Tiedonhallintalaki ja arkistotoimi: Tiedonhallintalain vaikutus arkistotoimeen ja arkistolaitokseen

Abstract

Vuoden 2020 alussa voimaan astunut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta eli tiedonhallintalaki kokoaa hajanaiseksi koettua julkishallinnon tiedonhallinnan kenttää. Koko julkishallintoa määrittävänä yleislakina tiedonhallintalaki on merkittävä muutos aikaisempaan oikeustilaan: Tiedonhallintalaissa säännellään viranomaisen tietoaineistojen yhdenmukaisesta, laadukkaasta ja tietoturvallisesta käsittelystä. Lisäksi tiedonhallintalaki pyrkii edistämään tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta. Jo säädöksen oman määritelmän perusteella arkistot ja asiakirjojen arkistoiminen kuuluvat osaksi tiedonhallintaa. Arkistot jätettiin lopulta kokonaan tiedonhallintalain ulkopuolelle siitä huolimatta, että tietojen ja niiden hallinnan muu elinkaari on siihen sisällytetty. Tiedonhallintalain sääntelykokonaisuus liittyy välillisesti Kansallisarkistoon, sillä Kansallisarkisto niin ikään tahollaan ohjaa asiakirjatiedon käsittelyä – ennen kaikkea tiedon säilyttämisen ja säilytystapojen määrittelyn kautta. Lisäksi Kansallisarkisto toimii ohjausroolissa muiden viranomaisten muodostamien arkistojen hallinnassa.

Tässä hallinto- ja informaatio-oikeuden aloille sijoittuvassa tutkielmassa tarkastellaan lainopin ja oikeusinformatiikan avulla tiedonhallintalain vaikutusta arkistotoimeen ja Kansallisarkiston toimivaltaan. Tiedonhallintalain sekä sen esitöiden ja lausuntojen perusteella vaikuttaa siltä, että Kansallisarkiston historiallisesti vahva hallinnollinen asema heikentyy. Tiedonhallintalain sääntely eriyttää arkistot ja niiden ohjauksen muusta tiedonhallinnasta. Tämä on suomalaiselle hallinnolliselle kulttuurille epätyypillinen asetelma, sillä yleisesti ottaen asiakirjan tulkitaan kuuluvan arkistonmuodostajaviranomaisen arkistoon heti sen syntyessä tai saapuessa. Ajatus arkistosta muusta tiedonhallinnasta erillisenä osionaan ei ole perusteltu myöskään siitä syystä, että nykyisellään asiakirjahallinta toteutetaan pääosin sähköisesti osana muita viranomaisen hallinnoimia tietojärjestelmiä. Tiedonhallintalain toimeenpanoa valvoo uusi viranomainen, tiedonhallintalautakunta. Kansallisarkiston toimivalta suhteessa sen omaan toimintaan ei ole kaikilta osin ollut ongelmatonta suhteessa vuoden 1994 arkistolain sääntelyyn. Tästä näkökulmasta tarkasteltuna tiedonhallintalaki rajaa Kansallisarkiston toimivaltaa aikaisempaa oikeustilaa selkeämmin, mikä on viranomaisten keskinäisten toimivaltasuhteiden näkökulmasta hyvä asia.