päätöksenteko objektiiviseen dataan projektien varhaisessa alkuvaiheessa.