IT-hankinnan onnistuminen käyttöönoton jälkeisissä vaiheissa

Abstract

IT-hankinnat tuottavat jatkuvasti pettymyksiä, huolimatta siitä, että aiheesta on tehty paljon tutkimuksia. IT-hankintaan voidaan käyttää paljon aikaa, vaivaa, rahaa, sekä mahdollisuuksia ilman todellisia hyötyjä, ja vikaan menneen IT-hankinnat voivat olla suuri taloudellinen menetys yritykselle. IT-ratkaisun hankintaprosessi on nähty kirjallisuudessa usein lineaarisena prosessina, jonka lopputuloksena toivotaan rahallista tuottoa. Kuitenkin todellisuudessa IT-ratkaisujen hyödyt esiintyvät vasta niiden käytössä pitkällä aikavälillä. Lisäksi on tunnistettu, että IT-hankintojen epäonnistumisen taustalla on harvemmin teknologinen virhe. Tämän työn tarkoituksena on selvittää, miten IT-ratkaisun käyttöönoton jälkeen voidaan tukea sen onnistumista.

Tämä työ perustuu sitä varten tehtyyn kirjallisuuskatsaukseen, tavoitteenaan löytää kriittisiä tekijöitä IT-hankinnan onnistumiselle käyttöönottotilanteen jälkeen. Työ pyrkii myös laajentamaan olemassa olevaa kirjallisuutta tarkastelemalla paljon läpikäydyn IT:n hankitaprosessin jälkeistä vaihetta, jota kutsutaan normalisointivaiheeksi. Normalisointivaihe alkaa IT-ratkaisun käyttöönotossa, ja päättyy silloin kun organisaation toimet normalisoituvat tai ratkaisu hylätään. Tämä on myös IT-hankinnan vaihe, jolloin virheiden vaikutuksia aletaan havaita. Onnistumisen avaintekijöiden kautta voidaan varmistaa, että uuden ratkaisun aiheuttama häiriö ylitetään, ja ratkaisun sopivuus organisaatioon on taattu – sekä organisaation sopivuus ratkaisun käyttöön.

Työssä tunnistettiin yleisellä tasolla kymmeniä onnistumisen avaintekijöitä, joiden perusteella tunnistettiin neljä teemaa: yksilö, organisaatio, tehtävä, ja teknologia. Näiden neljän kategorian, sekä normalisointivaiheen aikarajauksen kautta pystyttiin vastaamaan IT:n käyttöönoton jälkeen nouseviin haasteisiin. Avaintekijöiden teemat, sekä niiden väliset vuorovaikutukset pyrittiin koostamaan malliin, jonka hyödyksi tunnistettiin: onnistumisen avaintekijöiden tunnistaminen normalisointivaiheessa, niiden teemat, teemojen väliset vuorovaikutukset, ja onnistumisen avaintekijöiden oikean painotuksen suunnittelu.