Varaston seurannan ja käytäntöjen kehittäminen

Abstract

Amomatic Oy valmistaa asfalttiasemia ja kilpailee erityisesti laadulla sekä jatkuvasti kasvavalla ominaisuuksien määrällä. Yrityksessä on tunnistettu jo aiemmin tuotannon jälkeisen loppulaskelmien haasteellisuus kulutuksen perustuessa osittain useamman nimikkeen osalta pelkkiin arvioihin nimikkeiden seurannassa olevien puutteiden takia. Työn tarkoituksena on kehittää nimikkeiden seurantaa ja varastonhallinnan käytäntöjä. Tarkemmalla nimikkeiden kulutuksen seurannalla pyritään ennakoimaan materiaalien ja osien tarvetta tulevien tilausten mukaisesti sekä löytämään ratkaisu puutteisiin varastosaldossa. Nykyiset käytännöt varastosaldosta perustuvat useimpien nimikkeiden osalta visuaaliseen tarkkailuun, mikä on altis virheille ja johtaa tasaisin väliajoin satunnaisten tavaroiden loppumiseen varastosta. Tavaran loppuminen johtuu usein täydentävän tilauksen myöhästymisestä, koska tieto kyseiselle tavaralle asetetun hälytysrajan alittavasta määrästä ei saavuta tilaajaa ajoissa. Varastonhallinta on yrityksessä jakautunut useamman henkilön vastuulle, mikä on johtanut myös vaihteleviin käytäntöihin. Työssä annetaan toimenpide-ehdotuksia nykyisten käytäntöjen yhtenäistämiseksi ja reaaliaikaisen seurannan mahdollistamiseksi.

Työ koostuu teoriaosuudesta ja empiirisestä osasta. Empiirinen osuus muodostuu yrityksen nykytilan ja haastattelun kuvauksesta, haastattelun tulosten ja muun tiedon purkamisesta sekä puretun tiedon analysoimisesta, minkä perusteella muodostettiin toimenpide-ehdotuksia. Teoriassa keskityttiin erityisesti hukan vähentämiseen, suorituskyvyn optimointiin ja käytössä olevien järjestelmien, kuten toiminnanohjausjärjestelmän merkitykseen varastonhallinnassa. Teoriaosuuden tarkoituksena on tarjota tietoa yrityksen ongelmiin ja haasteisiin liittyviltä osa-alueilta samalla keskittyen tarkemmin tutkimuskysymyksiin liittyvään teoriaan. Erityisesti keskityttiin myös tietojärjestelmiin ja niiden tarjoamiin mahdollisuuksiin, mutta samalla myös riskeihin, joita voi liittyä mm. sopimattoman toiminnanohjausjärjestelmän käyttämiseen. Kokonaisuudessaan teoriaosuus osoittaa toimivan varaston ja varastonhallinnan merkityksen kilpailuedun muodostamisessa.

Tutkimuksen aikana toteutetulla haastattelulla selvitettiin tarkemmin yrityksen kohtaamia haasteita varastonhallinnassa ja mielipiteitä nykyisistä käytännöistä. Kaapeleiden nimikkeiden kulutusta ja varastoon sitoutunutta pääomaa on analysoitu tarkemmin, vaikka lopulliset tulokset osoittavatkin useimpien nimikkeiden vaihtelevan vuosittain, mikä tekee ennustettavuudesta haastavaa. Käytäntöjä tavaroiden poiminnasta on selvitetty ja annettu toimenpide-ehdotuksia mm. tunnisteiden laajemmalle ja yhteneväiselle käyttämiselle hyllypaikkojen yhteydessä. Toimenpide-ehdotuksilla pyritään erityisesti antamaan mahdollisuus varastosaldossa esiintyvien virheiden korjaamiseen. Reaaliaikaisen varastosaldon toteuttamiseksi ja nykyisten käytäntöjen yhtenäistämiseksi löydettiin useampia mahdollisuuksia samalla osoittaen tiimityöskentelyn ja esteettömän tiedonkulun merkitys varastonhallinnassa.

Amomatic Oy manufactures asphalt plants and competes especially with high quality and an ever-increasing number of features. The company has identified challenges in final calculations as amounts of the parts used in production are mostly estimates due to deficiencies in item tracking. The purpose of this work is to develop item tracking and inventory management practices. Closer monitoring of item consumption aims to anticipate the need for materials and parts in accordance with future orders and to find a solution to deficiencies in the inventory balance. Current practices for inventory balance monitoring are based on visual inspections, which are prone to errors. These practices have been led to situation where the items are occasionally out of stock during production. Depletion of the items is often due to a delay in a supplementary order, as information about the item quantity doesn’t reach the supplier in time. Several people in company are responsible of the inventory management, which has led to varying practices. The work provides action proposals to harmonize current practices and enable real-time item monitoring.

The work consists of a theoretical part and an empirical part. The empirical part consists of the interview and a description of the current situation. The empirical part also deals with the results of the interview and information gathered from other sources. Action proposals will be presented after all data has been extracted and analyzed. The theory focused in particular on reducing waste, optimizing performance, and the role of existing systems, such as ERP, in inventory management. The purpose of the theory part is to provide information on the areas related to the company's problems and challenges, while still focusing closely on the theory related to research questions. The work also focuses primarily on information systems and the opportunities they offer, but at the same time also on the risks that may be associated with e.g. use of an inappropriate ERP system. All in all, the theoretical part shows the importance of the inventory management in forming a competitive advantage.

The interview conducted during the study examined in more detail the challenges faced by the company in inventory management and opinions on current practices. Consumption of cable items and capital tied up in inventory have been analyzed in more detail, although final results show that most items vary from year to year, making predictability challenging. Practices for picking goods have been clarified and action proposals have been made, e.g. for a wider and more consistent use of tags in connection with shelving. In particular, the actions proposed are intended to make it possible to correct errors in the stock balance. Different ways to implement a real-time inventory balance and harmonize current practices were found while also demonstrating the importance of teamwork and unhindered information flow in inventory management.