Projektista toiseen oppimisen tehostaminen tiedonhallinnan keinoin

Abstract

Projektiliiketoiminnan systemaattinen kehittäminen on luonteensa vuoksi haastavaa. Yksittäiset projektit ovat toimintaympäristöiltään, organisoitumiseltaan ja toimintatavoiltaan sekä tavoitteiltaan ainutlaatuisia suorituksia, jolloin projektin aikana kertyneistä kokemuksista tai opeista ei välttämättä ole tulevaisuudessa sellaisenaan hyötyä. Projektiliiketoimintaa harjoittavan organisaation on kuitenkin tärkeä kehittää toimintaansa, ja kokemuksesta oppiminen on yksi keskeisimpiä oppimisen ja kehittymisen väyliä. Laadun ja kustannustehokkuuden parantamisen lisäksi projekteista oppimiseen liittyy työntekijöihin henkilöitynyt tieto. Projektiliiketoimintaa harjoittavan organisaation riski aivovuodolle on erityisen suuri, sillä jokaisella työntekijällä on ainutlaatuinen kokemustieto projekteista, joissa on ollut osallisena. Hiljaisen tiedon organisaatioon sitomisessa ja projekteista kokemusten organisaation muistiin tallentamisessa tarvitaan olennaisesti myös tiedonhallinnan ratkaisuja. Tutkimus toteutettiin yhdessä EngineeringCo:n kanssa, Naval -liiketoimintayksikössä. EngineeringCo on insinöörisuunnitteluun erikoistunut yritys, jonka eri liiketoimintayksikössä työskennellään järjestään projektimuotoisesti. Naval -yksikön projektit ovat laivanrakennushankkeita tai muita merenkulkuun liittyviä projekteja. Tutkimuksen tavoitteena oli parantaa Navalin projekteista oppimisen kykyä ja vähentää hiljaiseen tietoon liittyvää riskiä tiedonhallinnan keinoin. Tutkimus toteutettiin konstruktiivisen tutkimusotteen mukaisesti, jossa yleisesti tunnettuun tutkimusongelmaan pyritään löytämään tutkimustapaukseen sopiva käytännönläheinen ratkaisu. Tutkimuksen aineistona käytettiin haastatteluja Naval -yksikön kokeneiden asiantuntijoiden kanssa. Haastatteluja käytiin sekä EngineeringCo:n nykytilan selvittämiseksi, että luodun konstruktion arvioimiseksi ja validoimiseksi. Tutkimuksen tuloksena saavutettiin ymmärrys EngineeringCo:n nykyisestä projektista toiseen oppimisen kyvystä ja haasteista. Löydetyt haasteet olivat projektiliiketoimintaa harjoittavalle organisaatiolle luonteenomaisia ja kirjallisuudenkin tunnistamia kehityskohtia. Niistä johdettiin kolme kriittisintä yksittäistä haasteiden aiheuttajaa; 1) projekteista ei kerätä tarpeeksi tietoa, 2) olennaista tietoa ei tunnisteta ja 3) projektien kokemustieto on jäsentämätöntä. Näitä aiheuttajia pyrittiin ratkaisemaan viitekehyksellä, joka muodostui ehdotuksen mukaisesta pro-jektitietokannasta sekä uudesta toimintatavasta projektien aikana. Tutkimuksen tuloksena suositellun tietokannan tulisi olla intuitiivinen, kaikille avoin ja sieltä tulisi olla mahdollista hakea erilaisia koosteita ja raportteja esimerkiksi asiakkaan, projektityypin tai jonkin avainsanan mukaan. Suositellun toimintamallin idea oli irrottaa nykyisestä projektin loppupalaverista lessons learned -osio omaksi prosessikseen, joka alkaisi jo projektin alkaessa, pelkästään lopus-sa käytävän yksittäisen palaverin sijaan. Myös mittareita suositeltiin käytettäväksi osana lessons learned -prosessia automaattisen seurannan ja raportoinnin mahdollistamiseksi. Tuloksessa keskeisintä oli siirtää vastuu projekteista oppimisen fasilitoimisesta projektipäälliköltä pysyvälle organisaatiolle. Projektista toiseen oppimisen merkittävimpiä haasteita on sen tilapäinen kokoonpano, joka hajaantuu osittain jo ennen projektin päättymistä muihin tehtäviin, eikä silloin projektin päättyessä toteutettavalla lessons learned -prosessilla saavuteta parhaita tuloksia. Prosessin omistajuuden ollessa pysyvällä organisaatiolla, voidaan tiedon keruu- ja uudelleen hyödyntämistapoja valvoa, vaalia ja kehittää systemaattisemmin. Tutkimustavoitteet saavutettiin, mutta projektiliiketoimijoiden toimintaympäristöt ovat hyvin omintakeisia, jolloin tapaustutkimuksen tulokset ovat hyvin rajallisesti yleistettäviä.