Information governance -käsitteen merkitys: systemaattinen kirjallisuuskatsaus ja käsiteanalyysi

Abstract

Information governance -käsitteen määritelmät vaihtelevat kirjallisuudessa suuresti ja ne sisältävät usein mainintoja lukuisista eri asioista. Sen vuoksi kokonaiskuvan muodostaminen erilaisista määritelmistä on tarpeen ja siihen pyritään tällä tutkimuksella. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, millainen merkityssisältö information governance -käsitteelle annetaan kansainvälisessä tutkimuskirjallisuudessa. Tutkimuksessa selvitetään myös, mitkä ovat information governance -käsitteen lähikäsitteet, ja pohditaan kyseisen käsitteen yhtäläisyyksiä ja eroja erityisesti asiakirjahallintaa/-hallintoa tarkoittavaan records management -käsitteeseen.

Tutkimus kuuluu tiedon- ja asiakirjahallinnan alaan, jonka näkökulmasta information governance -käsitettä tarkastellaan tutkimuksessa. Tutkimusaineisto koostuu systemaattisen kirjallisuuskatsauksen menetelmällä kansainvälisistä tieteellisistä julkaisuista kerätyistä eri tieteenaloja edustavista tutkimusartikkeleista. Tutkimusaineiston analysointimenetelmänä käytetään käsiteanalyysiä, jossa tunnistetaan tutkimusaineistosta tarkasteltavan käsitteen ominaispiirteet, ennakkoehdot, seuraukset ja lähikäsitteet.

Käsiteanalyysin perusteella muodostettu kuva information governance -käsitteestä oli odotettua yhtenäisempi, sillä information governance -käsitteen erilaiset määritelmät täydensivät toisiaan eikä suuria ristiriitoja löytynyt eri määritelmien välillä. Suurimmat erot eri määritelmien välillä olivat siinä, miten eri kirjoittajat näkevät information governancen suhteen sen lähikäsitteisiin. Kirjoittajan edustama tieteenala vaikuttaa näkemyksiin information governancen ja sen lähikäsitteiden suhteesta, kuten esimerkiksi asiakirjahallinnan roolista ja merkityksestä information governancessa. Mahdollinen aihe jatkotutkimukselle olisi selvittää, miten eri tieteenalojen näkemykset information governancesta eroavat.

Information governance on lähestymistapa organisaation tiedonhallintaan, joka edellyttää eri sidosryhmien välistä yhteistyötä ja laajempaa näkökulmaa kaikkeen informaatioon organisaatiossa. Information governance on tiedonhallinnan suunnittelua, organisaation toiminnan kehittämistä sekä tiedonhallinnan kontrollointia. Information governancella on yhteisiä ominaispiirteitä sen lähikäsitteiden kanssa, sillä monet sen keskeisistä periaatteista pohjautuvat records managementiin ja sen muihin lähikäsitteisiin. Laaja-alaisuus, kokonaisvaltaisuus, monialaisuus ja eri toimijoiden välisen yhteistyön korostaminen ovat information governancelle tyypillisiä ominaispiirteitä, jotka erottavat sen muista lähikäsitteistään. Myös strategisuuden painottaminen information governancen lähestymistavassa tiedonhallintaan on ominaispiirre, joka on tyypillisempi information governancelle kuin sen muille lähikäsitteille.

Information governancen ja records managementin eroavaisuuksia ovat syyt, joiden vuoksi informaatiota tai asiakirjoja säilytetään kyseisissä lähestymistavoissa. Information governancessa informaatiota säilytetään ainoastaan nykyistä tai tulevaa käyttöä varten, joten organisaation toiminnan tallentaminen ja pysyvä säilyttäminen organisaation identiteettiä ja muistia varten eivät kuulu information governanceen. Information governance ja records management eroavat myös siinä, mihin informaation ja asiakirjojen arvo perustuu kyseisissä lähestymistavoissa. Information governancessa informaatiolla on arvoa sen vuoksi, että sen avulla voidaan parantaa organisaation suoritusta, kun taas asiakirjahallinnassa asiakirjojen arvo perustuu siihen, että ne ovat todisteita organisaation toiminnasta.

Information governance tuo yhteen eri toimijoiden vahvuudet ja osaamisen ja mahdollistaa niiden laajemman hyödyntämisen koko organisaation tasolla. Tämä avaa asiakirjahallinnolle mahdollisuuden päästä vaikuttamaan laajemmin organisaation tiedonhallintaan yhteistyössä muiden sidosryhmien kanssa. Eri sidosryhmien välisen yhteistyön lisäksi information governancen toinen merkittävä vahvuus on sen kokonaisvaltainen tarkastelunäkökulma organisaation tiedonhallintaan.