Tapaustutkimus projektinhallintaohjelmiston käyttöönotosta ja käyttöönoton kokemukseen vaikuttavista tekijöistä matriisiorganisaatiossa

Abstract

Projektien käyttö organisaatioiden eri toiminnoissa on yleistynyt ja luonut kasvavan tarpeen projektinhallinnan kehittämiselle sekä projektikokonaisuuksien hallinnalle projektinhallintaohjelmistoa hyödyntäen. Teknologioiden monipuolistuessa niiden käyttöönotot ovat monimutkaistuneet ja riski käyttöönotossa epäonnistumiselle on kasvanut. Alhaiset teknologian hyväksymisen määrät tai teknologian alikäyttö ovat olleet organisaatioiden suurimpia haasteita uuden teknologian käyttöönotossa. Tässä tutkimuksessa teknologiaa ottaa käyttöön matriisiorganisaatiossa projekteja toteuttava henkilöstö. Matriisiorganisaatiossa, joissa organisaatiokulttuuri ei tue toimintaa, tiedetään olevan erityinen riski projektinhallintaohjelmistojen käyttämisessä. Myös kaksoisjohtamisen (yksikkö- ja projektijohtaminen) vaikutus projektinhallintaan johtaa herkemmin epäonnistumisiin käyttöönoton toteuttamisessa. Tutkimuksen aikana kohdeorganisaatiolle otettiin käyttöön projektinhallintaohjelmisto projektihallinnon ohjattavuuden, työn tehokkuuden ja läpinäkyvyyden parantamiseksi. Tutkimuksessa selvitettiin, miten projektinhallintaohjelmisto otettiin käyttöön matriisiorganisaatiossa ja mitkä tekijät vaikuttavat käyttöönoton kokemukseen. Tutkimuksessa selvitettiin myös mitä onnistunut käyttöönotto edellyttää sekä mitä etuja tai haittoja käyttöönoton myötä muodostuu. Tutkimus toteutettiin laadullisen tutkimuksen menetelmin, joista tutkimuksen toteuttamiseen valittiin tapaustutkimuksen strategia haastattelujen tutkimusmetodilla. Tutkimus rajattiin koskemaan yhden projektinhallintaohjelmiston koko henkilöstölle käyttöönoton hetkeä sekä sen jälkeistä aikaa yhdessä kohdeorganisaatiossa. Tutkimuksen tapauksessa määritettiin kohdeorganisaatiossa käytetyn projektiorganisaation roolit sekä näiden henkilöiden tuleva rooli käyttöönotettavassa projektinhallintaohjelmistossa. Haastattelukysymykset johdettiin kirjallisuuskatsauksesta ja ne sovitettiin tutkimuksessa käsiteltyjen eri käyttöönoton vaiheiden kokemusten selvittämiseen. Tutkimuksessa haastateltiin kohdeorganisaation projektiorganisaatioissa käyttämien kaikkien roolien edustajia ja heille kaikille esitettiin samat haastattelukysymykset. Tutkimuksessa ennakkoasenteista sekä käyttöönoton ja sen jälkeisistä kokemuksista saatujen tulosten perusteella laadittiin suositukset projektinhallintaohjelmiston käyttöönottoon suhteutettuna kohdeorganisaation hyödyntämään käyttöönoton vaiheistukseen. Tutkimuksen perusteella matriisiorganisaatioon ei ole muodostettavissa erityistä projektinhallintaohjelmiston käyttöönoton tapaa. Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikuttaa erityisesti organisaation sisäinen viestintä, jonka kohdentamiseen tulee matriisiorganisaation rakenteessa kiinnittää huomiota. Organisaation sisäisen viestinnän ohella onnistuneeseen käyttöönottoon vaikuttaa myös työtehtäväkohtainen perehdytys projektinhallintaohjelmiston toiminnallisuuksiin ja toiminnallisuuksien liittyminen omiin työtehtäviin. Käyttöönoton jälkeisenä projektinhallintaohjelmiston käytön etuna tutkimuksessa korostuivat matriisiorganisaatiossa hajautettujen resurssien hallinta sekä matriisiorganisaatiolle tyypillinen usealta eri johtajalta tai päälliköltä vaadittujen hyväksyntäprosessien yksinkertaistuminen. Projektinhallintaohjelmiston käyttöönottoon yhdistettävät onnistumisen haasteet ovat pääasiallisesti ratkaistavissa osallistamisella käyttöönottoprosessiin, kattavalla viestinnällä käyttöönoton aikana sekä kohdennetulla perehdytyksellä käyttöönotettavaan ohjelmistoon ennen ja jälkeen käyttöönoton.

Use of projects in different functions of organizations has become more common and has created a growing need for the development of project management and project portfolios using a project management software. As technologies diversify, their implementation has become more complex and the risk of failure in implementation has increased. Low levels of technology adaption or under-utilization of technology have been major challenges for organizations in adopting new technology. In this study, the target of technology implementation is the personnel implementing the projects of the matrix organization. There is a particular risk in the use of project management software in such matrix organization which the organizational culture does not support operations. The impact of dual management (unit and project management) on project management is also more susceptible to failure in its implementation. During the study, project management software was introduced to the target organization to improve the controllability, work efficiency and transparency of project management. The study investigated how the project management software was implemented in the matrix organization and what factors affect the implementation experience. The study also examined what a successful implementation requires and what advantages or disadvantages are created with the implementation. The research was carried out using qualitative research methods, from which a case study strategy was selected for the implementation of the research using the research method of interviews. The study was limited to the introduction of a project management software for all personnel and the short period after introduction in the target organization. In this study, the roles of the project organization used in the target organization and the future role of these persons in the project management software to be implemented were determined. The interview questions were derived from the literature review and were adapted to find out the experiences of the different stages of implementation covered in the study. Representatives of all roles in the target organization’s project organization were interviewed. All the interviewees were asked the same questions. Based on the results of the preconception study, the experiences of implementation and post-implementation, recommendations were made in relation to the implementation of the project management software. This was done in relation to the implementation phasing utilized by the target organization. Based on the results, no specific way of implementing project management software can be formed in the matrix organization. In addition to the internal communication of the organization, the successful implementation is also influenced by job-specific familiarization with the functionalities of the project management software and their connection to their own work tasks. The highlighted advantage of using project management software was the management of distributed resources in the matrix organization and simplified approval processes with several different managers. The challenges associated with successful implementation of project management software can be mainly solved by involvement of the personnel in the implementation process, comprehensive communication during the implementation, and targeted familiarization with the project management software implemented before and after the implementation.