Toimitilahankkeen vuokralaismuutosprosessi

Abstract

Toimitilarakentamiseen ovat vahvasti liitettävissä tilaajan vuokralaiset ja näiden vuokralaisten muutostarpeista koostuva vuokralaismuutosprosessi. Tavanomaisesti vuokrauskäyttöön toteutettava toimitila suunnitellaan ja lähtökohtaisesti myös toteutetaan perustasoon. Vuokralaismuutosprosessin lisä- ja muutostöillä tilaajan ja vuokralaisten on mahdollista muokata tiloja yrityksen ilmeeseen ja toimintoihin paremmin sopivaksi ja tuottaa näin lisäarvoa tilan loppukäyttäjille. Suurimmat haasteet toimitilahankkeen vuokralaismuutosprosessiin tuovat prosessiin osallistuvien henkilöiden suuri lukumäärä ja heidän välisensä kommunikaatio sekä lisä- ja muutostöiden aikataulutus ja kustannushallinta. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää kohdeyrityksen toimitilahankkeiden vuokralaismuutosprosessia sekä tuottaa ohjeistuksia ja materiaalia vastaavien hankkeiden käyttöön jatkossa. Tutkimusaineistona käytettiin myös kirjallisuutta mutta vahva pääpaino aineiston kokoamisessa oli asiantuntijahaastatteluilla sekä kohteessa työskentelyn kautta saaduilla omakohtaisilla kokemuksilla. Näiden lisäksi tutkimusaineiston kokoamisessa hyödynnettiin Skanska Talonrakennus Oy:n laajoja projektiarkistoja sekä useita erilaisia ohjelmistoja. Tutkimus on tehty case-hankkeen pohjalta ja tämän kautta toimitilahankkeen vuokralaismuutosprosessia on ollut mahdollista seurata todellisesti läpi koko hankkeen ja siten päästä ymmärtämään näitä haasteita myös käytännön tasolla.

Tutkimuksessa ilmeni, että toimitilahankkeiden vuokralaismuutosprosessien parissa työskennelleillä oli hyvin samankaltaisia näkemyksiä prosessin ongelmakohdista ja kehitysehdotuksista. Lähes kaikissa asiantuntijahaastatteluissa esiin nousivat prosessin aikataulu- ja kustannushallinnan kysymykset sekä kommunikaation haasteet läpi koko hankeorganisaation. Diplomityössä keskityttiin pääasiassa näihin yhteisesti havaittuihin ongelmakohtiin ja pyrittiin esittämään hyväksi koettuja ratkaisuja ja vaihtoehtoja näiden haasteiden hallitsemiseksi. Onnistunut vuokralaismuutosprosessi tuo huomattavaa lisäarvoa hankkeen tilaajalle sekä loppukäyttäjille, mutta sen vaikutukset ovat suuret myös urakoitsijalle.

Hyvin toteutetulla ja organisoidulla vuokralaismuutosprosessilla pystytään ennakoimaan mahdolliset aikataulu- ja kustannushaasteet mahdollisimman tehokkaasti ja siten niihin on myös mahdollista reagoida hyvissä ajoin.